Meetings sind keine Kaffeekränzchen! Und damit daraus auch wirklich keines wird, ist die Vorbereitung nicht nur die halbe, sondern die ganze Miete. Das gilt insbesondere für jene Mitarbeiter im Unternehmen oder Institutionen, die besonders früh, quasi plötzlich Verantwortung tragen müssen. Wie Sie Konferenzen so vorbereiten, dass diese Sie und Ihre Angestellten und Kollegen wirklich voran bringen, verraten wir Ihnen im folgenden Beitrag.
Von der Palaverrunde zum Entscheidungsgremium
In vielen Betrieben genießen Meetings keinen guten Ruf. Und mit was? Mit Recht! Sicher, für das Unternehmen erfolgskritische Entscheidungen müssen besprochen werden. Allerdings mutieren diese, ursprünglich als Entscheidungsgremium gedachten Foren aufgrund fehlender Planung oft in schier endlose Palaverrunden. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, dass Ihre Meetings mehr liefern als nur ergebnislose Debatten.
Tipp 1: Weg von Ritualen
In vielen Unternehmen sind Meetings zu allwöchentlich, in viele Fällen gar alltäglichen, Ritualen verkommen. Doch Meetings sollten nicht zum Berufsalltag gehören. Dadurch verpuffen sie die Wirkung, die man mit ihnen unter Belegschaft erzielen möchte. Aus diesem Grund rufen Sie Meetings ausschließlcih ein, wenn wirklich Wichtiges auf der Tagesordnung steht. Zum Beispiel die künftige Unternehmensstrategie. Überlegen Sie sich bei jedem Meeting, welches Sie einberufen wollen: Muss das sein? Ist in vielen die Rundmail oder die Telefonkonferenz nicht die bessere Alternative?
Tipp 2: Das Ziel visualisieren
Für Philosphen mag „der Weg das Ziel“ sein. Doch für Unternehmer ist das Ziel manchmal einfach nur das Ziel. Allerdings wird dieses gerade in Meetings das Ziel gerne aus den Augen verloren, weil im Zuge der Diskussion neue Baustellen aufgemacht werden, die allenfalls nur am Rande mit dem eigentlichen Thema der Sitzung zu tun haben. Stellen Sie Ihr Ziele in den Fokus Ihrer Vorbereitung für Meetings. Visualisieren Sie Ihr Ziel. Schreiben Sie dieses zum Beispiel in großen Druckbuchstaben in die Mitte eines Flipcharts. Geht es darum, die Qualität Ihres Produktes zu verbessern. Stellen Sie ein vom Kunden reklamiertes, weil kaputt gegangenes Exemplar in die Mitte des Konferenztisches. Es gibt viele Möglichkeiten.
Tipp 3: Die richtigen Leute einladen
„Die Demokratie ist die schlechteste aller Staatsformen, …“. Schon Churchhill wusste, dass es bei bestimmten Entscheidungen ganz gut ist, wenn nicht alle in diese mit eingebunden werden. Bei manchen Fragen muss die Belegschaft akzeptieren, dass darauf nur der innere Führungszirkel eine Antwort finden kann. Dazu gilt es, die richtigen Leute einzuladen. Geht es beispielsweise um Produktentwicklung, sind die Ingenieure gefragt. Geht es um Umsatzsteigerungen, sind die Vertriebsleiter in den Konferenzraum einzuladen.
Tipp 4: Raum als dritten Konferenzleiter
In der Pädagogik wird gerne vom Raum als dritten Erzieher gesprochen. Damit ist gemeint, dass ein Klassenzimmer so gestaltet sein muss, dass das Kind darin ideale Bedingungen zum Lernen vorfindet. Auch im Beruf spielt der Raum eine wesentliche Rolle. Arbeitsplätze müssen ergonomisch eingerichtet sein, damit man keine Rückenschmerzen bekommt. Ob Meetings zum erfolg führen, hängt ebenfalls vom Raum ab. Niemand möchte wichtige Entscheidungen in einem dunklen, stickigen Hinterzimmer treffen. Licht und Raumklima wirken sich schließlich auf die Konzentration der Mitarbeiter aus. Falls das Meeting auf mehrere Stunden angesetzt ist, müssen auch Getränke und kleine Häppchen bereitgestellt werden. Sollte das Treffen auf mehrere Tage ausgelegt sein, ist auf eine Location außerhalb der Firma zurückzugreifen. Tagungshäuser oder Hotels zum Beispiel.
Tipp 5: Probieren Sie alles vorher aus
Alle sind da und es passiert … nichts. Zum Beispiel, weil die Technik versagt hat, während man mithilfe einer PowerPoint über die Agenda des Meetings informieren wollte. Solche Malheurs kosten Zeit. Zeit, die man nicht hat. Ein Probelauf hätte verhindert, dass so etwas passiert. Falls Sie für größere Meetings Notebook, Beamer et cetera brauchen, probieren Sie vor Beginn des Termins alles aus.
Fazit: Nicht zu große Erwartungen in Meetings setzen
Selbst wenn Sie oben aufgelistete fünf Tipps einhalten, ist der Erfolg Ihres Meetings noch lange nicht garantiert. Denn auf die Botschaften, die Sie in derartigen Treffen senden, reagiert jeder Mitarbeiter ganz unterschiedlich. Gerade wenn es um große Themen, wie eine Neuausrichtung Ihres Unternehmens geht, sollten Sie sich dieser Tatsache stets bewusst sein und nicht zu große Erwartungen in Meetings setzen.
