1. Fehlende Steuernummer oder Identifikationsnummer
Laut dem hierzulande geltenden Gesetz besteht für Unternehmer:innen jeder Art die Pflicht zur Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beziehungsweise der Steuernummer (elf Ziffern zur eindeutigen Identifikation ohne ersichtliche personenbezogene Daten). Erfolgt der Rechnungsversand an eine Rechnungsanschrift innerhalb Deutschlands, so steht es Selbstständigen frei, welche dieser Nummern auf dem Dokument vermerkt ist. Im EU-Ausland allerdings gelten strengere Regelungen. In einigen Situationen besteht nämlich eine verpflichtende Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dieser Fall tritt ein, wenn es sich bei beiden Seiten um umsatzsteuerpflichtige Regelunternehmer:innen handelt.
2. Falsche Datierung und Rechnungsnummer
Zu den typischen Fehlern gehört die Angabe einer falschen Rechnungsnummer. Grundsätzlich sind individuelle und einzigartige Rechnungsnummern zur jeweiligen Zuordnung notwendig. Neben der Rechnungsnummer selbst ist auch eine falsche Datierung ein unterschätztes Problem bei der Rechnungsstellung. Inkorrekte Datierungen oder gar ein fehlendes Datum sind nicht rechtskonform – und damit ungültig. Zwingend auf dem Dokument vermerkt sein müssen daher
- der Leistungszeitraum sowie
- das Ausstellungsdatum.
Sobald eine oder beide Angaben fehlen, hat der Kunden oder die Kundin das Recht der Zahlungsverweigerung.
3. Verpflichtende Angaben auf der Rechnung
In der Regel handelt es sich bei den gravierendsten Fehlern um vergessene Informationen, etwa eine fehlende Steuernummer oder eine falsche Datierung. Jedoch sind auch weitere Positionen und Details nicht als Fehlerquelle auszuschließen. Tipp: Bei der Rechnungsstellung können Neulinge von speziellen Hilfsmitteln wie www.onrech.de profitieren und so ihre Fehleranfälligkeit durch fehlende Pflichtangaben gezielt reduzieren. Insbesondere simple und einfach zu bedienende Rechnungsprogramme sind benutzerfreundlich und erleichtern freiberuflich und selbständig Tätigen den erfolgreichen Einstieg in ihren Markt oder ihre Branche. So sparen sie wertvolle Zeit bei der Erstellung einer Rechnung und können sich auf andere Aktivitäten zum Business-Aufbau konzentrieren.
Zu den verpflichtenden Angaben auf einer Rechnung gehören zahlreiche Informationen:
- Anschrift des Unternehmens
- Anschrift des Kunden / der Kundin
- Datum des Leistungszeitraums
- Datum der Rechnungsstellung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Produktbezeichnung(en) mit Menge
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungssumme (siehe auch 5.)
- Hinweis auf gesetzliche Aufbewahrungspflicht
- Hinweis auf Kleinunternehmerregelung sofern zutreffend
- Hinweis auf Preisminderung sofern zutreffend
- Hinweis auf Differenzbesteuerung sofern zutreffend.
Info: Weitere Angaben, wie zum Beispiel eine Grußformel sowie eine Ansprache und Unterschrift, sind optional.
4. Versand über elektronische Dienste
Hartnäckig hält sich die Annahme, eine per E-Mail versendete Rechnung sei nicht gültig. Grundsätzlich haben sich die Regelungen in den vergangenen Jahren drastisch geändert. Inzwischen gilt: Der Versand von elektronischen Rechnungen ist vollkommen gültig und rechtskonform. Er kann etwa über eine E-Mail mit einer PDF im Anhang erfolgen. Wichtig ist hierbei allerdings, dass der:die Empfänger:in der Rechnung ausdrücklich mit der elektronischen Rechnungsstellung einverstanden ist.
Trotz dieser flexibleren Möglichkeiten sind auch elektronische Rechnungen sämtlichen Auflagen unterworfen. Die Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen müssen weiterhin gewährleistet sein. Im Falle einer materiellen Rechnung sind diese über einen gewissen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufzubewahren. Hinweis: Zur Sicherheit lohnt sich die Erstellung einer Kopie. Der verpflichtende Zeitraum der Aufbewahrung gilt unabhängig vom Aufbewahrungsmedium und gilt demnach auch für elektronische Rechnungen mit derselben Frist.
5. Berechnung des Steuersatzes
Zu den weiteren gängigen Fehlern gehört die Berechnung eines falschen Steuersatzes. Handelt es sich um eine:n Kleinunternehmer:in nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG), lässt sich die Berechnung komplett vernachlässigen, da damit eine Befreiung von der Umsatzsteuer vorliegen kann. Hier ist jedoch zwingend ein Vermerk für den:die Rechnungsempfänger:in auf der Rechnung vorzunehmen. Übersteigen die Einkünfte eine gewisse Betragsgrenze im Kalenderjahr, so ist es jedoch verpflichtend, die besagte Umsatzsteuer auszuweisen. Dieser Satz liegt bei neun oder 19 Prozent. Welcher Steuersatz letztlich greift, ist von der vorliegenden Dienstleistung beziehungsweise dem verkauften Produkt abhängig. Auf der Rechnung aufzuführen sind dabei auch der
- Nettobetrag,
- Bruttobetrag,
- angewandte Steuersatz sowie
- entfallende Steuerbetrag.
