eProcurement im Unternehmensalltag: Warum digitaler Einkauf zum Erfolgsfaktor wird
In Zeiten, in denen die digitale Transformation nahezu jeden Unternehmensbereich erfasst hat, rückt die Elektronische Beschaffung (eProcurement) zunehmend in den Fokus. eProcurement bezeichnet die Digitalisierung von Einkaufsprozessen – von der Bedarfsmeldung über Genehmigungen bis hin zur Bestellung und Rechnungsprüfung. Unternehmen profitieren dadurch von Effizienzgewinnen, Transparenz und Kostenkontrolle, während klassische manuelle Abläufe weitgehend verschwinden.
Ein Unternehmen, das diesen Wandel aktiv mitgestaltet, ist Hivebuy – eine innovative Einkaufssoftware, die darauf ausgelegt ist, Beschaffungsprozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Unter der Leitung ihrer Gründerin und CEO Bettina Fischer hat Hivebuy eine cloudbasierte eProcurement-Plattform entwickelt, die sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen richtet und dabei hilft, indirekte Beschaffung effizient zu managen.
Die Lösung ermöglicht Unternehmen, Prozesse zu digitalisieren, Genehmigungen zu steuern, Budgets einzuhalten und Transparenz über Ausgaben zu schaffen, ohne lange Implementierungsphasen oder aufwendige Schulungen. Hier können Unternehmen mit der Hivebuy Einkaufssoftware Demo starten.
Im folgenden Interview beleuchten wir mit Bettina Fischer, wie eProcurement Unternehmen dabei unterstützt, ihre Beschaffung zu optimieren, welche Herausforderungen bestehen und welche Trends die Zukunft dieses Bereichs prägen.
Von der Idee zur Plattform: Der Weg hinter Hivebuy
AGITANO: Frau Fischer, vielen Dank, dass Sie sich Zeit für dieses Gespräch nehmen. Können Sie zu Beginn kurz Ihren persönlichen Werdegang skizzieren und erläutern, wie Sie zur Gründung von Hivebuy gekommen sind?
Bettina Fischer: Sehr gerne. Ich komme ursprünglich aus dem Bereich Finanz- und Einkaufsprozesse und habe über viele Jahre hinweg in verschiedenen Unternehmen immer wieder dieselben Herausforderungen gesehen: ineffiziente Beschaffungsprozesse, intransparente Ausgaben und unnötig lange Genehmigungsschleifen. Die Idee zu Hivebuy entstand aus der Überzeugung, dass Einkauf heute so intuitiv und smart funktionieren sollte wie Online-Shopping zu Hause, nur eben mit der nötigen Kontrolle und Anbindung an Unternehmensprozesse. Gemeinsam mit einem Team aus erfahrenen Procurement- und IT-Expert*innen habe ich Hivebuy gegründet, um genau das möglich zu machen.
AGITANO: Was war der zentrale Treiber für Sie, eine eProcurement-Lösung zu entwickeln, statt auf bestehende Systeme und Tools zurückzugreifen?
Bettina Fischer: Viele bestehende Lösungen sind entweder zu komplex in der Einführung oder zu unflexibel für die heutige Arbeitswelt. Unsere Kunden wünschen sich keine Mammutprojekte, sondern schnelle, einfache Lösungen, die sich in bestehende Systeme integrieren und von allen Mitarbeitenden intuitiv ohne Schulungsaufwand genutzt werden können. Genau das bietet Hivebuy: eine eProcurement-Lösung, die sich in Stunden statt Monaten implementieren lässt und direkt echten Mehrwert liefert.
eProcurement verstehen: Warum digitale Beschaffung heute entscheidend ist
AGITANO: Aus Ihrer Sicht: Wie würden Sie eProcurement in einfachen Worten erklären und welche Unterschiede bestehen zur klassischen Beschaffung?
Bettina Fischer: eProcurement ist der digitale Einkaufsprozess: von der Bedarfsmeldung über Genehmigungen bis zur Bestellung und Rechnungsfreigabe. Der Unterschied zur klassischen Beschaffung liegt in der Automatisierung und Transparenz. Wo früher Excel-Listen, E-Mails oder manuelle Unterschriftenrunden notwendig waren, sorgt eProcurement heute für strukturierte Abläufe, klare Budgets und weniger Fehlerquellen.
AGITANO: Welche typischen Probleme in Beschaffungsprozessen beobachten Sie heute in Unternehmen am häufigsten – und wie adressiert eProcurement diese Herausforderungen?
Bettina Fischer: Ein zentrales Problem ist das sogenannte Maverick Buying, also das Einkaufen außerhalb der definierten Prozesse. Hinzu kommen mangelnde Transparenz, Medienbrüche und langsame Genehmigungen. Mit Hivebuy schaffen wir durchgängige Prozesse, klare Budgetübersichten und automatisierte Workflows. So wird Beschaffung nicht nur effizienter, sondern auch strategisch steuerbar.
AGITANO: Welche Rolle spielt dabei die Digitalisierung interner Abläufe für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen allgemein?
Bettina Fischer: Sie ist entscheidend. Unternehmen, die ihre internen Prozesse digitalisieren, sind nicht nur schneller, sondern treffen auch fundiertere Entscheidungen. Besonders im Einkauf bedeutet das: bessere Konditionen, mehr Kontrolle und geringere Kosten. Wer hier auf moderne Tools setzt, verschafft sich klare Wettbewerbsvorteile.
Mehr Effizienz, mehr Kontrolle: Der konkrete Nutzen von eProcurement
AGITANO: eProcurement umfasst viele Funktionen – von Bestellanforderungen über Genehmigungsworkflows bis zur Budgetkontrolle. Welche dieser Funktionen halten Sie für Unternehmen am wertvollsten?
Bettina Fischer: Am wertvollsten ist die Verbindung aus Benutzerfreundlichkeit und Kontrolle. Besonders die integrierte Budgetübersicht in Echtzeit, gekoppelt mit smarten Genehmigungsprozessen, hilft Unternehmen enorm. Jeder sieht sofort, ob ein Budget eingehalten oder überschritten wird, das reduziert Rückfragen und beschleunigt Entscheidungen.
AGITANO: Inwiefern trägt eProcurement dazu bei, Kosten zu senken und Ausgaben transparenter zu machen?
Bettina Fischer: Durch standardisierte Prozesse und klare Freigabe-Workflows vermeiden Unternehmen unkontrollierte Ausgaben. Gleichzeitig erhalten sie in Echtzeit einen Überblick über laufende Kosten und offene Bestellungen. Das verhindert Budgetüberschreitungen und macht Einsparpotenziale im Einkauf sichtbar.
AGITANO: Wie hilft eine eProcurement-Plattform konkret dabei, Maverick Buying oder nicht genehmigte Bestellungen zu vermeiden?
Bettina Fischer: Durch die einfache Bedienung von Hivebuy, etwa unserem KI-Chatbot oder direkt in Tools wie Teams oder Slack, werden Mitarbeitende nicht mehr dazu verleitet, „außerhalb des Systems“ zu bestellen. Die Plattform bietet alle benötigten Funktionen genau dort an, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten. So wird der offizielle Prozess zum bequemsten Weg und damit auch eingehalten.
AGITANO: Welche Vorteile sehen Sie in der Integration von Beschaffungsprozessen in bestehende Tools wie ERP-Systeme, Collaboration-Lösungen oder B2B-Marktplätze?
Bettina Fischer: Das ist ein enormer Hebel. Durch die Integration mit ERP-Systemen wie SAP oder DATEV sowie B2B-Marktplätzen wie Unite oder Amazon Business lassen sich Daten automatisch synchronisieren. Genehmigungen oder Bestellanforderungen laufen dort, wo die Teams ohnehin kommunizieren, etwa über Microsoft Teams oder Slack. Das senkt die Einstiegshürde und erhöht die Nutzung deutlich.
Vom Tool zur Lösung: eProcurement in der unternehmerischen Praxis
AGITANO: Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, neue Technologien einzuführen, ohne dabei ihre Mitarbeitenden zu überfordern. Welche Ansätze haben Sie bei Hivebuy, um die Akzeptanz und Nutzbarkeit von eProcurement-Software zu fördern?
Bettina Fischer: Unsere oberste Prämisse lautet: keine Schulung notwendig. Hivebuy ist so intuitiv gestaltet, dass Mitarbeitende direkt loslegen können, ob im Büro, im Homeoffice oder mobil. Zudem setzen wir auf moderne Nutzerführung, Self-Service und integrationsnahe Nutzung, z. B. über KI-gestützte Chatbots. Dadurch fühlt sich der Einkaufsprozess an wie ein natürlicher Dialog und nicht wie ein neues Tool.
AGITANO: Wo sehen Sie die größten Hürden bei der Umstellung auf eProcurement – technologisch, organisatorisch oder kulturell?
Bettina Fischer: Kulturell, ganz klar! Technisch ist heute vieles machbar, aber der Mensch steht im Zentrum. Mitarbeitende müssen verstehen, dass eProcurement keine Kontrolle, sondern Entlastung bedeutet. Deshalb setzen wir auf einfache Rollouts, eingebettete Kommunikation und ein System, das sich an bestehende Gewohnheiten anpasst und nicht umgekehrt.
AGITANO: Welche Rolle spielt die Schulung von Teams und das Change Management, wenn ein Unternehmen eProcurement einführt?
Bettina Fischer: Ein gutes Change Management ist wichtig, aber es muss nicht kompliziert sein. Unsere Lösung ist so einfach, dass wir häufig ganz ohne klassische Schulungen auskommen. Stattdessen begleiten wir Unternehmen mit klaren Onboarding-Prozessen, kurzen Erklärvideos und direktem Support. Der Fokus liegt auf Nutzbarkeit und die stellt sich bei Hivebuy sehr schnell ein.
Automatisierung, Daten, Zukunft: Wohin sich eProcurement entwickelt
AGITANO: Welche Trends im eProcurement beobachten Sie aktuell, und welche Entwicklungen erwarten Sie in den kommenden Jahren?
Bettina Fischer: Ein großer Trend ist die Verlagerung von Einkaufsvorgängen in alltägliche Arbeitsumgebungen. Mitarbeitende wollen keine Tools lernen, sondern Bedarfe schnell und unkompliziert anmelden: direkt im Chat, via Spracheingabe oder in ihrer gewohnten Kollaborationsumgebung. Künstliche Intelligenz (KI) spielt hier eine Schlüsselrolle, etwa durch KI-Chatbots, die wie ein virtueller Einkaufsassistent funktionieren und automatisierte Analysen für operative Einkäufer.
AGITANO: Wie wichtig sind Themen wie KI, Automatisierung oder Analytics im Kontext von eProcurement?
Bettina Fischer: Diese Themen sind absolut zentral. KI ermöglicht es, Anfragen automatisiert zu verarbeiten, passende Lieferanten vorzuschlagen und sogar Einkaufsentscheidungen vorzubereiten. Analytics helfen dabei, Ausgabenmuster zu erkennen und Budgets besser zu planen. So wird der Einkauf nicht nur operativ schneller, sondern auch strategisch besser.
AGITANO: In welche Richtung entwickeln sich die Erwartungen der Unternehmen an eProcurement-Lösungen – sowohl funktional als auch hinsichtlich Bedienbarkeit und Integration?
Bettina Fischer: Funktional wünschen sich Unternehmen Automatisierung, Transparenz und Compliance, aber ohne Komplexität. Bedienbarkeit wird zur entscheidenden Größe: Lösungen müssen so intuitiv sein wie private Apps. Und bei der Integration gilt: Je besser ein Tool mit der bestehenden Systemlandschaft harmoniert, von ERP bis Collaboration-Tool, desto schneller bringt es echten Mehrwert.
Strategischer Einkauf als Wettbewerbsvorteil: Ein abschließender Blick
AGITANO: Wenn Sie auf Ihre bisherigen Erfahrungen mit Kunden zurückblicken: Was ist der wichtigste Rat, den Sie Unternehmen geben würden, die gerade erst mit eProcurement beginnen?
Bettina Fischer: Starten Sie pragmatisch. Der größte Fehler ist oft, alles auf einmal perfekt machen zu wollen. Beginnen Sie mit einem Pilotbereich, schaffen Sie schnelle Erfolge und skalieren Sie von dort aus. Moderne eProcurement-Lösungen wie Hivebuy lassen sich schrittweise einführen, ganz ohne IT-Großprojekte und Beratungsunternehmen.
AGITANO: Und abschließend: Wie würden Sie den Mehrwert von eProcurement in einem Satz zusammenfassen?
Bettina Fischer: eProcurement macht den Einkauf so einfach wie Online-Shopping, aber mit voller Kontrolle, Transparenz und Integration in Ihre Unternehmensprozesse.
AGITANO: Vielen Dank, Frau Fischer, für Ihre Einblicke und die Zeit, die Sie sich für dieses Interview genommen haben.
Das Interview mit Bettina Fischer, Gründerin & CEO von Hivebuy, führte Oliver Foitzik, Herausgeber AGITANO.
eProcurement als strategischer Hebel für nachhaltige Unternehmenssteuerung
eProcurement wird häufig auf Effizienzgewinne und Prozessautomatisierung reduziert. Tatsächlich entfaltet die digitale Beschaffung ihren größten Mehrwert jedoch auf strategischer Ebene. Wer Einkaufsprozesse konsequent digitalisiert, schafft nicht nur schnellere Abläufe, sondern eine belastbare Datengrundlage für unternehmerische Entscheidungen. Ausgaben lassen sich in Echtzeit analysieren, Budgets präzise steuern und Lieferanten strukturiert bewerten. Dadurch wird der Einkauf vom operativen Kostenfaktor zum aktiven Steuerungsinstrument der Unternehmensführung.
Transparenz ist dabei der zentrale Hebel. Wenn Bedarfe, Genehmigungen und Bestellungen systematisch erfasst werden, entsteht ein vollständiges Bild über Mittelverwendung, Verpflichtungen und Liquiditätsabflüsse. Das erhöht die Planungssicherheit, reduziert finanzielle Risiken und stärkt die Compliance. Gleichzeitig verbessert eProcurement die interne Governance, weil Verantwortlichkeiten klar definiert und Prozesse nachvollziehbar dokumentiert sind.
Mit der zunehmenden Integration von KI und Datenanalyse gewinnt dieser Ansatz zusätzlich an Dynamik. Moderne Systeme erkennen Ausgabenmuster, identifizieren Einsparpotenziale und unterstützen bei der strategischen Lieferantenauswahl. Prognosemodelle helfen, Bedarfe präziser zu planen und Risiken in Lieferketten frühzeitig zu erkennen. So entwickelt sich der Einkauf von einer operativen Abwicklungsfunktion zu einem datengetriebenen Steuerungsbereich.
In einem wirtschaftlichen Umfeld, das von steigender Komplexität, Kostendruck und volatilen Märkten geprägt ist, wird strategisch eingesetztes eProcurement damit zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor und zu einem integralen Bestandteil moderner Unternehmenssteuerung.
