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Projektmanagement: Welche Funktionen hat eine gute PM-Software?

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Die PM-Software kann für jedes Unternehmen hilfreich sein. Entscheidend ist, wie sie verwendet wird. Denn die Einsatzgebiete sind sehr vielfältig. So ist die PM-Software ein Helfer bei der Ausarbeitung von Projekten und deren anschließender Verwirklichung. Daneben beinhaltet das Programm noch die Projektplanung sowie das Management der Ressourcen. Die Softwarelösung unterstützt auch bei der gesamten Zeiterfassung sowie dem Controlling. Besonders wertvoll ist der Einsatz bei einer großen Anzahl von Projekten und Beteiligten. Welche Funktionen eine PM-Software darüber hinaus für Unternehmen, beleuchtet folgender Beitrag.

Individuelle Softwarelösung für jedes Unternehmen

Der wichtigste Aspekt bei dem Einsatz einer PM-Software ist die Effizienz. Gerade in Unternehmen die eine Vielzahl von Projekten managen müssen, bietet die Software das richtige Tool. Denn die Softwarelösung lässt sich individuell auf jedes Unternehmen anpassen. Das ist wichtig, da die Komplexität in den meisten Fällen enorm ist. Unterschiedliche Formen der Abrechnung und der Verträge sowie unterschiedliche Laufzeiten sind nur einige Beispiele, für welche die Software die optimale Lösung findet. Im Endeffekt sorgt die Software für einen störungsfreien Ablauf eines jeden Projekts.

Die Verwendung einer PM-Software bietet dem einsetzenden Unternehmen viele Vorteile an. Zum einen lässt sich mit dem Einsatz von effektivem Projektmanagement das gesamte Projekt kontrollieren. Die Übersicht und die Transparenz sind dabei zu jeder Zeit uneingeschränkt gegeben. Insbesondere die Optimierung des Einsatzes von Personal kann besser koordiniert werden. Projektarbeit ist auch gleichzeitig Teamarbeit. Daher kann durch die PM-Software die Kommunikation untereinander gefördert werden. In der Folge kann das Projekt viel schneller umgesetzt werden. Die Softwarelösung ermöglicht auch für jeden Unternehmer eine erhöhte Kostenkontrolle.

Was sollte beim Einsatz beachtet werden?

Allerdings gibt es auch einige Punkte, die im Zusammenhang mit einer PM-Software beachtet werden sollten:

  • Die Anschaffung ist oft mit hohen Kosten verbunden.
  • Die Einarbeitungszeit in das Programm und die Struktur sollte nicht unterschätzt werden.
  • Die Softwarelösung ist für kleinere Projekte nicht selten zu komplex.

Die wichtigsten Funktionen einer PM-Software

Generell wartet eine gute PM-Software mit einer großen Anzahl von Funktionen auf. Darunter zählen vor allem:

  • Erfassung der Zeiten
  • Management der Termine, Aufgaben, Kommunikation und Dokumente
  • Dashboards über das Projekt
  • Überblick zu Charts und Kennzahlen
  • Balkenplanung
  • Workflows des Projektes
  • Management der Ressourcen, Kosten und Budgets
  • Übersichten in Form von Portfolios
  • Übersicht der Funktionalitäten mit Verwendung von Ampeln
  • Report über alle Begebenheiten
  • Zukunftssicherheit.

Sicherlich sollte jedes Unternehmen ausgerichtet auf die jeweiligen Bedürfnisse die richtige PM-Software aussuchen und auch verwenden. Nur wenn sämtliche Funktionen in die Unternehmensstruktur integriert werden können, ist eine hohe Effizienz erreichbar. Und jedes Projekt ist nur so gut wie die daran arbeitenden Mitarbeiter. Diese müssen die Software uneingeschränkt nutzen und beherrschen können. Dann kann eine PM-Software ein Schlüsselelement für jedes Projekt sowie eine zukunftssichere Lösung darstellen.

Karin Kreuzer

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