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Warum & wie PDF-Formulare Unternehmensprozesse verbessern können

Vogelperspektive auf zwei junge Geschäftsfrauen an einem Tisch in einem Café im Gespräch über Daten in Notizbuch, Tablets und Laptop

So gut wie jede:r nutzt PDF-Dateien – insbesondere im Business-Kontext – und das mit guten Gründen. Diese nehmen zwischenzeitlich weiter zu, denn zum beliebten Datei-Format gesellen sich immer mehr Funktionalitäten mit interessanten Potenzialen. Gerade PDF-Formulare bergen zahlreiche Vorteile und können die Effizienz in verschiedensten Prozessen erhöhen. Dabei gilt es jedoch, zwischen den verschiedenen Optionen zu unterscheiden, um die maximale Wirkung zu entfalten.

Die grundlegende Frage der Software-Ausstattung

Sobald die Zusammenarbeit zwischen zwei oder mehr Personen innerhalb eines Teams ansteht, gehört die Auswahl des richtigen Office-Pakets zu den grundlegenden Fragen der Arbeitsorganisation. Dabei gilt die Microsoft Office Suite offensichtlich als Klassiker, jedoch gibt es durchaus und je nach Auswahlkriterien passende Alternativen. Letztendlich entscheidend ist allerdings, dass alle Beteiligten sämtliche Dateien uneingeschränkt einsehen und nutzen können – intern wie extern.

Auch aus diesem Grund haben sich Portable Document Format (PDF)-Dateien so stark durchgesetzt. Werden Textdateien im PDF-Format exportiert, werden diese so fixiert, dass sie auch auf anderen Geräten, fehlerfrei angezeigt werden; gegebenenfalls auch in einer anderen Software-Umgebung. Daher empfiehlt sich ihre Verwendung beispielsweise im Angebotsschreiben oder auch zur Sicherung von Dateien.

Statisch vs. dynamisch: PDF-Formulare richtig nutzen

PDF-Dateien können jedoch noch deutlich mehr als Informationen fixieren. Für das Einholen und Verarbeiten von Daten ist es eine bewährte Methode, PDF-Formulare zu verwenden. Diese erhöhen unter anderem die Effizienz im gesamten Prozessablauf – schon allein dadurch, dass alle notwendigen Informationen gezielt abgefragt werden. Um den jeweiligen Zweck jedoch bestmöglich zu erfüllen, ist jeweils abzuwägen, ob statische oder dynamische PDF-Formulare Anwendung finden sollen.

Hinweis vorab: Die unterhalb aufgeführten Eigenschaften von PDF-Formularen dienen als Beispiele. Je nach Bedarf und vorhandenen Ressourcen lassen sich statische und dynamische PDF-Formulare mehr oder weniger stark nutzen und gezielt auf den bestehenden Bedarf anpassen. Fest steht jedoch, dass passend zugeschnittene Dateien einen erheblichen Mehrwert generieren und die Effizienz enorm steigern können. Für den Start oder auch langfristig haben Unternehmen die Option, professionelle Services zu nutzen, indem sie sich entsprechende PDF-Formulare erstellen lassen und sich somit der richtigen Funktionsweise sicher sein können.

Statische PDF-Formulare

… werden auch als interaktiv bezeichnet und weisen folgende Charakteristika auf:

  • Texte, Eingabefelder, Drop-down-Menüs und Boxen sind von Vornherein ersichtlich.
  • Bei Bedarf lässt sich mithilfe von JavaScript die Formularlogik im Formular erweitern, etwa zur Aktivierung oder Ausblendung von zusätzlichen Formularfeldern durch (nicht) ausgewählte Checkboxen.
  • Weitere Funktionen wie Validierungen oder Berechnungen können unmittelbar im PDF-Formular anhand der Vorgaben erfolgen.

Adaptive beziehungsweise dynamische PDF-Formulare

… verfügen ebenfalls über all diese Möglichkeiten. Jedoch müssen ihre Struktur und Inhalte nicht fix definiert sein, sondern können sozusagen nachrutschen. Darüber hinaus punkten die sogenannten eForms mit

  • einer deutlich flexibleren Erfassung von Daten.
  • zusätzlichen Setting-Optionen, mit denen sich die Eingabefelder, ihr Verhalten, befüllte Inhalte, Layout und sogar fortlaufenden Seitenzahlen besser steuern lassen.
  • optionalen Erweiterungsmöglichkeiten um Felder, Inhalte oder auch neue Seiten im PDF-Formular –in Abhängigkeit der Eingaben, Checkbox-Auswahlen et cetera.
  • der Möglichkeit, auszufüllende Tabellen und Eingabefelder zu erweitern.

Wichtig: Für Datensicherheit und Absicherung sorgen

Allgemein gilt: Alle Mitarbeitenden müssen zur Datensicherheit und auch zur Sicherung der Daten, Formular-Dateien et cetera beitragen. Unverzichtbar ist dabei, umfassende Backups zu organisieren und für eine transparente IT im Unternehmen zu sorgen. Zentral bleibt dennoch, die Programmierer:innen und Co. nicht zu stark von ihren Kernaufgaben abzulenken. Das gelingt zum Beispiel dadurch, dass die Belegschaft in sämtlichen Abteilungen regelmäßig und so weit geschult wird, dass sie häufig auftretende Dateiprobleme selbständig lösen können.

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