Nela Novakovic: Bürokratie bedeutet neben operativer Effizienz auch Chancengleichheit und Schutz vor Willkür.
Guten Tag Frau Novakovic, die verhasste deutsche Bürokratie wird von augenscheinlich allen angeprangert, Privatpersonen wie Unternehmen. Weshalb sehen Sie das anders?
Im Grunde höre ich immer wieder dieselben Kritikpunkte, zum Beispiel wie ärgerlich das Ausfüllen von Anträgen, das Einhalten von Fristen und das Hoffen auf Bewilligungen ist, für die dann doch wieder Nachweise fehlen. Es gibt keinen Freiraum, weder für Interpretation noch für Kreativität. Dabei wird viel zu leicht übersehen, dass die deutsche Bürokratie durchaus etwas Positives an sich hat und Vorteile mit sich bringt. Die großen Pluspunkte sind verbindliche Regeln, Nachvollziehbarkeit und die Ordnung, die die Bürokratie schafft: Für alle gleichermaßen. Damit bietet die Bürokratie Schutz vor Willkür und sorgt für Chancengleichheit.
Dieses Ziel klingt natürlich gut, doch für viele sind es gerade die bürokratischen Prozesse und Vorgaben, die willkürlich erscheinen. Wie meinen Sie das genau?
Ja, die Wege durch den Dschungel der deutschen Bürokratie erweisen sich mitunter als lang und steinig. Doch diese unumstößliche Gleichberechtigung, die diese Vorgaben mit sich bringen, sind nicht von der Hand zu weisen. Stellen Sie sich nur einmal vor, dass neue Medikamente nicht jede einzelne bürokratische Hürde genommen hätten, bevor sie auf den Markt kommen. Was, wenn die Unbedenklichkeit nicht ausreichend attestiert ist, aber das Mittel zum Verkauf freigegeben wurde? Oder die Bauteile für Kraftfahrzeuge, elektronische Geräte generell oder unsere Nahrungsmittel? Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Die Auflagen der Bürokratie sorgen nicht nur für Chancengleichheit und standardisierte Zulassungskriterien, sondern dienen der Sicherheit und fairen Marktbedingungen. Der deutschen Bürokratie geht es nicht darum, beliebigen Leuten ein Bein zu stellen, sondern die Menschen zu schützen.
Das heißt, nur durchdachte und ernsthafte Vorhaben sollen die Möglichkeit erhalten, mit Erfolg belohnt zu werden?
Im Grunde ja. Die harten Strukturen der Bürokratie verlangen uns einiges ab. Dazu gehört beispielsweise die Vorausplanung: Was wird wann und wie benötigt? Alles hat seinen geregelten Ablauf, der sich bewährt hat. Viele Vorgänge erfordern einfach die Zusammenarbeit von verschiedenen Teams und Abteilungen zum Beispiel – ohne Kooperation funktioniert es nicht. Dabei muss klar sein, wann was zu erledigen ist. Eine neue Abstimmung in jedem einzelnen Verfahren würde wesentlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, und damit auch zulasten der Einzelperson gehen.
Für viele begründet sich der schlechte Ruf der Bürokratie mit dem mit ihr verbundenen Aufwand. Jeder hat Erfahrung mit Formalitäten und musste mehr Zeit investieren, als ihm lieb ist. Ein unbürokratisches Vorgehen wird dagegen oft gelobt – sofern es vorkommt. Haben Sie auch ein Beispiel aus Unternehmen, das den Mehrwert deutlich macht, den die Bürokratie mit sich bringt?
Besonders wichtig ist in Unternehmen ein reibungsloser Ablauf, wenn mehrere Abteilungen betroffen sind und Hand in Hand arbeiten müssen. Ein Paradebeispiel dafür ist die Neubesetzung einer Stelle. Wir kennen das alle: Stellenausschreibung, Bewerbung, Datenerfassung, Auswahlverfahren, Einrichten des Arbeitsplatzes und Einarbeitung folgen gewissen Vorgaben, die intern einheitlich sind. Von diesem standardisierten Prozess profitieren alle, vor allem durch Transparenz und Effizienz – Unternehmen wie der einzelne Mitarbeiter. Einen schmerzhaften Mangel an Standardisierung und Bürokratie durfte ich selbst schon erleben, als ich in einer neuen Firma angefangen habe.
Die Situation sah folgendermaßen aus: Jeder Mitarbeiter hatte sein eigenes Gebiet und arbeitete nach unterschiedlichen Prinzipien. Zu meinem Einstieg lagen weder Aufzeichnungen noch Übergabedokumente vor. Strukturen und Informationen musste ich selbstständig zusammentragen und neu aufbauen. Dies war einerseits eine spannende Aufgabe, weil ich so gleichzeitig das Unternehmen kennenlernen konnte. Andererseits zugleich war es auch anstrengend und zeitintensiv. Letztendlich hat das Unternehmen im Zuge mangelnder Vorgaben auch viele wertvolle Informationen und Grundlagen eingebüßt. In diesem Fall bedeutete eine „ungeordnete“ Nachfolge einen Verlust von Zeit und Geld, was zudem Nerven kostete. Ein standardisierter Ablauf hätte diesen Aufwand verhindert, weil bewährte Vorgänge und etablierte Muster dies weitestgehend ausschließen.
Das Einstellungsverfahren ist ein sehr klassisches Beispiel, was in so gut wie allen Unternehmen gang und gäbe ist. Nützt denn die Bürokratie auch bei „Neuland“ – bei neuen Projekten oder unerwarteten Fehlerquellen?
Sehr viele übersehen die Vorteile fester Vorgaben und definierter Prozesse, die für eine erfolgreiche Projektabwicklung notwendig sind. Gerade bestimmte Abläufe und Planungsansätze, die in Unternehmen bereits erprobt, strukturiert und eingeführt wurden, sind letztendlich nicht ohne Grund für die gesamte Organisation standardisiert. In erster Linie bündeln sie Wissen auf sinnvolle Weise. Damit steht bereits eine hilfreiche Basis zur Verfügung, auf der zum Beispiel Strategieentwicklung oder Projektarbeit gut aufbauen können. Diese Art von Bürokratie bietet uns erst die Grundlage, mit der wir Fehler identifizieren und gewissenhaft beheben können.
Insbesondere dann, wenn Fehler auftreten, empfiehlt es sich, alle relevanten Informationen sorgfältig zu dokumentieren: Wir ordnen Fehler mithilfe von Grundlagen ein. Wir beurteilen sie anhand von vorgegebenen Kriterien, stellen Vergleiche an und ermitteln Lösungsansätze und Wege, wie diese Fehler beim nächsten Mal vermieden werden können. Mit den Mitteln und Schemata, die den Unternehmen bereits zur Verfügung stehen, lassen sich oft auch neue Probleme und Fehler beheben. Ein Regelwerk als Orientierungshilfe fördert die Effizienz, schont die Ressourcen – und gehört zur Bürokratie eines Unternehmens.
Vielen Dank, Frau Novakovic, für diese spannenden Erkenntnisse. Mit Ihren Gedanken vor Augen dürfte sich für viele der Blick auf die Bürokratie, oder auf was solche bezeichnet wird, erheblich ändern.
Das Interview mit Nela Novakovic führte Oliver Foitzik, Herausgeber AGITANO und Geschäftsführer der FOMACO GmbH.
Über Nela Novakovic
Nela Novakovic wurde in Belgrad geboren, absolvierte ihr Studium in Paris und arbeitete seit dem in mehreren internationalen Firmen. Ihre berufliche Laufbahn führte sie 2001 nach Deutschland – ihrer Wahlheimat, wo sie als Finance und Operations Direktor eines japanischen Pharmaunternehmens täglich taktische Entscheidungen trifft, auch im Umgang mit der deutschen Bürokratie.
Ihre persönliche Erfolgsformel beim Durchsetzen von Vorhaben hat sie als Autorin im Beitrag „Herausforderungen suchen“ für den Karriereratgeber 21 Erfolgsfrauen – 21 Karriereformeln beschrieben, wo Top-Managerinnen und Geschäftsführerinnen Einblick in ihre Karrierewege gewähren.
