Grundlagen schaffen: Das muss feststehen, um weiterplanen zu können
Ein Anlass zum Feiern findet sich immer. Doch gerade bei Firmenjubiläen, runden Geburtstagen, persönlichen Festen oder besonderen Meilensteinen wird auch vom Umfeld sozusagen erwartet, dass ein Fest geplant wird. Ob nun ein Anlass ansteht oder die Feier zu einem besonderen Tag nachgeholt werden soll, entscheidend ist, dass folgende Punkte geklärt sind:
- Der Anlass und
- Der Termin – oder auch Nachholtermin – idealerweise mit Beginn und Ende der Feier; zudem
- Die Location, und damit auch die mögliche Anzahl der
- Gäste, die eingeladen werden sollen.
Ein Fest planen – und es die Gäste wissen lassen
Anlässe wollen geteilt werden, und gerade die letzten Monate haben uns gezeigt, wie wertvoll es ist, sich mit anderen zu treffen und ohne Medien interagieren zu können. In Vorbereitung zu einem nicht-digitalen Treffen ist es für viele etwas Besonderes, eine analoge Einladungskarte in stimmigem Design und mit allen wichtigen Eckdaten zu erhalten. Nicht zu vergessen: Das Datum, bis wann sich die Adressat*innen mit einer Zu- oder Absage melden sollen.
Gerade beim Thema Einladungskarten hat es sich bewährt, sich der großen Auswahl bei spezialisierten Online-Anbietern, wie zum Beispiel Karten-Paradies.de, zu bedienen. Hier sind je nach Anlass bereits ansprechende Designs auswählbar und können individuell angepasst werden. Umso besser eignet sich das, wenn man nur eine grobe Vorstellung davon hat, was darauf zu sehen sein soll: Inspirationen zur Kartengestaltung sind zu Genüge vorhanden.
Von der Einladung bis zum Fest
Basierend auf den Rückmeldungen der Gäste sind die nächsten organisatorischen Themen zu klären, die schlicht und ergreifend dazugehören, wenn man ein Fest plant. Damit stellen sich Fragen wie:
- Was soll es zu Essen und zu Trinken geben, welche Gerichte auf gar keinen Fall?
- Sind bestimmte Ernährungsweisen, Allergien oder Unverträglichkeiten zu berücksichtigen?
- Brauchen die Eingeladenen eine Übernachtungsmöglichkeit – und wenn ja, wie viele?
- Sind ausreichend Sitzgelegenheiten vorhanden?
- Wie sollen die Räumlichkeiten dekoriert werden?
- Soll es kleine, individuell gestaltete Geschenke geben?
- Soll es ein Gästebuch geben? Was ist dafür notwendig?
- Soll es ein Rahmenprogramm geben? Welche Requisiten sind dafür erforderlich?
- Wer kümmert um Programmplanung und Ablauf vor Ort?
Tipp: Bei privaten Feiern lohnt es sich, über die Einladungskarten relevante Informationen anzufragen und auf Kontaktmöglichkeiten für jeweils zuständige Personen zu verweisen.
Kurz-Checkliste: Gute Laune entscheidet sich an Kleinigkeiten
In der Theorie ein Fest zu planen ist etwas ganz anderes, als selbst daran teilzunehmen. Wer immer den Überblick behalten muss, vergisst leichter Feinheiten und Details. Viele kennen das aus eigener Erfahrung; und auch, wenn man nicht immer an alles denken kann, ist es einfach so: Kleine Irritationen können die gute Feierlaune kurzfristig einbrechen lassen. Vor diesem Hintergrund eine kurze Erinnerung an einige Dinge, die gut organisiert sein wollen:
Außenbereich
- Anfahrt und Parkmöglichkeiten
- Aschenbecher
- Möglichkeiten zum Unterstellen bei Regen.
Innenbereich
- Schirmständer
- Möglichkeit, um Jacken und Mäntel abzugeben oder aufzuhängen
- Hinweise darauf, wo sich Toiletten und andere relevante Räume befinden.
Zum Ablauf
- Platzkarten und/oder Sitzplan
- Genügend Getränke in Kühlung und auf Vorrat
- Menükarten et cetera für Transparenz zur Auswahl
- Heißgetränke wie Tee oder Punsch, jedoch auf jeden Fall Kaffee.
Für den Notfall
- Flexibles Rahmenprogramm, zum Beispiel Musik statt Einlage
- Erste-Hilfe-Kasten
- Ggf. Versicherungen.
Nur wenige dieser Dinge lassen sich kurzfristig noch organisieren, und nur unter viel Stress. Auch hier bewahrheitet sich das Sprichwort: Vorsicht ist besser als Nachsicht.
Um ein Fest zu planen, darf der Weitblick nicht fehlen
So manch eine*r tut sich schon mit der Vorstellung schwer, sich wieder unter Menschen zu begeben und ausgelassen zu feiern. Das trifft auch auf die organisatorische Perspektive zu: Wer längere Zeit auf keinem Fest war, hat auch keine aktuellen Referenz- und Erfahrungswerte aus der Praxis. Insofern lohnt es,
- frühzeitig mit der Planung zu beginnen,
- alles im Vorhinein durchzudenken,
- sich die Location und die Feier konkret vorzustellen, etwa wie in einer „gedanklichen Vorab-Begehung“
- bei der Planung immer möglichst flexibel zu bleiben, und
- last but not least: alle aktuell gültigen Auflagen im Blick zu behalten.
Aktualisierte Informationen zu den geltenden Regeln und Einschränkungen finden Sie etwa hier.
