Lohnabrechnung erstellen: Selber machen oder outsourcen?

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, muss für diese jeweils eine Lohnabrechnung erstellen. Versäumt es der Arbeitgeber, die Lohnabrechnung rechtzeitig zu erstellen, dann droht ein Bußgeld in Höhe von 40 Euro – selbst dann, wenn das Gehalt ausgezahlt wurde. Betriebe, die aufgrund ihrer Größe keine eigene Personalabteilung haben, sourcen die Lohnbuchhaltung häufig an eine Steuerkanzlei aus. Doch ist das überhaupt notwendig?

Lohnabrechnung erstellen – geht das auch selbst?

Wer als Betrieb einen oder mehrere Mitarbeiter beschäftigt, der muss für diese eine Lohnabrechnung erstellen. Auf der Lohnabrechnung werden die Abgaben an die Sozialversicherungen sowie Einkommens- und gegebenenfalls Kirchensteuer aufgeführt. Mithilfe einer Software können auch Laien die Lohnabrechnungen erstellen und dabei alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen.

Lohnabrechnung erstellen mit Hilfe von Software

Bei der Auswahl der richtigen Software sollten Arbeitgeber ein paar Kriterien beachten, um tatsächlich Zeit und Geld zu sparen in der Lohnbuchhaltung.

Automatisierte Lohnabrechnung erstellen

Gute Software erstellt und verschickt die Lohnabrechnungen automatisch fristgerecht. Ändern sich Daten, müssen Arbeitgeber diese lediglich einmal aktualisieren; dann werden sie automatisch in der nächsten Abrechnung berücksichtigt. Mittels einer SEPA-Datei können Löhne und Gehälter abschließend zeitsparend als Sammelüberweisung transferiert werden.

Aktueller gesetzlicher Stand

Auch gesetzliche Änderungen, wie sie in der jüngeren Vergangenheit beispielsweise aufgrund der Corona-Pandemie in Bezug auf Kurzarbeit oder Kinderkrankentage vorkamen, berücksichtigt qualitativ hochwertige Software automatisch. Denn Experten prüfen sie regelmäßig und halten sie auf dem aktuellen Stand.

Datensicherheit

Wer sich über Anbieter von Lohnabrechnungen informiert und diese Lösung für seinen Betrieb in Erwägung zieht, der sollte in jedem Fall auch auf Daten- und IT-Sicherheit achten, denn hier werden zahlreiche sensible Daten über die Arbeitnehmer gesammelt; man denke nur an Krankheitstage, Krankenversicherung, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum, Adresse – und das alles gesammelt auf einem Haufen. Der „Goldstandard“ ist hier die Zertifizierung nach ISO 27001, der höchste Standard der IT-Sicherheit.

Oder doch lieber outsourcen?

Natürlich besteht auch die Möglichkeit, die Lohnabrechnung von einer Steuerkanzlei erstellen zu lassen. Die Kosten hierfür belaufen sich, je nach Aufwand, auf etwa 20 bis 50 Euro pro Mitarbeiter. Gesondert berechnet werden beim Lohnabrechnung erstellen unter anderem

  • An- und Abmeldungen
  • Baulohn
  • Meldungen Berufsgenossenschaft
  • Meldungen Schwerbehindertenabgabe
  • Direktversand an Arbeitnehmer
  • Urlaubsstatistik

Mit steigender Mitarbeiterzahl können diese Kosten also einen relevanten Posten ausmachen. Die Nutzung einer Lohnbuchhaltungs-Software ist also eine Alternative, die sich gerade für mittelständische Betriebe durchaus lohnt.