In Teil 1 haben wir uns maßgeblich mit E-Mails und Ihren Umgang beschäftigt. Heute sprechen wir im Rahmen der AGITANO-Interviewreihe „Digital Working – Tipps für Manager“ mit dem IT-Unternehmer, Autor und Speaker Thorsten Jekel unter anderem darüber, wie Führungskräfte einfacher, schneller und besser mit der täglichen E-Mail-Flut zurecht kommen beziehungsweise wie sie E-Mail sinnvoller für ihre Zwecke nutzen.—
Interview mit Thorsten Jekel zur gezielten E-Mail-Bewältigung – Teil 2
Schönen Guten Tag Herr Jekel, heute sprechen wir weiter über das Thema E-Mails und deren besserer Organisation. Was mich interessieren würde, gibt es Routinen, Regeln oder Standards, an die ich mich bei der Mailbearbeitung halten sollte?
Ja, die Wichtigste ist: »Never start with an E-Mail in the morning«. Dazu hat Julie Morgenstern ein ganzes Buch geschrieben. Wenn Sie morgens mit einer E-Mail starten, sind Sie Diener anderer Herren, statt an Ihren eigenen Zielen zu arbeiten.
Als nächstes gilt: Löschen, löschen und nochmals löschen. Fragen Sie sich immer, was passiert, wenn Sie die E-Mail einfach löschen. Wenn die Antwort nicht kritisch ist: löschen!
Alle E-Mails, die Sie innerhalb von 5 Minuten beantworten können, sollten Sie sofort beantworten, denn sonst haben Sie mehr Planungs- als Erledigungszeit. Alle anderen E-Mails sollten Sie sich auf Wiedervorlage legen.
Am Tagesende sollten die Ordner „Posteingang“ und „Gesendet“ leer sein. Das entspricht dem Clear-Desk-Prinzip beim Schreibtisch.
Viele beklagen, dass sie ihre Mails nicht finden. Was kann ich dagegen tun?
Der wichtigste Tipp ist: Löschen! Je weniger E-Mails sie haben, desto einfacher finden Sie sie, wenn Sie sie brauchen. Wenn Sie eine E-Mail zu viel löschen, können Sie oft beim Empfänger eine Kopie anfordern.
Die zweite Strategie ist eine saubere Ordnerstruktur, die übrigens genau gleich aufgebaut sein sollte, wie die Struktur Ihrer Dateiordner.
Sie empfehlen eine saubere Ordnungs- und Ablagesystematik. Wie kann so eine aussehen?
Idealerweise sollte die Ordnerstruktur nach Ihren Lebensbereichen aufgeteilt sein und natürlich einheitlich auch für Ihre Dokumentenablage gelten. Meine Ablagestruktur habe ich beispielsweide nach dem LIFE-Modell in folgende Hauptbereiche untergliedert:
- Leistung (Job und Finanzen)
- Ich (Sport, Hobiies, Ernährung, etc)
- Famile und Freunde (Urlaub, Schule, etc)
- Entwicklung (Seminare, Konzepte, etc)
Unter diesen Hauptbereichen sind dann Unterordner. Wenn Sie diese in einer bestimmten nicht-alphabetischen Reihenfolge anordnen wollen, stellen Sie der Orderbezeichnung einfach eine Nummer vorneweg, zum Beispiel „001 Vertriebstrainings“ et cetera.
Dabei kommt dem Löschen eine besondere Bedeutung zu. Manche wollen jedoch lieber sammeln und aufheben, man könnte die Mail ja doch noch brauchen. Haben Sie uns hier einige Tipps zum richtigen Löschen, gerade auch im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben im Business-Kontext?
Sicherlich gibt es in vielen Bereichen Archivierungspflichten, aber in der Regel leiden wir meistens unter dem Jäger und Sammler-Syndrom. Im Zweifelsfall heißt es immer löschen, und wenn Sie eine E-Mail beantwortet haben, sollten Sie immer die ursprüngliche E-Mail löschen, da diese in der Antwort enthalten ist. Wie bereits erwähnt, sollten abends sowohl der „Posteingang“ und der „Gesendet“-Ordner leer sein. Letztendlich gilt es bei jeder E-Mail immer sofort zu entscheiden, ob Sie sie ablegen oder löschen.
Wenn ich mir das so anhöre, ist E-Mail überhaupt noch das richtige Medium?
Oft ist E-Mail das richtige Medium, weil die Schriftlichkeit zu gedanklicher Klarheit zwingt und Zusagen dokumentiert. In vielen Fällen ist jedoch ein persönliches Gespräch der E-Mail vorzuziehen. Gerade in der Mitarbeiterführung ist das persönliche Gespräch unverzichtbar. In der persönlichen Kommunikation werden über 50 Prozent über Körpersprache und fast 40 Prozent über die Tonalität der Stimme übermittelt. Beide Kanäle fehlen bei der E-Mail. Das führt, trotz Smileys, häufig zu Missverständnissen und Fehlkommunikation.
Können Sie uns zum Abschluss des Gesprächs Ihre drei wichtigsten Tipps für den effizienten Umgang mit E-Mails mitgeben?
Meine drei Tipps sind:
- Nie mit E-Mail den Tag starten!
- E-Mails löschen, löschen und nochmals löschen.
- E-Mails, die Sie noch benötigen, sofort strukturiert ablegen.
Vielen Dank, Herr Jekel, für das interessante Gespräch. Nächste Woche werden wir uns dem Thema „Effiziente Meetings“ widmen.
Das Interview mit Thorsten Jekel führte Oliver Foitzik (Herausgeber des Wirtschafts- und Mittelstandsmagazins AGITANO).
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Über Thorsten Jekel:
Als IT-Unternehmer, Autor und Speaker ist der Betriebswirt und MBA Thorsten Jekel der Experte für Digital Working. Aus seiner über 25-jährigen Berufserfahrung im Vertrieb, in der Service- und IT-Projektverantwortung sowie als langjähriger Geschäftsführer im Mittelstand spricht er aus der Praxis, für die Praxis. Seit dem Marktstart des iPads entwickelt sein Unternehmen jekel & partner innovative Geschäftsmodelle im Umfeld des iPads und anderer Tablet-Systeme. Als Lehrbeauftragter und Speaker begeistert er seine Zuhörer mit den Grundprinzipien des effektiven Digital Working, verbunden mit konkret umsetzbaren Tipps, um Technik einfach zu nutzen.
