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Wider dem Chaos: Was darf auf den Schreibtisch?

Entwicklungskosten für eine App

Ein chaotischer Schreibtisch ist nicht nur ein unschöner Anblick, sondern kostet uns unnötig Arbeitszeit. Das Nachrichtenportal SPIEGEL Online zitierte aus einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung, welcher zufolge gut zehn Prozent der Arbeitszeit durch „überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien“ oder „ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen“ verschwendet werden.* Das muss nicht sein. Aus diesem Grund geben wir im Folgenden Tipps & Tricks an die Hand mit denen Sie im Handumdrehen für Ordnung schaffen und diese langfristig aufrecht erhalten.

Was bedeutet Ordnung auf dem Schreibtisch? Der Körper verrät es!

Der heutige Arbeitsplatz gestaltet sich flexibel und ist auf die individuellen Anforderungen der Mitarbeiter angepasst. Das gilt nicht nur für das Home Office, sondern auch für den klassischen Büroarbeitsplatz. In diesem Kontext impliziert der Begriff „Anforderungen“ die physischen Bedürfnisse eines jeden Menschen. So ermöglichen ergonomisch korrekt aufgestellte Bildschirme ein entspanntes Sehen und beugen Belastungen der Nacken- und Rückenmuskulatur vor. Eine sinnvolle Platzierung der Tastatur und Maus wirkt präventiv Gelenk- oder Sehnenscheidenentzündungen vor. Mit anderen Worten, was Ordnung hinsichtlich der Platzierung der Arbeitsgeräte auf ihrem Schreibtisch bedeutet, das verrät Ihnen Ihr Körper! Hier ein paar Tipps für die konkrete Umsetzung.

Tipp 1: Etikettierung spart langes Suchen

Wie eingangs erwähnt, geht ein Großteil der Arbeitszeit für das Suchen nach den benötigten Dokumenten verloren. Unterlagen, die Sie vergleichsweise selten ind die Hand nehmen müssen, haben auf dem Schreibtisch nichts zu suchen. Ordnen Sie diese in einen Aktenschrank oder in ein Regal ein. Um dieses wieder schnell wieder griffbereit zu haben, sollten Sie die einzelnen Fächer oder Aktendeckel etikettieren. Kleine Etikettendrucker haben sich als besonders praktisch für das Erstellen derartiger Ordnungssysteme erwiesen. Zudem verfügen diese über zeitsparende Zusatzfunktionen. So kann man über diese Geräte Briefmarken für das Versenden von Geschäftskorrespondenz erstellen oder Barcodes für Zahlungsabwicklungen.

Tipp 2: Aufgaben in den Fokus rücken

Auf einem jeden Schreibtisch finden Post-Its. Bei dem einen recht wenige, bei anderen ganz schön viele. Gehören Sie zu Letzterem dann ersetzen sie die kleinen Zettelchen durch eine große To-Do-Liste. Im Internet finden sich zahlreiche Vorlagen. Mit diesen gelingt es einem zusätzlich seine Aufgaben zu priorisieren. Zudem disziplinieren sie einen dazu, ein bisschen Platz zu lassen. Zum Beispiel für Aufgaben, die kurzfristig auf die Agenda kommen, aber zeitnah erledigt werden müssen.

Tipp 3: Immer in kleinen Schritten denken

Ihr Chef wird Ihnen wohl kaum einen halbe oder gar ganzen Arbeitstag zur Verfügung stellen, damit Sie Ihren Schreibtisch in den Griff bekommen. Nutzen Sie Leerlaufzeiten, um kleine Aufräumarbeiten umzusetzen. Legen Sie nicht mehr benötigte Papiere zurück in den Stapel oder in die Akte, schmeißen Sie nicht mehr benötigte Post-Its oder To-do-Listen in den Papierkorb, wischen Sie mit einem Mikrofasertuch kurz über die wichtigsten Ablageflächen, räumen Sie Stifte wieder zurück in die Schublade oder in den Stifthalter … all diese kleinen Tätigkeiten bedürfen nur wenige Sekunden beziehungsweise Minuten, bewirken aber teilweise Großes.

Tipp 4: Sich für den nächsten Morgen rüsten

Planen Sie die letzten 15 Minuten Ihres Arbeitstages für das Aufräumen ein. Berücksichtigen Sie dabei, dass es hierbei nicht „nur“ um den letzten Schritt des abgelaufenen Arbeitstages, sondern auch um den ersten für den kommenden handelt. Legen Sie nicht nur die Sachen, die Sie für heute nicht mehr benötigen weg, sondern bauen Sie sich die Materialien für die erste Aufgabe am nächsten Arbeitstag auf.

*Vgl.: Knauer, S.: „Ordnung am Arbeitsplatz: Schreibtischforscher kämpfen gegen das Bürochaos“, zuletzt abgerufen am 27.05.2016

Christoph Schroeder

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