Die öffentliche Ausschreibung – Ziel, Auftraggeber und Beschaffung
Viele öffentliche Einrichtungen müssen Bauleistungen und andere Aufträge vor der Vergabe ausschreiben. So sollen alle potenziell interessierten Auftragnehmer die identischen Chancen auf eine Auftragsgenerierung haben. Die Bekanntmachung erfolgt über die öffentliche Ausschreibung. Dabei handelt es sich um ein förmliches Vergabeverfahren für Auftraggeber, wie:
- Bund
- Länder
- Kommunen
- Universitäten
- Schulen
- Kindergärten
- Stadtwerke.
Es entsteht nicht nur Chancengleichheit für bewerbende Unternehmen mit einem fairen Wettbewerb. Das Hauptziel dieser speziellen Auftragsvergabe ist der wirtschaftliche Umgang mit öffentlichen Mitteln.
Die potenziellen Auftraggeber schreiben diverse Leistungen aus, wie zum Beispiel Warenlieferungen oder Bau-Dienstleistungen. Wie weitreichend die öffentliche Ausschreibung erfolgen muss, hängt im deutschen Vergaberecht von den Schwellenwerten ab.
Schwellenwerte – die unter- oder oberschwellige Vergabe
Der sogenannte Schwellenwert steht für ein bestimmtes Auftragsvolumen. Abhängig der Schwellenwerte wird zwischen Oberschwellen- und Unterschwellenvergaben unterschieden. Vergaben im Unterschwellenbereich liegen unter dem EU-Schwellenwert.
Wie der Infodienst für Ausschreibungen ibau online erklärt, müssen Aufträge nur bundesweit bekannt gemacht werden, wenn öffentliche Ausschreibungen unterschwellig sind. „Etwa 90 Prozent aller abgewickelten Vergaben finden im Unterschwellenbereich statt“, informiert die Vergabeplattform weiter.
Geregelt werden die zulässigen Verfahrensarten für Liefer- und Dienstleistungsaufträge in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Bei Bauleistungen wird die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) zugrunde gelegt. Die Wertgrenzen von Schwellenwerten können zwischen den Bundesländern variieren.
Folgende Punkte sind zu berücksichtigen:
- Übersteigt das Volumen einer öffentlichen Ausschreibung den entsprechenden EU-Schwellenwert (Oberschwellenbereich), ist der Auftrag europaweit bekannt zu machen.
- Die EU-Schwellenwerte werden regelmäßig (alle zwei Jahre) angepasst.
- Der EU-Schwellenwert für Bauanträge im Bereich öffentlicher Auftraggeber liegt beispielsweise seit 2022 bei 5.382.000 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer.
- Für Dienstleistungsaufträge beträgt der EU-Schwellenwert (Stand 2022) 215.000 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer.
Grundsätze im Vergabeverfahren
Verschiedene Grundsätze wurden formuliert, um faire Bedingungen im Vergabeverfahren zu schaffen und die Wirtschaftlichkeit des öffentlichen Haushalts zu gewährleisten. Dazu gehören:
- Wirtschaftlichkeit (das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag)
- Wettbewerbsgrundsatz (öffentliche Aufträge werden im Wettbewerb vergeben)
- Gleichbehandlung von bewerbenden Unternehmen
- Eignung der Auftragnehmerinnen beziehungsweise Auftragnehmer (z.B. Gesetzestreue, Leistungsfähigkeit)
- Transparenzgebot
- Mittelständische Interessen durch losweise Vergabe fördern – Großaufträge werden in Teile (Lose) geteilt und unabhängig vergeben.
Ablauf einer öffentlichen Ausschreibung
Grundsätzlich geht es bei der öffentlichen Ausschreibung um die Beschaffung diverser Aufträge. Der allgemeine Ablauf unterliegt dem Vergaberecht und gestaltet sich wie folgt:
- Bekanntmachung: Auftraggeber wie Bund oder Schule schreiben ihren Auftrag zunächst aus. Damit sind interessierte Unternehmen aufgefordert, ein verbindliches Angebot abzugeben.
- Angebotsphase: In dieser Phase bewerben sich Unternehmen mit ihrem Angebot für den öffentlichen Auftrag. Die Anzahl der Bewerber ist nicht beschränkt.
- Angebotsöffnung: Der Auftraggeber öffnet die Angebote unter Einhaltung eines Vier-Augen-Prinzips.
- Angebotswertung: Die Angebote werden inhaltlich geprüft und anhand von Wertungsstufen gewertet. Die Formalien, Form, fristgerechte Abgabe und die Unternehmenseignung werden ebenso unter die Lupe genommen, wie die Angebotspreise und die Wirtschaftlichkeit.
- Zuschlag: Das Unternehmen mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis erhält den Zuschlag und damit den öffentlichen Auftrag.
Dass die öffentliche Vergabe teilweise mit erheblichen bürokratischen Hürden verbunden ist, hindert viele Betriebe an der Bewerbung. Wie das Handelsblatt berichtete, will das Finanzministerium gegensteuern und einen Bürokratieabbau anstoßen. Unter anderem sollen einheitliche Wertgrenzen festgelegt und die Digitalisierung verbessert werden. Zudem sind Unterschiede bei den Vergabeschwellen der Bundesländer zu mildern.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zur öffentlichen Ausschreibung
Wer darf sich für eine öffentliche Ausschreibung bewerben?
An einer öffentlichen Ausschreibung dürfen sich alle Privatunternehmen beteiligen, unabhängig von ihrer Größe. Dennoch sollten insbesondere kleine Unternehmen präzise abwägen, bei welchen Ausschreibungen sich die Bewerbung lohnen kann. Die Teilnahme ist bereits mit Kosten verbunden, beispielsweise durch den Zeitaufwand.
Ist der Wettbewerb zu stark, sinken die Chancen auf den Auftrag. Große Unternehmen haben oft mehr Budget zur Verfügung und bringen womöglich mehr Erfahrung mit. Gerade bei Großprojekten besteht dann die Gefahr, in eine Finanzfalle zu tappen. Unternehmer sollten keinesfalls ihre betriebliche Liquidität riskieren.
Vielerorts bevorzugen Gemeinden sowie Schulen oder Kindergärten regional ansässige Betriebe. Die Ausschreibungen lokaler Träger sind für Kleinunternehmer deshalb oft lukrativer.
Zu bedenken ist aber, dass fixe Preise und Termine bei der Auftragsvergabe oft nicht eingehalten werden können. Daneben wurden die starken Preisschwankungen bei Energie und Material vielen mittelständischen Betrieben zum Verhängnis.
Die WirtschaftsWoche zitiert in ihrem Beitrag „Vergaberecht unter neuen Vorzeichen“ mehrere Anwälte für Vergaberecht. Vergaberechtler Jan Byok bei Bird & Bird bezeichnet das Gemisch aus Inflation, Fachkräftemangel und gestiegenen Material- und Energiekosten als toxisch „für viele mittelständische sowie manches größere Unternehmen“.
Wo lässt sich nach öffentlichen Ausschreibungen suchen?
Die öffentliche Auftragsvergabe boomt. Tausende Auftraggeber allein in Deutschland erwarten Angebote von Unternehmen. Der Wirtschaftsfaktor ist erheblich.
Die Zahl der öffentlichen Aufträge ist schier endlos. Auch die Quellen für entsprechende Vergaben sind vielfältig. Dementsprechend zeitaufwändig und schwierig kann sich die manuelle Recherche gestalten.
Abhilfe versprechen spezielle Dienste, die eine öffentliche Ausschreibung auf ihren Plattformen online zugänglich machen. Durch praktische Suchmasken können Unternehmen die Datenbanken gezielt durchforsten und über Suchkriterien wie Auftragsart, Branche und Region eine Menge Zeit sparen.
Regeln und Verfahren bei öffentlichen Ausschreibungen prüfen
Die öffentliche Ausschreibung ist eine attraktive Option für Unternehmen, an lukrative und imagefördernde Aufträge zu gelangen. Trotz der Chancen müssen die Aufträge zum Betrieb passen und finanzielle Risiken geprüft werden. Steht der Entschluss für eine Bewerbung, sind für gute Erfolgsaussichten zahlreiche Regeln zu beachten.
Das Bundesportal hat Informatives zu den Regeln und Verfahren zusammengetragen. Darunter Wissenswertes über die Unterschiede der Vorschriften abhängig von der Art der jeweiligen Ausschreibung.
