Erfolgsfaktor Unternehmenskommunikation: denn eine gut funktionierende interne Absprache trägt in jedem Betrieb – vom Kleinstbetrieb bis zum Großkonzern – wesentlich zum Erfolg bei. Aus diesem Grund ist es ratsam, in regelmäßigen Abständen zu prüfen, wie gut sowohl die betriebliche Kommunikation als auch die Kommunikation im Team funktioniert und diese gegebenenfalls zu verbessern. Hierzu fünf praxisnahe Tipps, die Ihnen dabei helfen.
Tipp 1: Schaffen Sie die richtigen Bedingungen
Manchen mag unser erster Tipp zu offensichtlich erscheinen, doch allzu oft erleben wir, wie viele Betriebe daran scheitern: Die Schaffung einer „Kommunikationsinfrastruktur“. Damit ist gemeint, dass in Unternehmen erst die richtigen Bedingungen vorherrschen müssen, um überhaupt miteinander kommunizieren zu können. Dazu gehören effiziente Meetings (siehe auch: Meetings sind keine Kaffeekränzchen! AGITANO-Interview mit Digital Working-Experte Thorsten Jekel), Teambesprechungen, ein Jour Fix, ein Intranet und auch die passenden Räumlichkeiten. Dazu gehört, dem digitalen Zeitalter zum Trotz, das schwarze Brett. Gerade der Schaukasten B1 eignet sich ideal zum Aushängen von Informationen, die Ihre Mitarbeiter betreffen.
Tipp 2: Standardisieren Sie Ihre Unternehmenskommunikation
Standardisierung ist für die Unternehmenskommunikation das A und O. Standards beantworten sowohl langjährigen als auch neuen Mitarbeitern folgende Fragen auf den ersten Blick:
- Über welchen Kanal (Intranet, Schwarzes Brett) verbreite ich welche Art von Information?
- Mit wem muss ich mich abstimmen, wenn ich Informationen absenden möchte?
- Wo im Betrieb erhalte ich für mich relevante Informationen?
Legen Sie als Abteilungskraft beziehungsweise Unternehmer gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern fest, wie der Informationsfluss im Unternehmen, zwischen den Abteilungen und innerhalb der jeweiligen Abteilungen ablaufen soll. Erstellen Sie hierzu Leitlinien, Checklisten und Formulare, welche den Informationsfluss erleichtern und vor allem effizient gestalten.
Tipp 3: Fehlverhalten ansprechen und tadeln
Um Standards umzusetzen, darf Fehlverhalten nicht einfach hingenommmen werden. Sprechen Sie Ihre Mitarbeiter darauf an, wenn sie Informationen zu spät, an Ihnen vorbei oder über den falschen Kanal weiterleiten. Gearde wenn so ein Verhalten auch die Arbeit der anderen Abteilungen beziehungsweise Kollegen beeinträchtigt, ist das durchaus ein Anlass, so etwas auch mal vor versammelter Mannschaft anzusprechen. Haben Sie keine Scheu das Fehlverhalten zu tadeln. Reagieren Sie allerdings der Schwere des Vergehens entsprechend und hinterfragen Sie gemeinsam mit dem Kollegen sein Verhalten, indem Sie die Ursache beleuchten und Ideen freisetzen, wie solch ein Fehler zukünftig vermieden werden kann.
Tipp 4: Immer sachlich bleiben
Eine der, vielleicht die größte Tücke der Kommunikation: Worte transportieren Ansichten oder auch Empfindungen. Das ist gerade für eine sachdienliche Unternehmenskommunikation nicht immer förderlich. Werden zum Beispiel in Meetings die beliebte Totschlagargumente, wie „Das haben wir schon immer so gemacht!“ oder „Das ist doch bloße Theorie“, die ja eindeutig einen Sachverhalt bewerten, tut dies dem Betriebsklima alles andere als gut. Praktizieren Sie lieber einen Kommunikationsstil, der neben Sachverhalten auch Meinungen, Gefühle und Einwände beschreibt. Ein weit verbreitets Konzept ist jenes der gewaltfreien Kommunikation nach Marshall B. Rosenberg.* Dieses besagt, dass man Feedback in der „Ich-Botschaft“ kommunizieren sollte. Will heißen, statt „Das ist … “, lieber „Ich schätze … “, „Ich schätze dies so ein …“.
Tipp 5: Als Chef sich auch mal zurückhalten
Gute Chefs wissen alles einfach besser. Nehmen wir mal an, dem wäre so: Wozu bräuchten Sie dann Mitarbeiter? Seien Sie also nicht so streng zu sich selbst! Auch Vorgesetzter will gelernt sein (siehe passend dazu: Plötzlich Verantwortung: 5 Tipps für Chefs). Vorgesetzte können nicht in allem der Experte sein. Aus diesem Grund sollten diese sich, abhängig vom Thema auch einmal zurückhalten können. Laden Sie lieber Ihre Mitarbeiter dazu ein, über das jeweilige Topic selbst zu diskutieren. So erfahren Sie nicht allein, was Ihre Angestellten bewegt. Viel wichtiger ist: Sie motivieren Ihre Mitarbeiter zu kontroversen Diskussionen. Und das Mitarbeiter miteinander (statt übereinander) reden, ist für die Unternehmenskommunikation nicht nur ein gutes Zeichen, sondern ein Muss, soll sie zum Erfolg Ihres Betriebs beitragen.
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*Vgl. Rosenberg, Marshall B.: Gewaltfreie Kommunikation, Junfermann Verlag GmbH Paderborn, 2012.
