… die zweiwöchentliche Kolumne von und mit Katharina Maehrlein, SURFconsult und 5-Sterne-Trainer.
Heute bekommen Sie die zweiten sechs der insgesamt 11 bewährten Tipps, um Meetings souverän für sich zu nutzen. Der ersten fünf Tipps finden Sie hier.
Tipp 6: Mehrfache Wiederholung nutzen
Die Kommunikation in Meetings ist nichts anderes als das Aushandeln von Rangordnungen. Deshalb kommt es häufig vor, dass in solchen Veranstaltungen alles drei oder vier Mal wiederholt wird. Lassen Sie sich davon nicht nerven. Denn im Gedächtnis bleibt oft nicht der Urheber einer Idee, sondern derjenige, der das Thema noch einmal aufgegriffen und um ein kleines Detail ergänzt hat. Wer das für sich nutzt, positioniert sich im Kollegenkreis vor den Augen des Chefs deutlich besser als die anderen und punktet damit beim Vorgesetzten. Wer in einer solchen Diskussion gar nicht mitmischt, manövriert sich auf den letzten Platz der Rangfolge.
Tipp 7: Höfliche Unterbrechung – wer fragt, der führt
Ausreden lassen gilt in Deutschland als eine der wichtigsten Benimmregeln. Keiner lässt sich gern ins Wort fallen. Endlose Monologe können jedoch mit Zwischenfragen unterbrochen werden. Am höflichsten unterbricht man jemanden mit einer geschlossenen Frage zum Thema. Eine andere Variante ist, eine Frage zu stellen, wenn der Redner Luft holt, und Sie beantworten sich die Frage selbst. Beispiel: „Herr Huber, Sie sagten vorhin, dass man das Projekt auch … wie steht es mit xy, ich habe da mal erfahren, dass…“ Nun können Sie das Gespräch umlenken und sind selbst am Zug.
Ihren Vorgesetzten sollten Sie allerdings niemals unterbrechen! Ist der Vortragende dagegen ein Kollege, der allzu sehr langweilt, darf man den Monologisierenden durchaus unterbrechen. Allerdings sollten Sie sich vorher vergewissern, ob der Chef genauso genervt ist. Wenn Sie dann mit einem positiven Vorschlag dazwischen grätschen, Ergänzungen und neue Aspekte bringen und so den übergroßen Redeschwall unterbrechen, dann wird Ihnen das nicht als Unhöflichkeit angekreidet. Denn Chefs honorierten es, wenn ein stagnierendes Meeting wieder an Schwung gewinnt, solange Sie als Unterbrecher einen inhaltlichen Beitrag liefern.
Tipp 8: Umgang mit langen Monologen vom Chef
Der Hackordnung dienen auch Sitzungen, in denen nahezu ausschließlich der Chef spricht. Er ist das Alphatier und macht dies darüber deutlich. Unterbrechen Sie ihn nicht! Schalten Sie bei langen Redepassagen trotzdem nicht ab! Selbst wenn Sie mit Ihren Gedanken ganz woanders sind: bewahren Sie eine aufrechte Haltung und machen Sie einen guten, sprich interessierten Eindruck! Versuchen Sie zumindest, die wichtigsten Aspekte des Monologs mitzubekommen und nicken Sie ab und zu, um Ihre Verbundenheit und Ihr Einverständnis auszudrücken.
Tipp 9: Wie Sie Meetings im Kollegenkreis für sich nutzen
Nehmen Sie auch die Meetings im Kollegenkreis ohne direkten Vorgesetzten ernst. Hier können Sie die Eigenheiten der Kollegen herausfinden, Allianzen schmieden oder aber Grenzen setzen. Zum Beispiel, indem Sie sich freundlich, aber bestimmt dagegen wehren, die ungeliebten Aufgaben anderer Teammitglieder zugeschoben zu bekommen. Ist die Position im Kollegenkreis klar, wird das Thema im nächsten Meeting mit dem Chef wohl nicht mehr auf die Tagesordnung kommen, zeigt die Erfahrung.
Tipp 10: Ideenklau verhindern
Für alle Meetings gilt: Oft werden Beziehungsthemen auf der Sachebene ausgetragen. Präsentiert zum Beispiel ein Kollege in einem hierarchischen Meeting eine Idee, dann kann er vor dem Chef punkten. Wollen Sie ebenfalls punkten, haben aber keine gleichwertige Idee, können sie zunächst den Kollegen loben, seine Idee aufgreifen und leicht verändern. Indem Sie ihn loben, setzen Sie sich in der Rangordnung über ihn, weil Ihnen das eigentlich nicht zusteht. In diesem Moment würden Sie punkten. Will der Kollege das nicht so stehen lassen, muss er an Ihre Worte anknüpfen und noch einmal Aspekte erläutern. Das ist auch eine gute Strategie, wenn Kollegen sich mit fremden Federn schmücken und geklaute Ideen präsentieren: Einfach loben, dass der Kollege Sie bei der Umsetzung des Vorschlags unterstützen will und das Thema tiefer beleuchten. So machen Sie deutlich: Ich bin der Urheber dieser Geschichte!
Tipp 11: Überzogene Meetings stilvoll verlassen
Man sollte sich auf keinen Fall wortlos aus dem Raum schleichen. Eine kurze Begründung, etwa ein anstehender Kundentermin, ist angebracht. Im Grunde hat aber der Moderator die Aufgabe, das Meeting zeitlich nicht aus dem Rahmen laufen zu lassen, sondern eventuell Themen zu vertagen. Machen Sie auch am Anfang eines Meetings klar, wie viel Zeit dafür vereinbart wurde und machen Sie eventuell darauf aufmerksam, dass Sie danach noch eine andere Verpflichtung eingeplant haben.
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Herzlichst
Ihre Katharina Maehrlein
Zur Person:
Katharina Maehrlein ist NLP Lehrtrainerin DVNLP, zertifizierter Coach und Lehrcoach, (Master of Science systemisch-analytisches Coaching), schreibt als freie Journalistin Artikel für Fachzeitschriften wie ManagerSeminare und Kommunikation & Seminar und ist Inhaberin von SURFconsult in Wiesbaden und 5-Sterne-Trainerin.
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