Newsletter DSGVO konform versenden: Tool-Anbieter, Anmeldung und Versand
Bevor ein Newsletter an den Start geht, sind einige Schritte zu tun. Bei jedem dieser Schritte sollten Sie die Bestimmung der DSGVO im Hinterkopf behalten, um die Daten Ihrer Abonnenten rechtssicher zu erheben, zu speichern und zu verwenden. Mehr dazu erfahren Sie auch in unserem Vergleich der wichtigsten Newsletter-Tools.
Schritt 1: Treffen Sie Vorbereitungen für Ihren DSGVO konformen Newsletter
Bevor Sie Ihren Newsletter versenden, müssen Sie diese Vorbereitungen treffen:
- Prüfen Sie, ob der Server-Standort des Tool-Anbieters in Europa liegt
- Schließen Sie mit Ihrem Anbieter einen Vertrag zur Datenauftragsverarbeitung ab (AV-Vertrag) ab. Normalerweise stellen Newsletter-Software-Anbieter diesen zur Verfügung.
- Veröffentlichen Sie auf Ihrer Website eine Datenschutzerklärung, in der sie darlegen, welche Daten Sie erheben, wie Sie sie speichern und ob diese gegebenenfalls an Dritte weitergegeben werden. Verdeutlichen Sie auch, wozu Sie diese Daten erheben.
- Newsletter Datenschutz: Prüfen Sie, ob der Tool-Anbieter die gesammelten Daten weitergibt. Dies ist zwar selten, kommt aber dennoch vor.
Schritt 2: Machen Sie die Anmeldung für Ihren Newsletter DSGVO konform
Haben Sie sich für ein Newsletter-Tool entschieden, können Sie mit dem Versand beginnen. Um Ihren Newsletter DSGVO konform zu versenden, müssen Sie im Anmeldeformular folgende Punkte integrieren:
- Newsletter Abonnenten müssen explizit in den Erhalt einwilligen. Rechtssicherheit bietet hier das Double-Opt-in-Verfahren. Hat sich jemand für Ihren Newsletter auf Ihrer Website eingetragen, so muss er dies noch über einen Anmeldelink, den er per Mail erhält, bestätigen.
- Kommunizieren Sie den Zweck des Newsletters: Teilen Sie Ihren Abonnenten mit, was sie in Ihrem Newsletter erwartet und halten Sie dies auch ein. Versenden Sie Newsletter zu mehreren Themen oder Zwecken, dann geben Sie Ihren Empfängern die Möglichkeit, per Checkbox auszuwählen.
- Machen Sie Angaben zum Absender. Für Newsletter besteht Impressumspflicht.
- Integrieren Sie einen Hinweis (Link) auf die Datenschutzerklärung und holen Sie die Einwilligung zu dieser ein.
- Weisen Sie auf die Abmeldemöglichkeit vom Newsletter hin.
- Informieren Sie Ihre Leser über die Versandfrequenz.
- Newsletter Datenschutz: Erheben Sie so wenig Daten wie möglich; als Pflichtfeld dürfen Sie laut DSGVO nur die E-Mail-Adresse abfragen. Zwar können Sie weitere Daten wie Name, Geburtsdatum oder Adresse abfragen, aber nur optional.
Schritt 3: Versenden Sie Ihren Newsletter DSGVO konform
Um Ihren Newsletter DSGVO konform versenden zu können, müssen Sie folgende Punkte einhalten:
- Beachten Sie die Zweckgebundenheit Ihres Newsletters.
- Jeder Newsletter muss die Möglichkeit zur Abmeldung enthalten. Am besten integrieren Sie hierfür einen Link im Footer.
- Protokollieren Sie die Einwilligungen Ihrer Empfänger, um diese im Zweifel nachweisen zu können.
Schritt 4: Gewährleisten Sie das „Recht auf Vergessenwerden“
Um Newsletter DSGVO konform zu versenden, müssen die Empfänger das „Recht auf Vergessenwerden“ wahrnehmen können. Beim Newsletterversand werden zahlreiche Daten über die Abonnenten und Kunden gesammelt. Damit beim Newsletter Datenschutz gewährleistet ist, kann eine Person die vollständige Löschung aller über sie gespeicherten Informationen beantragen. Wenn kein Konflikt zu anderen Aufbewahrungspflichten besteht, müssen Sie dieser Forderung nachkommen. Allerdings widerspricht es nicht dem Newsletter Datenschutz, wenn diese Daten anonymisiert in den Newsletter-Statistiken gespeichert bleiben.
Newsletter DSGVO konform versenden mit dem richtigen Tool-Anbieter
Der DSGVO-konforme Newsletterversand ist einfacher, wenn Sie sich für einen deutschen oder europäischen Tool-Anbieter entscheiden. Die meisten europäischen Newsletter-Tools speichern die Daten ausschließlich auf europäischen Servern. Dadurch sind sie vor Zugriffen besser geschützt.
Zwar können Sie auch mit US-amerikanischen Anbieter wie Mailchimp oder ActiveCampaign Newsletter DSGVO-konform versenden. Allerdings müssen Sie hier selbst dafür sorgen, dass die strengen europäischen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Dazu müssen Sie erheblichen vertraglichen Aufwand betreiben sowie eine Risikobewertung durchführen lassen. Beides müssen Sie zudem dokumentieren. Einfacher ist es da, ein DSGVO-konformes Newsletter-Tool zu nutzen, das personenbezogene Daten nur in einem EU-Land speichert.
CleverReach
CleverReach erfüllt die Allgemeine Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Durch die Speicherung aller Daten in Europa und die Nutzung zertifizierter Rechenzentren übertrifft CleverReach das strenge EU-Datenschutzgesetz. CleverReach hat seine Informationssicherheitssysteme zudem durch den TÜV auditieren lassen. Die Rechenzentren sind nach DIN-Normen zertifiziert und erfüllen die gleichen Datensicherheitsstandards wie der Bankensektor.
KlickTipp
Neben DSGVO konformem Newsletterversand bietet KlickTipp noch zusätzliche Sicherheitsfunktionen. Allen Nutzern steht bei datenschutzrelevanten Fragen rechtliche Unterstützung zur Verfügung. Experten beantworten diese Anfragen über das so genannte Privacy Dashboard innerhalb kürzester Zeit vollständig.
Quentn
Als deutsches inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz in Brandenburg ist Quentn absolut konform mit der DSGVO. Das Double-Opt-in-Verfahren lässt sich nicht umgehen. Somit können Newsletter und Mailings nur an die Empfänger verschickt werden, die dem Versand wirklich ausdrücklich zugestimmt haben. Im Anmeldeformular ist zudem eine Checkbox integriert, die die Zustimmung zur Datenschutzrichtlinie einholt und zusätzliche User Daten, wie IP-Adresse und Domain erfasst. Für alle Datenschutzfragen steht Quentn-Kunden ein kompetenter Support zur Verfügung, der Unsicherheiten bei der Erstellung von Kampagnen klärt.
Brevo
Kunden des französischen Newsletter-Anbieters Brevo müssen sich um DSGVO-Konformität keine Sorgen machen. Der TÜV Rheinland hat das Newsletter-Tool geprüft: Es erfüllt vollständig die Vorgaben der strengen europäischen Datenschutzgrundverordnung. Die Kundendaten liegen auf europäischen Servern und der Unternehmenssitz befindet sich ebenfalls in der EU.
GetResponse
GetResponse ist ein polnischer und damit europäischer Anbieter. Somit ist das Tool DSGVO-konform verwendbar. Integrierte Einwilligungsfelder sorgen für die transparente Verwendung von Kunden- und Kontaktdaten. Targetierte Mailings versendet GetResponse nur auf Basis der Einwilligung.
Diese Punkte muss ein rechtskonformer Newsletter auch noch enthalten
Ein rechtskonformer Newsletter muss strikte Kriterien beim Anmeldeverfahren, bei der Speicherung und Verarbeitung der Daten und beim Versand erfüllen. Darüber hinaus gibt es noch weitere Punkte, die ein Newsletter enthalten muss, um rechtskonform zu sein:
Impressum muss im Newsletter enthalten sein
Newsletter fallen rechtlich gesehen unter die Telemedien. Aus diesem Grund unterliegen sie der Impressumspflicht. Unklar ist, ob ein Link auf das Impressum auf der Website ausreicht, oder ob das Impressum direkt im Newsletter enthalten sein muss. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie daher das Impressum direkt in Ihre E-Mail-Signatur einbinden.
Ziel der Impressumspflicht ist, dass die Empfänger des Newsletters schnell Kontakt zu Ihnen aufnehmen können. Zudem erkennen Sie so direkt, wer der Absender des Newsletters ist. Um Ihren Newsletter DSGVO konform zu versenden, sollten Sie folgende Punkte auflisten:
- Name des Unternehmens und die Rechtsform
- Firmenadresse
- Vertretungsberechtigter
- Telefonnummer und Kontakt-E-Mail-Adresse
Korrekte Preisangaben im Newsletter
Newsletter sind ein Marketing-Instrument. Daher ist Produktwerbung keine Seltenheit. Um die Rechtssicherheit Ihres Newsletters zu garantieren, müssen Sie die Preise für die Produkte korrekt angeben. Rechtliche Grundlage ist die Preisangabenverordnung. Nur wenn Sie die Preise richtig angeben, haben Kunden Klarheit über die Preise und können diese miteinander vergleichen.
Geben Sie unbedingt zusätzliche Liefer- und Versandkosten an und machen Sie Angaben zur gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Bildmaterial: Nutzungsrechte erwerben oder einholen
Kaum ein Newsletter kommt heute ohne Bilder aus. Sie sind ein zentraler Aspekt des Layouts und machen den Newsletter erst interessant. Auch für die Emotionalisierung spielen Bilder eine zentrale Rolle. Sind die Bilder selbst fotografiert, können Sie einfach verwendet werden. Voraussetzung ist, dass eventuell abgebildete Personen der Veröffentlichung zugestimmt haben.
Stammen die Fotos jedoch von anderen Urhebern, muss vor der Veröffentlichung deren Zustimmung eingeholt werden. Wichtig ist, explizit darauf hinzuweisen, dass es sich um eine gewerbliche Nutzung handelt (im Gegensatz zur redaktionellen Nutzung). Die Bildrechte kann man entweder kostenlos übertragen bekommen oder sie käuflich erwerben. Besonders gut eignen sich Stockfotos von entsprechenden Plattformen; hier ist man rechtlich immer auf der sicheren Seite.
Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, die Urheber der Fotos namentlich zu nennen. Je nach Plattform gibt es dafür bestimmte formale Vorgaben.
FAQ: Wie erstellt man einen DSGVO-konformen Newsletter?
Diese Fragen kommen häufig auf, wenn Newsletter DSGVO konform gestaltet werden müssen. Um beim Newsletter Datenschutz für Ihre Empfänger zu gewährleisten, müssen Sie folgende Punkte einhalten:
Fazit: Europäische Newsletter-Tools haben beim Datenschutz die Nase vorn
Die DSGVO sorgt seit 2018 dafür, dass Online Marketing die Datennutzung transparent machen muss. Deutsche und europäische Anbieter erfüllen diese Vorgaben und garantieren Ihren Nutzern die DSGVO-Konformität. Wer sich in Sachen DSGVO beim Newsletterversand entspannt zurücklehnen will, sollte daher auf ein Newsletter-Tool mit europäischen Servern zurückgreifen.
Disclaimer
Die Informationen im vorliegenden Artikel stellen keine juristische und/oder rechtliche Beratung dar. Sie dienen lediglich Informationszwecken. Sie können keine individuelle Beratung, zugeschnitten auf den jeweiligen Fall, ersetzen. Wir übernehmen keine Gewährleistung für die im Dokument aufgeführten Informationen. Bitte informieren Sie sich zum jeweiligen Thema bei einem Fachexperten. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
