Drei Tipps: So gehen Sie mit Ihrer Zeit im Büro richtig um
„Das Zeitmanagement ist tot.“ Dieser Ausspruch stammt von keinem geringeren als Lothar Seiwert, der Papst des Zeitmanagements.* Jedoch meint er damit nicht das Zeitmanagement per se, sondern vielmehr das Verständnis, welches wir Menschen von diesem Konzept haben, nämlich in immer kürzeren Zeitabständen immer mehr Aufgaben erledigen zu können. Mehr dazu erfahren Sie bei uns auf AGITANO in Zeitmanagement: „Menschen häufen zwar Geld an, brennen aber innerlich aus“. Lothar Seiwert im Interview.
Damit Sie selbst nicht innerlich ausbrennen, hier fünf Tipps, wie Sie mit Ihrer Zeit im Büo richtig umgehen:
Tipp 1: E-Mails nur zu festen Zeiten lesen
Zu Zeiten, in denen Briefe ausschließlich über den Postweg versandt wurden, galt folgende goldene Regel: Öffne niemals einen Geschäftsbrief am Freitag! Über das Wochenende lassen sich die in dem Brief genannten Angelegenheiten sowieso nicht regeln, weil die dafür zuständigen Bearbeiter bereits im Feierabend sind. Ähnliche Regeln gelten für die E-Mail. Nichts, was über den elektronischen Postweg versandt wird, ist so wichtig, dass man dafür alles stehen und liegen lassen muss – für solche Angelegenheiten wählt der Vorgesetzte oder Kollege die direkte Ansprache (zum Beispiel via Telefon). Für Mails gilt: drei Mal am Tag (beispielsweise am Morgen, nach dem Mittagessen und eine Stunde vor Feierabend) reinschauen reicht völlig. Nach der Lektüre der Mails wird sofort entschieden, ob sie gleich oder später bearbeitet werden.
Tipp 2: Leistungskurve berücksichtigen
„Der frühe Volgel fängt den Wurm!“ So weit, so richtig. Aber: „Erst die zweite Maus bekommt den Käse!“ Möglichst früh mit einer Aufgabe anfangen, damit diese möglichst früh erledigt ist, ist Blödsinn. Wer morgens um 07:00 Uhr nicht produktiv ist, sollte um diese Uhrzeit auch nichts erledigen. Es dauert nur noch länger. Wer dagegen erst ab 09:30 Uhr so richtig in Fahrt kommt oder wer nachmittags einen Kurzschlaf braucht nur zu – vorausgesetzt er oder sie ist bereit, in den späten Stunden Leistung zu erbringen.
Tipp 3: Den dicksten Frosch zuerst essen
Mag die Tätigkeit, der man nachgeht noch so toll sein: „Dicke Frösche“ gehören zu jedem Job. Das sind die Aufgaben, die einem besonders unangenehm sind. Damit vermeiden Sie Aufschieberitis, einem der größen Zeitfresser (siehe Infografik, oben) und gelangt so ohne Stress durch den Berufsalltag.
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* Vgl.: Frank, E. / Hübschen, T.: Out of Office. Warum wir die Arbeit neu erfinden müssen, München 2015, Seite 131.
