Tipps & Tricks

3 Tipps für Deinen Weg zur virtuellen Assistent*in

Junge Frau sitzt mit ihrem Laptop auf einem Boot mit Blick über einen See.

Träumen Sie von einem Job, der es Ihnen ermöglich selbstständig und ortsunabhängig zu arbeiten? Was vor einigen Jahren noch als idealisierter Traum galt, rückt dank einer zunehmenden Verlagerung beruflicher Tätigkeiten ins Digitale sowie Möglichkeiten zur virtuellen Vernetzung in greifbare Nähe. Immer mehr Menschen entscheiden sich dafür, ihren Unterhalt als sogenannte Freelancer – also freie Mitarbeitende – zu verdienen. So erfreut sich auch die eigenverantwortliche Tätigkeit der virtuellen Assistenz immer größerer Beliebtheit. Die folgenden drei Tipps geben Ihnen erste Einblicke in die Bedeutung und Arbeitsweise einer virtuellen Assistent*in.

Entscheiden Sie, welche Leistungen Sie anbieten

Doch zunächst einmal ist die Frage zu klären, was eine virtuelle Assistenz (VA) überhaupt ist? Ursprünglich kommt diese Bezeichnung aus den USA und beschreibt die Unterstützung eines Unternehmens oder eines Privatkunden durch eine externe Person. Welche Aufgaben die Arbeit einer virtuellen Assistent*in umfasst, hängt von ihrer Ausbildung, ihren individuellen Kenntnissen und Kompetenzen ab – sowie davon, welche Unterstützung von der Auftraggeber*in gewünscht wird. Eine klar definierte Antwort auf diese Frag, ist also schwer zu geben. Das bedeutet jedoch auch, dass Sie für sich bereits von Beginn an klären müssen, welche Leistungen Sie anbieten wollen – und können. Vor allem digitale Vermittlungsagenturen bieten Ihnen zu Beginn eine gute Chance, weltweit erste Kontakte zu knüpfen.

Tipp 1: Melden Sie ein Gewerbe an

Wenn Sie sich für die Tätigkeit als VA entscheiden, empfiehlt es sich in einem ersten Schritt, ein Gewerbe anzumelden. Zwar können bestimmte Leistungen auch als Freiberufler*in angeboten werden, die meisten Angebote von virtuellen Assistenzen fallen jedoch nur in Teilen unter einen der drei Bereiche:

  • Lehre
  • Wissenschaft
  • Kunst.

Rein rechtlich muss die Registrierung bereits erfolgt sein, bevor Sie Ihren ersten Umsatz als virtuelle Assistenz generieren. Die Anmeldung erfolgt beim zuständigen Gewerbeamt Ihrer Stadt-, Gemeinde- oder Kreisverwaltung. Unterschieden wird hierbei zwischen:

  • Hauptgewerbe
  • Nebengewerbe

je nachdem, ob Sie die Tätigkeit haupt- oder nebenberuflich ausüben wollen.

Tipp 2: Gehen Sie aktiv auf Kund*innensuche

Machen Sie sich bereits vor ab Gedanken über Ihr Leistungsportfolio, welche Sie anbieten möchten und womit Sie potenziellen Kund*innen von sich überzeugen können. Finden Sie Ihren UPS, der Sie von anderen Assistenzen abhebt. Gerade bei einer Selbstständigkeit kommt es darauf an, sich im besten Lichte zu präsentieren und gutes Networking zu betreiben. Arbeiten Sie an Ihren geschäftlichen Beziehungen und bauen Sie sich einen großen Bekanntenkreis auf. Nutzen Sie für erste Kontaktaufnahmen entsprechenden Vermittlungsportalen und gehen Sie aktiv auf Unternehmer*innen zu. Gleiches gilt für Social Media, in den immer wieder entsprechende Angebote geteilt gemacht werden.

Tipp 3: Arbeiten Sie an Ihrem Zeitmanagement

Haben Sie einen Auftrag erhalten, heißt es: Ranhalten. Denn nun sind Sie Ihre eigene Chef*in und müssen sich eigenverantwortlichen organisieren. Hierfür kann es helfen, feste Morgenroutinen zu etablieren, um klar strukturiert in den Tag zu starten. Legen Sie sich ein gutes Selbst- und Zeitmanagement zu. Hierzu gehören konkrete Tages- und Wochenpläne und die Erfassung der eigenen Arbeitszeit. Entsprechende Open Source- und Collaboration-Tools zur Verwaltung Ihrer Arbeit lassen sich im Internet finden.

Legen Sie komplexe und arbeitsintensive Aufgaben in die Zeiträume, in denen Ihre Konzentration und Leistungsfähigkeit am höchsten sind. So nutzen Sie Ihre Energien effizient und können gute Ergebnisse erzielen. Schaffen Sie sich selbst Strukturen, die Ihnen helfen ungestört zu arbeiten, ohne dabei den Überblick zu verlieren. So kann es beispielsweise hilfreich sein, Mails etwa nur zu bestimmten Zeiten zu checken und sich so störungsfreie Phasen zu schaffen. Denn die Vorteile des selbstständigen Arbeitens als virtuelle Assistent*in, können leider genauso schnell zu den Fallen werden, die Sie an Ihrem Erfolg hindern. Doch Sie haben es in der Hand, wie Sie mit Ihrer Zeit umgehen möchten!

Beate Greisel

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