IT Ware in hohen Mengen beschaffen: Was sollte beim Kauf beachtet werden?

Um ein ganzes Büro oder die gesamte Firma mit neuer IT auszustatten, ist die Beschaffung von Großmengen unerlässlich. Bei falscher Planung kann der Kauf unnötig teuer und am eigentlichen Bedarf vorbei vorgenommen werden. Um das zu vermeiden, sollten IT-Entscheider nach Konzept vorgehen.

Großeinkauf mit Mengenrabatt? Durch Verhandlungskompetenz Vorteile erzielen

Für die Anschaffung neuer Hard- und Software ist ein erfahrener und kompetenter IT Großhandel der richtige Ansprechpartner. Jeder Unternehmer weiß, dass er beim Kauf größerer Mengen einen Rabatt erhält. Doch die Ersparnis kann höher werden, wenn man kompetent und mit guten Argumenten verhandelt. Dabei sollten sich Unternehmer nicht allein auf die Ersparnis beim Preis fokussieren. Kostenvorteile können auch darauf beruhen, dass man zum Beispiel eine Software oder die Installation der IT vor Ort ohne Aufpreis aushandelt. IT Waren sind hochpreisig und sensibel, was besondere Aufmerksamkeit und Entscheidungskompetenz erfordert. Gründer und Jungunternehmer sind immer gut beraten, wenn sie ihren Kauf auf eine fachkundige Beratung mit Empfehlung stützen. Ein vorheriger Check, was benötigt wird und ob die neue IT mit vorhandenen Bausteinen kompatibel ist, schließt nachträgliche Probleme und Ärgernisse aus.

Unternehmensvermögen einsetzen oder finanzieren – die Fakten

Große Unternehmen können abwägen, ob die IT auf Rechnung bezahlt oder finanziert wird. Doch der kleine Mittelständler, der Handwerksbetrieb oder der selbstständige Unternehmer mit wenigen Angestellten hat diese Auswahl im Regelfall nicht. Ohne moderne Hardware und eine sichere Firmen-IT ist es im digitalen Zeitalter unmöglich, wettbewerbs- und geschäftsfähig zu bleiben. Kann die Anschaffung, beispielsweise bei der Neueinrichtung des Büros oder im Rahmen der Firmengründung nicht vom bestehenden Vermögen getätigt werden, steht der Unternehmer vor einer Herausforderung. Einige Großhändler bieten auch Jungunternehmern eine Finanzierung der IT an, wobei man allerdings auf die Zinsen und die Nebenkosten achten sollte. Ein Vergleich und das Gespräch mit dem Steuerberater beugen Fehlern vor und sorgen dafür, dass man die richtige Entscheidung trifft. Dazu sollte man wissen, dass sich die Anschaffung in hoher Menge nicht immer im aktuellen Wirtschaftsjahr steuerlich gegenrechnen lässt. Bei hochpreisigen IT-Käufen kann es sein, dass nur eine Abschreibung in Frage kommt.

So viel wie nötig – so wenig wie möglich

Müssen alle IT Waren mit einem Mal angeschafft werden? Sicherlich zahlt man beim Kauf großer Mengen einen vorteilhafteren Einzelpreis. Doch wenn die Kostenvorteile durch Finanzierungszinsen aufgehoben oder überstiegen werden, benötigt das Konzept eine Überarbeitung. Finanzstarke Unternehmen treffen Entscheidungen, die zu ihrem Budget und zu ihren monetären Möglichkeiten passen. Dem gegenüber steht der unerfahrene Unternehmer, der obendrein noch empfänglich für werbewirksame Botschaften im Bereich des Online Marketings sind. Die Vorteile, die beim Kauf der IT in größerem Umfang entstehen, betreffen die Käufer, die nicht finanzieren und keine Zusatzkosten entrichten müssen. Qualität ist ein entscheidender Faktor für langfristige Funktionalität und Betriebssicherheit. Auch zugunsten der Markenqualität sollte man daher abwägen, hochwertiger und dafür nicht alles auf einmal anzuschaffen.

Steht die Neueinrichtung des Büros an oder muss alte IT ausgetauscht werden, kommt schnell eine größere Kaufmenge und damit eine hohe Ausgabe auf den Unternehmer zu. Ein kompetenter Großhandel, das eigene Verhandlungsgeschick und eine steuerliche Beratung über die beste Kaufstrategie sind empfehlenswert. Manchmal spart man mehr, wenn man hochpreisige Anschaffungen nacheinander und nicht mit einem einzigen Großeinkauf tätigt.