Im heutigen Beitrag der 14-tägigen Themenserie „Im Dialog – Wie Mitarbeiterbefragungen und Feedbackverfahren ihren vollen Mehrwert für Unternehmen entfalten“ erläutert Ihnen der Berater, HR- und IT-Experte Matthias Diete, was beim Erstellen eines Erhebungsfragebogens alles zu beachten ist.—
Ein Kernelement jeder Mitarbeiterbefragung ist der Fragebogen selbst. Es lohnt sich, die einzelnen Themenbereiche und Items mit Unterstützung externer Spezialisten zu erarbeiten.
Hände weg vom Standard!
Die Erkenntnis ist simpel: Eine Mitarbeiterbefragung kann nur dann zu aussagekräftigen Ergebnissen führen, wenn der Fragebogen auf die Ziele der Erhebung zugeschnitten wird. Die Güte der Fragen ist somit entscheidend für den gesamten Projekterfolg. Wer das weiß, greift nicht auf Standardfragebögen zurück, da ein Fragebögen „von der Stange“ die Chance ungenutzt lässt, die entscheidenden strategischen Informationen, die mithilfe der Befragung erschlossen werden sollen, zu bekommen.
Zu empfehlen ist es daher, sich von externen Fachleuten in enger Abstimmung mit den internen Projektverantwortlichen einen unternehmensspezifischen Fragebogen entwickeln zu lassen. Ein professionell arbeitendes Beratungsunternehmen wird im Rahmen einer solchen Fragebogenkonzeption auch die Meinung von „einfachen“ Mitarbeitern, zum Beispiel aus der Produktion, mit in den Entwicklungsprozess einfließen lassen.
Im Fragebogen auch die Verbesserungspotenziale erfragen
Abhängig von den Zielen einer Erhebung sollte der Fragebogen nicht nur auf die klassischen Untersuchungsthemen wie Arbeitszufriedenheit eingehen. Explizit ist auch nach Verbesserungspotenzialen etwa bei Führung, Kommunikation, Unternehmenskultur, Prozessen, Projekten et cetera zu fragen. Schon aus Gründen der Glaubwürdigkeit sollte der Fragebogen zudem Themen ansprechen, die brisant sein können.
Was häufig nicht bedacht wird: Über die Fragen können zudem Botschaften kommuniziert werden, die für das Unternehmen relevant sind. So können zum Beispiel die Ergebnisse größerer Restrukturierungen erfragt werden, oder es wird mithilfe entsprechender Fragen die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf wichtige Themen wie Innovation und Veränderungsbereitschaft gelenkt.
Usability beachten
Bei der Fragebogenkonstruktion ist darauf zu achten, dass die Prinzipien der klassischen Testtheorie beachtet werden. Die Rohfassung der Items sollte einer Feinjustierung unterzogen werden. Auch die sprachliche Qualität des Fragebogens ist zu überprüfen. Zu testen ist des Weiteren, ob die Handlungsinstruktion für die Teilnehmer nachvollziehbar und die durchschnittliche Zeitdauer zum Ausfüllen des Fragebogens kurz genug ist. Sonst besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter die Erhebung während des Ausfüllens abbrechen.
Wenn die Befragung online erfolgen soll, ist zudem auf die Benutzerfreundlichkeit (usability) zu achten. Das Layout sollte professionell, die Items gut lesbar und übersichtlich dargestellt sein. Jeder Fragebogenseite sollten die Befragten entnehmen können, wie viele Seiten sie noch zu beantworten haben. So können die Teilnehmer abschätzen, wie lange sie in etwa noch für die vollständige Beantwortung des Fragebogens benötigen.
Fragen mit Betriebsrat und Vorstand abstimmen
Sollen Mitarbeiter in verschiedenen Ländern befragt werden, sollte der Fragebogen mit den Personalverantwortlichen in diesen Ländern abgestimmt und verprobt werden. Entscheidend ist, dass der Fragebogen für die Länder, in denen ein Unternehmen präsent ist, nicht nur sprachlich richtig übersetzt wird, sondern dass eine Kulturübersetzung erfolgt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter alle Fragen richtig verstehen und beantworten. In Probeläufen kann überprüft werden, ob jedes Item verstanden wird und wie viel Zeit die Mitarbeiter beim Ausfüllen benötigen.
Nach der Finalisierung des Fragenkatalogs wird er mit allen Gremien, vom Betriebsrat bis zur Geschäftsführung / Vorstand, abgestimmt. Anschließend beginnt die Erhebungsphase. Was dabei zu beachten ist, vermittelt Ihnen der nächste Beitrag.—
Über Matthias Diete:
Matthias Diete studierte Betriebswirtschaft und Informationswissenschaften. Nach Tätigkeiten in der Industrie und für Beratungsunternehmen gründete er im Jahr 2001 gemeinsam mit Partnern die Cubia AG. Matthias Diete verantwortet bei der Cubia AG die Bereiche Entwicklung, IT und Qualitätsmanagement.
Mehr über Matthias Diete erfahren Sie im Internet unter: www.cubia.com.
