Newsletter-Tool Funktionen: Viel mehr als E-Mail-Marketing
Die Auswahl an Newsletter-Tools ist riesig. Die Suche nach der richtigen Software kann sich daher schwierig gestalten. Welche Newsletter-Tool Anforderungen müssen wirklich erfüllt sein? Daher ist es ratsam, zunächst die kostenlose Version zu nutzen, um die Newsletter-Tool Funktionen zu testen. Die meisten Anbieter stellen einen Free-Tarif mit begrenzten Kontakten und limitiertem Funktionsumfang zur Verfügung. In unserem Vergleich der wichtigsten E-Mail-Marketing-Anbieter erhalten Sie dazu umfassende Informationen.
Die meisten Newsletter-Tools bieten zudem inzwischen umfangreiche Zusatzfunktionen. So lassen sich neben Newsletter-Kampagnen auch Landing Pages, Live-Chats oder Webinare erstellen.
Da fragt man sich natürlich: Welche Newsletter-Tool Anforderungen müssen unbedingt erfüllt sein? Absolute Basisfunktionen, ohne die kein Newsletter-Tool auskommt, sind:
- Adressdatenbank mit E-Mail-Adressen und persönlichen Daten der Empfänger
- Editor zur Erstellung von HTML-Mailings oder Textmailings
- Versandmaske, in der man Empfängergruppe auswählen kann
- Übersichtliches Reporting über Öffnungs- und Klickraten
Checkliste: Newsletter-Tool Anforderungen
Neben diesen absoluten Basics gibt es noch weitere Newsletter-Tool Funktionen, die die Kampagnenplanung und -durchführung erheblich erleichtern. Sie sorgen dafür, dass E-Mail-Marketing zum einen effektiv und erfolgreich, zum anderen rechtssicher durchgeführt werden kann. Beides entscheidende Punkte, auf die man nicht verzichten kann. In ihrem Funktionsumfang unterscheiden sich die Newsletter-Tools. Daher sollte man sich fragen: Welche Funktionen brauche ich wirklich?
Welche Newsletter-Tool Funktionen brauche ich wirklich?
Bevor Sie sich mit der Frage nach der richtigen Software befassen, sollten Sie eine Strategie für Ihr E-Mail-Marketing definieren. Was wollen Sie mit Ihren Kampagnen erreichen? Welche Kundenbedürfnisse wollen Sie mit Ihrem Newsletter erfüllen? Welche Funktionen muss die Software dafür mitbringen?
Erstellen Sie im nächsten Schritt eine Liste der Funktionen, die Ihr Newsletter-Tool braucht. Anschließend wählen Sie passende Tools aus und testen diese.
Liste der Newsletter-Tool Anforderungen
Um effektives, erfolgreiches und rechtssicheres E-Mail-Marketing zu betreiben, müssen diese Newsletter-Tool Anforderungen erfüllt sein:
- DSGVO-Konformität
- Einfache Bedienbarkeit
- Zuverlässige Newsletter-Zustellung
- Einwandfreie Darstellung in verschiedenen Browsern und Mailingdiensten
- Gut erreichbarer Kundenservice und Support
- Schnittstellen und Plugins
- Möglichkeit zur Personalisierung
- Individualisierung und Segmentierung von Mailings
- Übersichtliches Reporting
- A/B-Testing
Diese 10 Newsletter-Tool Anforderungen sind ein Muss
Es gibt auf dem Markt eine Vielzahl an Newsletter-Tools, die unterschiedliche Funktionsumfänge bieten. Nicht jeder braucht alle davon. Doch diese 10 Newsletter-Tool Anforderungen sollten unbedingt erfüllt sein:
1. Newsletter DSGVO-konform versenden
Seit Mai 2018 unterliegen die Daten von EU-Bürgern besonderem Schutz. Durch die Datenschutzgrundverordnung wird sichergestellt, dass personenbezogene Daten nur noch eingeschränkt beziehungsweise mit ausdrücklicher Einwilligung gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Diese Vorgaben gelten auch für das E-Mail-Marketing, da hier mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird.
Um sich einen ersten Eindruck zum Thema Datenschutz zu verschaffen, sollten Sie diese Fragen beantworten:
- Wo werden die Daten gehostet? Bevorzugen Sie Mailing-Tools, deren Server-Standorte in der EU liegen.
- Werden Einwilligungen umfassend dokumentiert? Die Software sollte Opt-Ins, versendete Opt-Mails und weitere Zustimmungen der Abonnenten dokumentieren. So können Sie im Zweifel die Einwilligungen nachweisen.
- Werden Reaktionsdaten (Öffnungs- und Klickraten) mit personenbezogenen Daten zusammengeführt? Diese Daten dürfen nicht miteinander verknüpft werden.
Umfassende Informationen darüber, wie Sie Ihren Newsletter DSGVO-konform versenden, erhalten Sie in diesem Artikel. Dort finden Sie auch eine Übersicht über die Anbieter, die Datenschutz besonders großschreiben.
2. Einfache Bedienbarkeit
Marketingverantwortliche sind meist keine IT-Experten. Daher ist es wichtig, dass sich Newsletter relativ leicht erstellen lassen. Hilfreich ist dafür eine Auswahl von Vorlagen und Templates, abgestimmt auf das jeweilige Unternehmen. Diese sollten im Responsive Design vorliegen, so dass der Newsletter auf jedem Bildschirm richtig angezeigt wird.
Nicht jeder E-Mail-Client stellt zudem HTML-E-Mails korrekt dar. Aus diesem Grund sollte der Newsletter auch als Auto-Text-Version versendet werden.
Der Newsletter-Editor sollte zudem intuitiv zu bedienen sein, Bilder und Texte automatisch anpassen und für den Versand optimieren.
3. Zuverlässige Zustellbarkeit
Was bringt ein Newsletter, der sein Ziel nicht erreicht? Gar nichts. Eine zentrale Newsletter-Tool Anforderung ist daher eine hohe Zustellungsrate. Diese gibt an, wie viele Newsletter tatsächlich ankommen und wie viele Deiner Mails im Spam landen. Die Software CleverReach beispielsweise wurde von unabhängiger Stelle mit dem Siegel „Beste Zustellbarkeit“ ausgezeichnet.
4. Einwandfreie Darstellung: Preview-Rendering-Funktion
Dein Newsletter sollte von allen gängigen E-Mail-Programmen und Webmail-Diensten korrekt dargestellt werden. Ob Outlook, Gmail, GMX oder Web.de – testen Sie vorab die Darstellung. Dafür sollte die Mailing-Software eine Preview-Rendering-Funktion haben, mit der sie vorab die einwandfreie Darstellung prüfen können.
5. Kundenservice und Support
Auch die beste Software funktioniert manchmal nicht ohne Probleme. Gerade beim Newsletterversand herrscht oft Zeitdruck, da dieser zu bestimmten Terminen raus muss. Zunächst sollte der Software-Anbieter seinen Kunden eine umfangreiche Schulung bieten.
Ein persönlicher Ansprechpartner und zuverlässiger technischer Support sind darüber hinaus wichtige Faktoren. Dieser sollte mindestens per E-Mail, besser jedoch auch via Chat und Telefon erreichbar sein. In Notfällen sollte der Support schnell und zuverlässig aktiv werden.
Dies ist eine der zentralen Newsletter-Tool Anforderungen, die der Newsletter-Software-Anbieter umfassend zur Verfügung stellen sollte.
6. Schnittstellen und Plugins
Newsletter-Tools sollten in der Lage sein, sich mit allen externen Systemen zu verbinden. Beispiele dafür sind das das Shop-Management oder das CRM. Diese sind notwendig, um beispielsweise Geburtstagsmailings, automatisierte Reaktivierungskampagnen oder E-Mails an Warenkorbabbrecher zu senden.
Schnittstellen und Integration ermöglichen den Zugriff und die Aktualisierung dieser Systeme und sorgen so für vollständige Datensätze. E-Mail-Marketing erfordert eine Vielzahl von Dateneingaben. Wenn Sie also intelligente Newsletter erstellen wollen, müssen Sie diese miteinander verknüpfen können.
Eine wichtige Newsletter-Tool Anforderungen sind daher vorhandene Schnittstellen zu Drittanbieter-Tools. Alternativ können Sie bei manchen Newsletter-Tools auch selbst Schnittstellen programmieren.
7. Personalisierung
In jedem Newsletter sollten die Empfänger persönlich angesprochen werden. Den eigenen Namen zu lesen, sorgt sofort für Aufmerksamkeit. Allerdings geben Abonnenten den Namen nicht immer an. Eine alternative persönliche Anrede ist deshalb eine wichtige Newsletter-Tool Funktion.
8. Individualisierung und Segmentierung
Ist der Inhalt einer E-Mail auf die Interessen der Empfänger zugeschnitten? Eine Segmentierung oder Individualisierung erhöht die Relevanz einer Nachricht. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel Produkte online verkauft, können Sie Kunden anhand ihrer Kaufhistorie segmentieren und ihnen gezielte Nachrichten über neue Produkte schicken. Oder Sie können E-Mails mit Informationen wie Kundenpräferenzen oder kürzlichen Käufen personalisieren. Durch Individualisierung und Segmentierung Ihrer Mailings können Sie die Conversion Rate erhöhen.
9. Reporting
Wer Kampagnen durchführt, will wissen, ob sie erfolgreich sind. Dies ist die Voraussetzung für die weitere Optimierung des E-Mail-Marketings. Dafür muss eine E-Mail-Marketing-Software bestimmte Daten erheben und auswerten.
Das Reporting sollte zu diesem Zweck folgende Daten auflisten:
- Zustellrate: Die Gesamtmenge der Empfänger minus Bounces.
- Öffnungsrate: Anteil der Empfänger, die den Newsletter geöffnet, beziehungsweise die Grafiken heruntergeladen haben.
- Klickrate: Alle Klicks in einem Mailing geteilt durch die Anzahl der zugestellten Mails.
- Effektive Klickrate (auch: Click-to-Open Rate): Anteil der Empfänger, die die E-Mail geöffnet und dann einen Link in der Mail geklickt haben.
- Verteilerwachstumsrate: Zuwachs an neuen Newsletter-Abonnenten.
- Abmelderate: Anteil der Empfänger, die sich über den Abmeldelink aus dem Verteiler ausgetragen haben.
- Bouncerate: Anteil der Mails, die nicht zustellbar waren.
- Conversion Rate: Wie viele der vorab definierten Aktionen wurden nach einem Klick auf einen Link in der Mail auf der Unternehmenshomepage ausgeführt? Definierte Aktionen sind zum Beispiel eine Bestellung im Online-Shop oder eine Registrierung für ein Event.
Achten Sie bei der Prüfung der Newsletter-Tool Funktionen genau darauf, was hier an Möglichkeiten bestehen und wie Ihre Newsletter-Tool Anforderungen abgedeckt sind.
10. A/B-Testing
Vor dem eigentlichen Newsletterversand kann man mithilfe von A/B-Testing die beste Newsletter-Version finden. Dazu werden verschiedene Varianten eines Newsletters versenden. Beispielsweise unterscheiden sich Versandzeitpunkt, Bilder, Linktexte oder -platzierungen. A/B-Testing ist eine wichtige Newsletter-Tool Funktion, um Kampagnen zu optimieren.
Vor dem Kauf informieren! 5 Tipps
Die meisten Newsletter-Tools bieten Funktionen, die weit über das Versenden von Mailings hinausgehen. Daher beherzigen Sie die folgenden fünf Tipps, bevor Sie sich für ein Newsletter-Tool entscheiden:
- Legen Sie fest, welche Funktionen Sie für Ihre Kampagnen wirklich brauchen.
- Nutzen Sie den Free-Tarif und testen Sie das Produkt, bevor Sie ein Newsletter-Tool kaufen.
- Mit dem Funktionsumfang steigt der Preis. Kaufen Sie nur die Funktionen, die Sie auch nutzen!
- Achten Sie darauf, dass die wichtigsten Newsletter-Tool Anforderungen immer erfüllt sind.
- Bevorzugen Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen europäische Anbieter.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der richtigen Auswahl Ihres Newsletter-Tools mit den für Sie passenden Funktionen.
