Projekte scheitern immer wieder – aus den verschiedensten Ursachen. Wie man Krisenprojekte retten kann, dafür hat Henning Zeumer in den beiden letzten Beiträgen so einige Tipps verraten (Wie man Krisenprojekte retten kann und Rettung von Krisenprojekten – Teil II). Aber wenn das sprichwörtliche Kind schon in den Brunnen gefallen ist, hilft meist nur noch eins: Die Projekt-Revision.
In seinem heutigen Beitrag zur Themenserie “Turnaround in Projekten” erklärt Henning Zeumer, wie eine Projekt-Revision doch noch zum Erfolg führen kann.
Status des Projektes unklar?
Waren Sie sich schon mal mit einem Kunden oder Lieferanten nicht ganz einig über den Status oder Umfang und Fälligkeit von Lieferungen, bzw. darüber, wer für die Abweichungen vom ursprünglich Vorgesehenen die Verantwortung trägt? Ganz ungewöhnlich ist diese Situation sicher nicht, und die möglichen Ursachen dafür sind ebenso vielfältig wie die möglichen Entwicklungen, die sich daraus für das Projekt ergeben können, gewollt oder ungewollt. Oft ist eine Projekt-Revision der einzige Ausweg.
Ein Fall aus der Praxis: ein Projekt fährt sich fest
In dem Fall, den ich Ihnen heute schildern möchte, ging es um eine Software-Entwicklung, die ein Lieferant liefern sollte, und die aus vielerlei Gründen deutlich über den vereinbarten Fertigstellungszeitpunkt geschossen war. Der Lieferant und stellte seinen Mehraufwand per Change Request in Rechnung, was der Auftraggeber ablehnte. Daraufhin drohte der Lieferant, die Arbeiten einzustellen. Im Ergebnis biss sich die Katze also in den Schwanz.
In solchen Fällen kann man sich viele Folgeszenarien vorstellen, insbesondere, wenn sich die Parteien in gegenseitigen Schuldzuweisungen festbeißen, der Kunde auf Einhaltung der Lieferungen besteht und mit Pönalen droht. Wenn dann erst mal die Anwälte mit am Tisch sitzen, kann so ein Projekt leicht insgesamt kippen, zumindest wird es dann aber hässlich und teuer.
Mit einer Projekt-Revision Kosten und Ärger sparen
Bevor man hier aber Systementwicklung juristisch betreiben wollte, hatte man sich besonnen und mir als externem „Unparteiischem“ den Auftrag erteilt, die Situation einer Projekt-Revision zu unterziehen, um einen gesicherten Status, kritische Aktionsfelder und die Aussichten auf die Chancen für einen erfolgreichen Abschluss zu erhalten, auf dem sich weitere Verhandlungen unter den Parteien gründen konnten. Wohlgemerkt: Bei einer Projekt-Revision soll es um Lösungen gehen, nicht um das Finden eines Schuldigen!
Durch die Projekt-Revision wieder Fahrt aufnehmen
Selten geht das Ergebnis eindeutig zulasten eines Beteiligten, so auch in diesem Fall, wobei die Details hier zu weit führen würden. Wichtig ist aber, dass man nach der fachkundigen Versachlichung der Gemengelage und der Identifikation der zu behebenden Probleme zu Lösungen und Vereinbarungen kommen konnte, mit denen der Gesamterfolg des Projekts aus der Gefahrenzone geholt werden konnte und die jeweiligen Business Cases mit ein paar Blessuren davon kamen.
Jeder Fall liegt anders
Während in diesem Projekt der gordische Knoten mit einer objektiven Situationsanalyse und einigen, wenn auch schmerzhaften, Change Requests durchschlagen werden konnte, sind es in anderen Fällen oft gerade die vielen Änderungsanträge, die zu Mehrkosten und schließlich Streit führen. Besonders oft geschieht das, wenn im Projektthema (z.B. Einführung eines speziellen IT-Systems) unerfahrene Unternehmen oder Behörden vom Knowhow von Beratungshäusern abhängig sind. Auch hier habe ich schon einige Male mit einer Projekt-Revision, der vertraglichen Obligationen und der Projektmanagement-Prozesse klärend und vermittelnd helfen können. Dem erfahrenen und unabhängigen Projektmanagement Professional offenbaren sich meist schnell die Knack- und Schwachpunkte, und er kann außer zur Lösung akuter auch zu einer nachhaltigen Prävention weiterer Schieflagen beitragen.
Vorbeugen ist besser und billiger als Sanieren
Besonders schlau handeln natürlich Unternehmen, die nicht erst im Krisenfall auf externe Hilfe zurückgreifen müssen, sondern pro-aktives Risikomanagement und regelmäßige Projektaudits durchführen. Mit der Messung der Projektperformance bezüglich der gesteckten Ziele und der Überprüfung der Anwendung adäquater PM-Methoden und ‑Werkzeuge und entsprechender Regeln in kontinuierlicher Frequenz lässt sich ganz leicht eine wirkungsvolle Projekt-Qualitätssicherung darstellen, die sich auch sehr schnell in strategischen Vorteilen wie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit niederschlägt. Und sollten dazu die Ressourcen oder Fachleute fehlen, kann man ja immer noch (zeitweise) auf Externe zurückgreifen…
Ihr
Henning Zeumer
Über Henning Zeumer
Henning Zeumer ist seit mehr als 25 Jahren freiberuflicher Programm- und Projektmanager, PMI-zertifizierter PMP®, PgMPSM und auch Certified Scrum Master (CSM®). Seine besondere Expertise ist die Begutachtung und Sanierung gefährdeter Projekte. Er ist dabei auch beratend tätig im Portfolio-, Programm- und Projektmanagement als Advisor zur Entwicklung von PM-Aufbau- und Ablauforganisationen und -Infrastruktur, sowie Coach für Operational Excellence in Projekten.
Weitere Informationen zu Henning Zeumer finden Sie unter www.der-Projekt-Sanierer.de.
