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Ausstattung und Layout für Konferenzräume – worauf sollten Unternehmen achten?

agitano, konferenzräume

Ob für interne Besprechungen oder als Ausgangspunkt für Kundenbesuche – Konferenzräume können vielfältig genutzt werden. Daher empfiehlt es sich für jedes Unternehmen, mindestens einen Konferenzraum einzurichten. Allerdings nehmen sich viele nicht die Zeit, um dieses Zimmer richtig einzusetzen und auszustatten. So findet man nicht selten veralterte Geräte, fehlangepasste Möbel oder suboptimale Beleuchtung. Das kann sich im schlimmsten Fall negativ auf die Arbeitsleistung der Mitarbeiter auswirken. Um das zu vermeiden, sollten Unternehmen einige Punkte bei der Ausstattung und dem Layout von Konferenzräumen im Blick behalten.   

Wie sich der Stil des Layouts für Konferenzräume auswirkt

Wie die Stühle, der Tisch, die Leinwand oder der Fernsehbildschirm angeordnet sind, macht einen großen Unterschied für den Eindruck, den ein Konferenzraum erweckt. Gleiches gilt für die Nutzungsmöglichkeiten, die das Zimmer bietet.

Theater-Layout

Ein sogenanntes Theater-Layout ist eine beliebte Möglichkeit, wenn wenig Platz vorhanden ist und viele Leute für eine Präsentation untergebracht werden müssen. Dann werden wie vor einer „Bühne“ viele Stühle hintereinander aufgereiht. Allerdings fehlen bei dieser Aufstellung meist Tische, sodass es schwierig ist, mitzuschreiben oder Erfrischungen anzubieten.

U-förmiges Layout

Zu den klassischen Layoutformen für Konferenzräume zählt die U-Form. Dieser Stil passt insbesondere für eher kleinere Teilnehmergruppen, die zentral einen Bildschirm anschauen wollen.

Boardroom-Layout

Wenn keine Bildschirmpräsentation geplant ist, empfiehlt sich daneben das klassische Boardroom-Layout. Hier sitzen die Konferenzteilnehmer um einen langen, rechteckigen Tisch. Das kann potenziell Diskussionen erleichtern.

Flexible Anordnung

Für eine lockere Atmosphäre sorgen darüber hinaus flexible Anordnungen von Möbeln. Das bedeutet, dass es den Konferenzteilnehmern überlassen bleibt, wo sie ihren Stuhl platzieren.

Welchen Einfluss Farben und Licht haben

Konferenzräume sollten in erster Linie seriös und professionell wirken. Dann kommen in der Regel einheitliche Büromöbel zum Einsatz. Es gibt aber auch Ausnahmen, wenn die Räume etwa nur intern genutzt werden oder mehr Wert auf Gemütlichkeit gelegt wird. Setzen Unternehmen auf Kreativität und Individualität, kann sich das auch in der Ausstattung für Konferenzräume spiegeln. Zum Beispiel in Form von knalligen Wandfarben, außergewöhnlichen Kunstgegenständen oder antiken Möbeln.

Generell gilt allerdings, das sich nüchterne Farben und eine angenehme Beleuchtung förderlich auf die Konzentration von Arbeitskräften auswirken und einen guten Eindruck wecken. Daneben sollten Tische und Stühle zusammenpassen und von der gleichen Bauart sein. Wichtig ist außerdem die Lärmisolierung des Raumes. Das bedeutet, das Geräusche nicht von draußen eindringen sollten. Genauso sollte gewährleistet sein, das möglicherweise heikle Diskussionsthemen nicht außerhalb des Raumes zu hören sind.

Wie moderne Geräte einen professionellen Eindruck wecken

Die richtige elektronische Ausstattung macht zudem einen großen Unterschied. Veraltete Beamer oder Overhead-Projektoren machen eine überholten Eindruck und funktionieren oft nicht besonders gut. Moderne Konferenzräume sind meist mit mindestens einem großen Fernsehbildschirm ausgestattet, der aus Sicherheitsgründen sorgfältig mit Dübeln an der Wand befestigt sein sollte. Die Kabelführung vom Bildschirm zum Tisch sollte möglichst sauber und dezent sein. Außerdem sollte das Anschlusskabel mit normalen Laptops einfach zu verknüpfen sein, um Präsentationen schnell und reibungslos durchführen zu können. Sinnvoll sind auch moderne Lautsprecher und Mikrofone, falls Telefonkonferenzen stattfinden werden.

Karin Kreuzer

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