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Business Process Management: Neue Chancen dank Digitalisierung

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Ein Unternehmen muss als eine Einheit agieren. Das erscheint im ersten Moment einleuchtend – auf den zweiten Blick hingegen werden die Herausforderungen klar: Wie lassen sich systematisch Vorgänge und Informationen, Mitarbeiter und externe Partner vernetzen? Das Losungswort heißt Business Process Management: Analyse und Optimierung bauen vorrangig auf Transparenz auf. Mithilfe einer professionellen Lösungen, wie Sie sie etwa auf ser.de finden, verbinden Sie alle wichtigen Punkte und schaffen so nicht nur die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren: Vielmehr bereiten Sie langfristig den Weg zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele, indem alle existierenden Informationen ideal nutzbar werden.

Arbeitsprozesse sind dem steten Wandel unterworfen

Wie auch Menschen sich im Laufe der Zeit verändern, wandeln sich die Anforderungen an die Unternehmen. Dementsprechend müssen diese ebenfalls angepasst werden – wie auch ihre Geschäftsprozesse im Detail. Ein offensichtliches Beispiel dafür sind etwa gesetzliche Neuregelungen. Doch auch vermeintlich schleichende Veränderungen, wie die Megatrends der Individualisierung und Internationalisierung, stellen insbesondere altbewährte Prozessabläufe auf den Prüfstand. Wird zum Beispiel der richtige Zeitpunkt zur Veränderung und Investition verpasst, sind die Folgen für Unternehmen bisweilen fatal. Gerade im Hinblick auf das eigene Business Process Management geht es also nicht nur darum, was (erfolgreiche) Konkurrenten anders machen: Die richtigen Veränderungen können Sie nur dann anstoßen, wenn Sie Ihr Unternehmen vollkommen verstehen – und Ihr Business Process Management nachvollziehbar gestalten.

Transparenz als fundamentale Voraussetzung

Für eine einfache Nachvollziehbarkeit von Prozessen in vielen Unternehmen scheitert häufig bereits an einer Grundprämisse: Alles sollte so einfach wie möglich abrufbar sein. Das heißt, dass Prozessabläufe, Kontakt- und Materialdaten, Schnittstellen und so weiter möglichst zentral hinterlegt und vernetzt sein müssen. Beim Business Process Management erweist sich insbesondere eine (einheitlich gestaltete) Visualisierung innerhalb eines Portals als zielführend, da Optimierungspotenziale im wahrsten Sinne des Wortes ersichtlich werden – und damit greifbar. Auf dieser Grundlage fällt es leichter, beispielsweise

  • Zeitfresser zu identifizieren und zum Teil zu eliminieren
  • Teilaufgaben zu definieren und womöglich zu automatisieren
  • Prozesse sinnvoll zu kombinieren oder zu trennen
  • Daten besser zu strukturieren und auffindbar abzulegen.

Je größer ein Unternehmen ist, desto eindeutiger zeigt die Erfahrung: Informationen und Vorgänge dürfen nicht voneinander getrennt werden. Vielmehr sollten sie als eine Einheit verstanden werden – wie auch das Unternehmen selbst. Somit ist in dem Moment, in dem allen Mitarbeitern die aufgabenrelevanten Informationen ohne weiteren Aufwand oder Umweg vorliegen, das Resultat eine erhebliche Prozessoptimierung: Abteilungsgrenzen werden mühelos überwunden, die Kommunikation wird beschleunigt und die interne Unternehmenskommunikation wird merklich vereinfacht.*

Business Process Management implementieren: Kurzfristiger Aufwand für langfristigen Unternehmenserfolg

Die Darstellung und Optimierung der individuellen Arbeitsprozesse im Business Process Management ist natürlich ein gewisser Aufwand, der enorme Sorgfalt erfordert. Bei der Implementierung eines Business Process Management-Systems müssen allerdings auch die Möglichkeiten klar sein. Zum Tragen kommt daher auch die Unterscheidung zwischen

  1. Routinemäßigen Prozessen: Arbeitserleichterung und Zeitersparnis durch Automatisierung.
  2. Wissensbasierten Prozessen: Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf alle relevanten Daten und Prozesse innerhalb einer geordneten Übersicht.

Voraussetzung für den Unternehmenserfolg ist also das Schaffen einer umfassenden Transparenz im Unternehmen, sofern sie noch nicht gegeben ist. Effektiv handelt es sich dabei wiederum eine Investition in die Zukunft, die Ihrem Unternehmen die Fähigkeit verleiht, schnell und flexibel auf sich ändernde Bedingungen und neue Herausforderungen zu reagieren; ob es nun um Qualitätsfragen rund um die Produkte, Kundenorientierung oder auch um agiles Projektmanagement geht, das themenübergreifend immer wichtiger wird.

*Bei der Vereinheitlichung des Business Process Management über ein zentrales Portal wird ein enormes Effizienz-Potenzial nutzbar. Dieses lässt sich jedoch nur ausschöpfen, wenn alle Anwender auch über die notwendigen Kompetenzen verfügen: So sind Mitarbeiterschulungen selbst hinsichtlich längst etablierter Software elementar.

Beate Greisel

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