Tipp 1: Separate Geschäftskonten für übersichtliche Buchhaltung einrichten
Der Schritt liegt nahe. Und doch kann er in hohem Maße zur Vereinfachung von Finanzprozessen und Buchhaltung beitragen. Durch separate Geschäftskonten lassen sich die Finanzprozesse spürbar optimieren. Für größere Unternehmen stellt dies in der Regel eine Selbstverständlichkeit dar. Viele Existenzgründer und kleine Unternehmen übersehen aber, wie wichtig es ist, getrennte geschäftsbezogene Konten und Kreditkarten zu verwenden.
Optimierte Finanzprozesse sorgen für Zeitersparnis und besseren Überblick
Mit diesen getrennten Geschäftskonten können zunächst vor allem private und geschäftliche Ausgaben voneinander getrennt werden. Wenn es an der Zeit ist, die Steuern einzureichen, sorgen getrennte Konten für erhebliche Zeitersparnis. Denn geschäftliche Buchungen sind auf einem Konto gesammelt.
Wenn das Unternehmen wächst, können weitere Bereiche für einen besseren Überblick der Finanzprozesse auf getrennten Konten verwaltet werden. Auf diese Weise können die Finanzen für den Betrieb des Unternehmens genauer nachverfolgt werden. Das kann dabei helfen, Bereiche zu ermitteln, in denen Kosten eingespart werden können.
Viele Unternehmer können Geschäftskonten bei derselben Bank eröffnen, bei der sie auch ihre privaten Bankgeschäfte erledigen. Es lohnt sich jedoch immer, die Konditionen verschiedener Banken zu vergleichen. So finden Sie das Angebot, das am besten zu den Anforderungen des Unternehmens passt und alle wichtigen Dienstleistungen für das Unternehmenskonto bietet.
Tipp 2: Backups der Finanzdaten bereithalten
Im digitalen Zeitalter ist es besonders wichtig, von allen notwendigen Finanzdaten Sicherungskopien anzufertigen und aufzubewahren. Das gilt für Steuerdaten ebenso wie für die Ausgaben am Arbeitsplatz. Nur lässt sich garantieren, dass unvorhergesehene Umstände die Buchhaltung des Unternehmens nicht erschweren oder gar zum Erliegen bringen.
Viele Unternehmen haben diese Daten zwar bereits in einer Cloud-Software abgelegt. Tatsächlich ermöglicht dies eine sichere Online-Speicherung. Dennoch ist es ratsam, auf technische Schwierigkeiten vorbereitet zu sein. Im schlechtesten Fall können diese den Zugriff auf die gespeicherten Informationen zu den Finanzen verhindern. Wer Finanzdaten zusätzlich sichert, ist für unterschiedliche Probleme gerüstet.
Verbesserte Sicherheit und schnellerer Zugriff
Das gleiche gilt für Rechtsdokumente und Finanzunterlagen, die mit dem Unternehmen in Zusammenhang stehen. So sollten Genehmigungen, Lizenzen und Gehaltsabrechnungen nicht nur online gesichert werden. Zusätzlich sollten Sie sie an einem sicheren Ort physisch aufbewahren. Somit besteht keine Gefahr, Dokumente mit rechtlicher Bedeutung zu verlieren.
Mindestens ebenso wichtig wie die Datensicherung ist die Aufbewahrung und Organisation der Dokumente im Rahmen eines effizienten Systems. Auf diese Weise lassen sich Fehler vermeiden, die das Unternehmen teuer zu stehen kommen können. Sämtliche Dokumente zu Finanzen und Finanzprozessen sind zudem jederzeit und schnell griffbereit.
Tipp 3: Finanzprozesse digitalisieren und automatisieren
Zahlreiche Finanzprozesse von Unternehmen lohnt es, zu digitalisieren und automatisieren. Dazu gehört die Buchhaltung, aber auch der Einkauf und die Rechnungsstellung. Sie stehen mit der digitalisierten Buchführung in engem Zusammenhang.
Verbesserte Buchhaltung
In den vergangenen Jahren sind die Datenmengen, die in der Buchhaltung verarbeitet werden müssen, stark angestiegen. Die Buchhaltung muss in der Lage sein, auch diese umfangreichen Datenmengen zu analysieren. Nur so können Unternehmen aus diesen Erkenntnisse ableiten, die geschäftliche Entscheidungen beeinflussen.
Dazu ist die Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltungsprozesse unerlässlich. Dies gilt vor allem für international agierende Unternehmen, deren Rechnungswesen vor noch komplexeren Herausforderungen steht. Es heißt demnach vor allem in erfolgreiche Buchhaltungslösungen zu investieren, die Datenerfassung, Verarbeitung und Analyse erleichtern.
Digitalisierter Einkauf
Die Einführung digitaler Hilfsmittel für Beschaffungsprozesse beziehungsweise Einkauf kann Unternehmen dabei helfen, Risiken zu bewältigen und effizienter zu werden. Im Endeffekt kann die Digitalisierung sogar einen Beitrag zum Klimaschutz leisten.
In diesem Sinne bewährt sich aktuell die Implementierung von cloudbasierten Plattformen, intelligenter Automatisierung, Blockchain und Datenanalysetools. Diese Mittel eröffnen neue Möglichkeiten zur Wertschöpfung. Dabei ist zunächst immer die Bewertung der aktuellen Beschaffungsfunktion eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Diese Bewertung ist entscheidend für die Ermittlung von ungenutztem Potenzial und der Entwicklung einer individuellen Strategie.
Abläufe vereinfachen – auch für die Kunden
Ein absolutes Muss: Eine Buchhaltungssoftware, die Rechnungen automatisiert per Mail versendet. Kunden können diese dann direkt online begleichen. Alles andere ist nicht mehr zeitgemäß und ineffizient.
Ein Großteil der cloudbasierten Buchhaltungssoftware für die vereinfachte Buchhaltung verfügt über derartige Funktionen. Und es ist sinnvoll, diese zu nutzen, denn dadurch werden Abläufe vereinfacht und beschleunigt. Auch ein automatisiertes Mahnwesen steht damit in Zusammenhang. Für viele Unternehmen wirkt es sich negativ auf die Finanzen aus, wenn sie nicht rechtzeitig auf unbezahlte Rechnungen reagieren.
Es kann zudem hilfreich sein, das Inventar des Unternehmens separat und nicht im Buchhaltungssystem zu erfassen. Wenn das Unternehmen Lagerbestände hat, ist es oft einfacher, hierfür eine branchenspezifische Software oder ein allgemeines Bestandsverwaltungssystem zu verwenden. Die Buchhaltungssoftware erfasst dann lediglichdie Einkäufe. Die Anpassung der Kosten für verkaufte Waren kann am Jahresende von der Buchhaltung vorgenommen werden.
Tipp 4: Controlling anpassen
Für optimierte Finanzprozesse lohnt es sich nicht zuletzt, die Kontrollmechanismen der für die Finanzen wichtigsten Abteilungen des Unternehmens immer einmal wieder auf allen Ebenen auf Verbesserungsmöglichkeiten hin zu prüfen. Kontrollmechanismen für Finanzen und Finanzprozesse sollen Fehler vermeiden und Betrug sowie Verschwendung vorbeugen. Dabei könne Fragen in den Fokus gerückt werden wie:
- Ist das Verfahren zur Bestellgenehmigung noch angemessen?
- Werden Versand und Annahme ausreichend im Blick behalten?
- Wird die Übereinstimmung von Bestellungen und Lieferungen hinreichend geprüft?
Effiziente Finanzprozesse durch Buchhaltung im Fokus
Ganz unabhängig davon, ob es sich um ein Start-up, ein kleines oder mittelständisches oder ein großes, international agierendes Unternehmen handelt: Unter all den Aufgaben, die mit der Führung und dem Erfolg eines Geschäfts verbunden sind, gehört alles rund um Finanzen und Finanzprozesse, insbesondere die Buchhaltung zu den schwierigsten und zeitaufwändigsten. Dank bewährter Verfahren und neuer Technologien ist es aber einfacher denn je, Finanzen und Buchhaltung eines Unternehmens zu optimieren. Dabei kommt es auf die Kombination von erprobten Verfahren, unterstützenden und vereinfachenden Programmen und einer regelmäßigen Kontrolle an.
