Die wichtigsten Inhalte und Nichtinhalte
Generell versteht man unter einer Personalakte eine aktenmäßig angelegte Information über den Arbeitnehmer. Angelegt und aufbewahrt wird diese in der Personalverwaltung vom jeweiligen Vorgesetzten. Weniger eindeutig beschreibbar ist der Inhalt, der sich grob aus personen- und arbeitsverhältnisbezogenen Unterlagen zusammensetzt. In der Regel enthält eine Personalakte demnach folgende Dokumente:
- Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
- Bewerbungsunterlagen
- vorhandene Arbeits- und Ausbildungszeugnisse
- existente Fortbildungsnachweise
- Arbeitsvertrag
- Kündigung
- Erklärung zu Nebentätigkeiten
- Sozialversicherungsausweis und Krankenkassennachweis
- Gehalts- und Lohnnachweise sowie Unterlagen zur Lohnsteuer.
Unter bestimmten Umständen, die die Ausführung der beruflichen Tätigkeit betreffen, können gegebenenfalls auch andere Unterlagen vorhanden sein, wie
- ein amtliches Führungs- oder Gesundheitszeugnis,
- eine Kopie des Führerscheins,
- oder ein Behindertenausweis.
Im Kontrast dazu gibt es Dokumente, die nicht in einer Personalakte vermerkt werden dürfen. Diese umfassen solche, die nicht für Ihre jeweilige Arbeit relevant sind oder Ihre Privatsphäre betreffen. Beispielsweise dürfen sich keine Ergebnisse betriebsärztlicher Untersuchungen oder Krankschreibungen darin befinden. Sollten sich jedoch die Fehltage regelmäßig anhäufen oder auf eine arbeitsbeeinträchtigende, chronische Erkrankung hindeuten, hat Ihr Arbeitgeber das Recht, dies in Ihrer Personalakte zu vermerken.
Form und Umfang sind gesetzlich bedingte Grauzonen
Trotz der allgemeinen Auflistung: Es gibt keine exakten gesetzlichen Vorgaben über Form und Umfang einer Personalakte, mit Ausnahme des öffentlichen Dienstes. Dort bestimmen das verbindliche Regelungen. Zurückzuführen lässt sich das auf das Prinzip der Bestenauslese, wozu die vollständige Akte bei der Einstellung oder Beförderung herangezogen wird. Aspekte dieser Regeln lassen sich dennoch auf die allgemeine Struktur von Personalakten übertragen. Demnach sollten alle Inhalte möglichst umfassend gesammelt und in vollständiger Ausführung vorhanden sein sowie den realen Tatsachen entsprechen. Was die Aufbewahrungsform angeht, gibt es eine weitere Besonderheit zu bedenken.
Analog abgeheftet oder elektronisch verwaltet?
Vor den neuen technischen Möglichkeiten im Zuge der Digitalisierung wurde eine Personalakte überwiegend in analoge Ordnungssysteme abgeheftet. Dieses Vorgehen wird mehr und mehr durch die effektive, elektronische Datenerfassung mittels EDV-Systemen und Softwarelösungen, wie etwa Personio, ersetzt. Dazu werden die Dokumente eingescannt und in Datenbanken verwaltet. Als Basis für die digitale Ablage muss der betreffende Mitarbeiter zusätzlich einer automatisierten Verarbeitung seiner persönlichen Daten zustimmen, gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Archivierungsform erfordert neben der Arbeitnehmerzustimmung eine weitere Auflage: ab einer gewissen Unternehmensgröße ist es vom Arbeitgeber vorgesehen, einen Datenschutzbeauftragten für die vertrauliche Behandlung der Akten zu benennen. Doch ob nun analog oder digital, die wichtigste Frage bleibt: Wer darf die Akte einsehen?
Darf jeder Einsicht in die Personalakte nehmen?
Das Recht auf Einsicht Ihrer Personalakte haben zuallererst Sie selbst, solange das Arbeitsverhältnis nicht beendet ist. Obschon das Einsehen selten von Arbeitnehmern eingefordert wird, können Sie so etwa nachvollziehen, ob tatsächlich nur erlaubte Dokumente abgelegt wurden. Neben Ihnen ist auch der Arbeitgeber und der Personalverantwortliche befugt, die Personalakte einzusehen. Keinen Zugriff hat dagegen der Betriebsrat oder Rechtsbeistand, selbst wenn er vom betreffenden Mitarbeiter bevollmächtigt wurde. Angesichts dessen lohnt es sich wie auch in anderen Bereichen, selbst aktiv zu werden, ob Sie sich von der Mehrheit der Arbeitnehmer abheben oder einen genauen Blick auf in eigene Personalakte werfen wollen!
