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Kundenkommunikation per Post: Kundenbriefe haben eine Seele

Auch in Zeiten der Online-Kommunikation findet Korrespondenz mit Kunden per Post statt: Kundenbriefe enthalten Informationen zu Tarifen, Lieferterminen oder neuen Ansprechpartnern. Wie aus der reinen Weitergabe von Informationen eine Korrespondenz mit dem Ziel der besseren Kundenbindung wird, erklären wir im folgenden Artikel.

Optik des Briefes entscheidet über den ersten Eindruck

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Richtig gemachte Kundenbriefe tragen erheblich zur Kundenbindung bei. (Bild: © istock.com/JumpStock)

Sicher, für das Schreiben von Geschäftsbriefen gibt es ein paar wichtige Formalitäten wie die Absatzstruktur, die korrekte Anrede oder die Betreffzeile. Doch Kundenbriefe, die nur eine korrekt formulierte Information enthält, wird Kunden wahrscheinlich keine positiven Gefühle wecken.

Die Gestaltung eines Kundenbriefes beginnt schon bei der Optik: Sie übt eine entscheidende Wirkung auf den Kunden aus. So sorgen schönes Briefpapier und hochwertige Briefumschläge, wie zum Beispiel von Blanke, schon beim Öffnen des Briefes für ein ansprechendes Erscheinungsbild, bevor der Kunde den eigentlichen Inhalt gelesen hat. Es wäre schade, wenn der Inhalt mit Bedacht formuliert wurde, der erste Eindruck aber gleich so negativ ausfällt, weil das Briefpapier und der Umschlag billig wirken. Daher empfehlen Kommunikationsexperten, lieber ein paar Cent mehr in die optische Gestaltung des Kundenbriefes zu investieren.

Kundenbriefe: Persönliche Ansprache durch richtige Tonalität

Damit der Kunde sich persönlich angesprochen fühlt, ist vor allem die richtige Tonalität des Briefes wichtig. Kundenbriefe sind schließlich nicht nur reine Informationsträger, sondern sie haben auch eine Seele. Je nach Tonfall kann ein Text unterschiedliche Gefühle beim Kunden hervorrufen. Vertrauen und Zufriedenheit sollten dabei an erster Stelle stehen. Doch wie kann man mit der Sprache solche positiven Emotionen auslösen? Sicher nicht mit vorgefertigten Textbausteinen, die man nur durch aktuelle Daten ergänzt.

3 Tipps für perfekte Kundenbriefe

1. Der Schlüssel zu einem vertrauten Gefühl beim Kunden ist die individuelle Ansprache. Also sollte man sich beim Formulieren genau überlegen, welche Information an wen vermittelt werden soll. Es hilft, sich die Situation bei einem persönlichen Gespräch mit dem Kunden vorzustellen. Das gesprochene Wort ist oft viel lebendiger als das geschriebene.

2. Neben einem lebendigen Schreibstil sind positive Formulierungen ein wichtiger Bestandteil ansprechender Kundenbriefe. Auch negative Inhalte wie eine Lieferverzögerung kann man positiv formulieren: „In drei Tagen erhalten Sie Ihre Lieferung“ anstatt „Die Lieferung verzögert sich leider um drei Tage“.

3. Zu guter Letzt sollten Kundenbriefe immer die wichtigsten Fakten enthalten. Überflüssige Informationen rauben nur Zeit und könnten beim Kunden das Gegenteil von Sympathie hervorrufen. Hübsch verpackt, prägnant und freundlich, garniert mit einer Prise Gefühl und einem Schuss Kreativität – so sieht der perfekte Kundenbrief aus.

 

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