Die Wurzel des Übels: Die GoBD
Die Verfahrensdokumentation ist der Kern der seit 2015 geltenden GoBD. Hinter dieser Kurzform versteht man die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Mit anderen Worten muss demnach die Buchhaltung auch bei Belegen in elektronischer Form nachvollziehbar, zu jeder Zeit überprüfbar und vollständig erfolgen. Als essenzieller Teil der GoBD gibt die Verfahrensdokumentation einen genauen Aufschluss über den kompletten Aufbau und die Abläufe der elektronischen Buchführung im Unternehmen.
Kennzeichen der Verfahrensdokumentation
Die genauen Inhalte der Verfahrensdokumentation orientieren sich zwar am jeweiligen Unternehmen. Denn in jedem Betrieb sind die Abläufe und die EDV individuell an die Unternehmensbedarfe angepasst. Es gibt jedoch einige zentrale Punkte, die eine Verfahrensdokumentation enthalten sollte. Dazu zählen
- Ein allgemeiner Überblick über das Unternehmen, der dem Betriebsprüfer genaue Informationen über den Unternehmenszweck, den Aufbau und die Abläufe gibt.
- Die Prozessdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente erfasst, weiterverarbeitet und archiviert werden.
- Die Anwenderdokumentation, die alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse widerspiegelt.
- Die technische Systemdokumentation, welche sämtliche eingesetzte IT-Systeme, also Hardware, Software und Konfigurationen, beschreibt.
- Die Betriebsdokumentation, welche alle Schutzvorkehrungen gegen Datenverlust und Verfälschungen enthält
- Informationen über interne Kontrollmaßnahmen, die die Einhaltung der Vorschriften garantieren.
Wichtig ist, dass auch alle Systemänderungen lückenlos festgehalten werden. Dazu muss eine Änderungshistorie sowie eine Versionierung der Verfahrensdokumentation vorhanden sein.
Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation?
Womit sich der Betriebsprüfer im Detail zufrieden gibt, lässt sich zwar nicht allgemeingültig sagen. Allerdings ist es sinnvoll, sich an folgenden 4 Faktoren zu orientieren, die den Umfang der Verfahrensdokumentation beeinflussen:
- Die Unternehmensorganisation
- Die Unternehmensgröße
- Die Komplexität des Geschäftsbereichs
- Die Organisationsstruktur des genutzten DV-Systems.
Als Unterstützung können sich Unternehmer von Steuerberatern beraten lassen oder an bestehenden Muster-Verfahrensdokumentationen orientieren. Letztere sind individualisierbar und können als Vorlage dienen. Oft sind sie jedoch auch unübersichtlich, komplex, zeitaufwendig und auf größere Unternehmen ausgelegt. Eine Alternative dazu bietet eine cloud-basierte Software für Verfahrensdokumentation. Damit sind Unternehmer selbstständig in der Lage, eine Verfahrensdokumentation für ihr Unternehmen zu erstellen. Die Software gibt hierzu wertvolle Step-by-Step Hilfestellung mit unterschiedlichen Erläuterungen sowie Hinweisen zu essenziellen Punkten der Verfahrensdokumentation. Dadurch sparen Sie potenziell wertvolle Zeit und Geld.
Was kann bei Mängeln passieren?
Die Verfahrensdokumentation muss allem voran verständlich und durch den Betriebsprüfer innerhalb einer angemessenen Zeit überprüfbar sein. Doch was passiert, wenn Sie sich nicht daran halten? Oder was geschieht, wenn der Betriebsprüfer unzufrieden ist? Bei gravierenden Mängeln können Betriebsprüfer die Buchführung verwerfen und hinzuschätzen. Diese Hinzuschätzungen können schlimmstenfalls zwischen 5 und 10 Prozent des Unternehmensumsatzes liegen. Daher lohnt es sich für Unternehmen, sich frühzeitig mit dem Stichwort auseinanderzusetzen.
