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Gehaltsabrechnung Schritt für Schritt

Als Arbeitgeber müssen Sie Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter erstellen und Sozialversicherungsbeiträge und Steuern abführen. Die berechneten Arbeitnehmeranteile werden vom Bruttogehalt abgezogen und der Arbeitnehmer bekommt von Ihnen nur sein Nettogehalt überwiesen. Wir haben Ihnen Schritt für Schritt aufgelistet, was zu einer Gehaltsabrechnung gehört. Außerdem haben wir ein paar hilfreiche Tipps für Sie, um die Gehaltsabrechnung einfacher zu machen und Mahnungen zu vermeiden.

 

Gehaltsabrechnung Schritt für Schritt

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Unübersichtlichkeit und Chaos bei der Gehaltsabrechnung vermeiden Sie am besten durch eine geeignete Software. (Bild: S.Geissler / pixelio.de)

1. Wie hoch ist das Bruttoeinkommen? Wenn Sie ein Gehalt zahlen, dann ist es jeden Monat gleich hoch. Löhne sind hingegen variabel, sie richten sich nach der Zahl der gearbeiteten Stunden. Hier muss das Bruttoeinkommen jeden Monat neu ermittelt werden.

2. Wie hoch sind die Steuerabzüge? Dazu brauchen Sie einige Informationen, die aus Lohnsteuerkarte und Sozialversicherungsausweis hervorgehen: In welcher Steuerklasse ist der Arbeitnehmer eingeordnet? Ist er katholisch, evangelisch, konfessionslos oder gehört er einer anderen Konfession an? Das ist wichtig, um zu wissen, ob Sie für Ihren Angestellten Kirchensteuer abführen müssen. Und schließlich müssen Sie noch den Solidaritätszuschlag beachten.

3. Welche Sozialversicherungsabgaben müssen sie in der Gehaltsabrechnung beachten? Wenn ihr Mitarbeiter in der Gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist, müssen Sie hierfür pauschal 15,5 Prozent vom Bruttogehalt abziehen. Hinzu kommen Abgaben für Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.

4. Dann müssen Sie eine elektronische Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt schicken und die Steuerabzüge bezahlen.

5. Anschließend schicken Sie elektronische Beitragsnachweise an die Sozialversicherungen und zahlen die Beiträge an die zuständigen Kassen.

6. Und schließlich: Zahlen Sie Ihrem Mitarbeiter das Nettogehalt aus.

Tipps zur Gehaltsabrechnung

Vor allem in KMU werden Gehaltsabrechnungen häufig vom Chef selbst oder von Familienangehörigen durchgeführt. Für Laien ist die Gehaltsabrechnung eine langwierige Angelegenheit, die Zeit und Nerven in Anspruch nimmt. Eine Software, z.B. einfachLohn von Sage, kann hier eine große Hilfe sein. Statt alle Daten einzeln aufzunehmen und getrennt zu übermitteln, erledigt Sage einfachLohn das automatisch. Als Arbeitgeber (oder Buchhalter) müssen Sie nur die Gehälter, bzw. bei variablen Löhnen die Arbeitsstunden eingeben und die Fehlzeiten eintragen. Das Programm erstellt die Abrechnung dann automatisch. Finanzamt und Sozialversicherungen bekommen die Meldungen ebenfalls automatisch zugesandt.

Über die Software können Sie zudem die Urlaubstage im Auge behalten. Jeden Mitarbeiter legen sie einmal an und haben seine Daten dann immer parat, wenn es um die Erstellung der Gehaltsabrechnung geht. Auch Elternzeit, Mutterschutz oder Krankheit können Sie in das System einpflegen. Seit Anfang 2013 gilt die elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM-Verfahren); durch dieses System aktualisieren sich die Daten Ihrer Mitarbeiter automatisch, wenn sich Änderungen ergeben – z.B. durch Heirat oder Kirchenaustritt.

Da Sie für die Gehaltsabrechnung eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht haben, ist es von Vorteil, dass die Software die Daten speichert.

Datensicherheit

Verständlicherweise sind Internetnutzer durch die Skandale der jüngeren Vergangenheit auf Themen wie Datensicherheit sensibilisiert. Die Gehaltsabrechnungs-Software einfachLohn nutzt die Cloud, um die Daten zu speichern. So können Sie als Arbeitgeber jederzeit von jedem Endgerät aus auf sie zugreifen.

Die Server, auf denen die Daten gespeichert sind, stehen in Deutschland und unterliegen damit dem strikten deutschen Datenschutzgesetz. Die Datenübertragung findet verschlüsselt statt – der Standard entspricht dem beim Online-Banking. Nutzer können also sicher sein, dass niemand unbefugt auf ihre Daten zugreifen kann.

Katja Heumader

2 Kommentare zu “Gehaltsabrechnung Schritt für Schritt

  1. Ich kenne mich mich Steuerberatung nicht gut aus und deswegen lasse ich mich immer von einer Freundin helfen, die Steuerberaterin ist. Dieses mal brauche ich aber ihre Hilfe aus einem anderen Grund und zwar, dass ich den ersten Lohn bekommen habe und der Nettobetrag anders ist, als das was ich mir erwartete. Ich werde mich darüber informieren und das mit meinem Arbeitgeber besprechen.

  2. Mein Onkel hat eine Firma gegründet und beschäftigt sich mit der Lohnverrechnung. Danke für den Tipp, dass Gehälter jeden Monat gleich hoch sind, während Löhne variabel sind. Ich wusste gar nicht, dass diese von den gearbeiteten Stunden abhängig sind.

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