Wie ist ein Projekt aufgebaut?
Obwohl Projekte sehr unterschiedlich sein können, haben sie alle eine Sache gemeinsam: Sie bestehen immer aus mehreren Schritten. Bevor ein Projekt gestartet werden kann, muss zuvor das Projektziel, der Projektplan und die Mitwirkenden bestimmt werden, damit man später im Projektcontrolling umso besser den Überblick behalten kann. Denn obwohl das Projektcontrolling eine der wichtigsten Instanzen für den Projekterfolg ist; ohne Projektziel gibt es keine Kennzahlen zu überwachen – weder aus dem Büro noch aus dem HomeOffice.
Um Projekte erfolgreich im Homeoffice managen zu können, muss man vorerst mit den grundlegenden Schritten des Projekts vertraut sein. Nachdem man das Projektziel gesetzt hat, muss man den Projektplan aufstellen. Anschließend heißt es die Mitwirkenden zu bestimmen, wobei man vor allem die Qualifikationen und Skills im Hinterkopf behalten muss. Um während dem Projekt immer darüber informiert zu sein, wann und welche Tätigkeiten von wem verrichtet wurden, ist es auch ratsam die Projektzeiten mit einem Tool wie TimeTrack zu erfassen. Neben vielen verschiedenen Vorteilen gestaltet sich vor allem die Projektüberwachung um Einiges einfacher. Besonders im Homeoffice kann es sich nämlich als schwierig erweisen über den derzeitigen Stand aller Unteraufgaben Bescheid zu wissen. Durch eine transparente Projektzeiterfassung wissen Projektmanager immer über die Leistung aller Mitwirkenden Bescheid und können das Projekt besser steuern.
Digitale Anwendung des DMAIC Zyklus’
Der DMAIC Zyklus ist eine bekannte Methode des Projektmanagements und fasst die fünf wichtigsten Phasen des Projektes zusammen. Der Name des Verfahrens besteht aus einem Akronym; jeder Buchstabe steht für eine der folgenden Phasen: Define, Measure, Analyse, Improve und Control. Die Phasen fassen sehr gut die Aufgaben des Projektcontrollings zusammen, welches besonders im Home Office einwandfrei funktionieren und ausgeführt werden muss, um Projekthürden frühzeitig zu bemerken und diesen entgegenwirken zu können.
Ob das Projekt online oder vorort organisiert wird: Es ist wichtig, dass das Projekt eine Struktur hat und einen genauen Plan verfolgt. Schlussendlich unterscheiden sich die Projektdurchführung von zuhause und jene vom Büro aus nicht sehr stark – Es gibt nur einige Faktoren, auf welche mehr Acht gegeben werden muss, da es ansonsten zu den folgenden Schwierigkeiten im Projekt kommen kann.
Probleme im digitalen Projektmanagement
Natürlich können manchmal Mitwirkende am Projekt die Schuld für entstandene Komplikationen tragen, doch meistens sind es die Aufbereitung des Projekts, die mangelnde Kommunikation und Transparenz, die sich problematisch auswirken.
Das falsche Maß an Kommunikation
Obwohl es im Laufe eines Projekts wichtig ist regelmäßig Meetings zu halten und über die neuesten Entwicklungen zu sprechen, wirkt sich zu viel davon negativ auf die Effizienz aus. Es soll nicht mehr über das Projekt gesprochen werden als etwas für das Projekt gemacht wird. Mangelnde Stakeholder-Kommunikation lässt die Mitwirkenden uninformiert, was auch in einer niedrigen Motivation resultiert. Wie bei so vielen Sachen im Leben gilt auch hier, die goldene Mitte zu finden.
Intransparente Arbeitsweisen
Was die Transparenz angeht, so geht sie eigentlich Hand in Hand mit der Kommunikation. Wobei Transparenz in jedem Projekt ziemlich wichtig ist, ist sie im Projektmanagement aus dem Home Office mehr als das: Besonders remote kann es nämlich vereinfacht zu Missverständnissen kommen, wodurch die Effizienz des Projekts leidet. Intransparentes Projektmanagement führt dazu, dass die Mitarbeiter:innen nicht wissen, wie es mit der Erreichung des Projektziels ausschaut. Können sie sich entspannen (wie zum Beispiel aufgrund einer Verschiebung der Deadline nach hinten) oder sollten sie vielleicht doch einen Zahn zulegen?
5 Tipps zum Erfolg digitaler Projekte
Um den Projekterfolg zu garantieren, ist es neben dem Vermeiden der zuvor genannten Fehler notwendig, die folgenden fünf Projektmanagement Tipps zu befolgen, um Projekte mit Klarheit und Konsequenz zu managen.
Transparenz erhöhen
Damit ein Projekt erfolgreich ist, ist es notwendig transparent zu arbeiten. Jeder Mitwirkende muss wissen, wer wofür zuständig ist, um sich bei Problemen oder Informationsmangel an eben diese Person wenden zu können. Für einen Projektmanager ist es außerdem wichtig, die Arbeit der Mitarbeiter zu überwachen, um zu analysieren in welche Aufgaben wie viel Zeit investiert wird.
Kommunikation optimieren
Obwohl die Kommunikation online grundsätzlich schwieriger erfolgt als in Person, gilt es sich einen reibungslosen und regelmäßigen Austausch als eine der obersten Prioritäten zu machen. Dieses Ziel kann durch regelmäßige Meetings, bei denen jeder zu Wort kommt und über seine neuesten Fortschritte in Bezug auf das Projektvorhaben erzählt, leicht erreicht werden. Dadurch, dass die Meinung von jedem angehört wird, fühlen sich Mitarbeiter wertgeschätzt, weshalb sie im Nachhinein oftmals effizienter arbeiten.
Projektrahmen setzen
Was ist das Projektbudget und wie viel Zeit hat das Team für die einzelnen Tasks? All diese Faktoren müssen in Form eines Projektplans oder Ähnlichem niedergeschrieben und für alle Projektbeteiligten zugänglich aufbewahrt werden. Der Projektmanager muss in diesem Schritt darauf achten, realistische Ziele zu setzen, denn ist dies nicht der Fall, reagieren Mitwirkende alles ander als motiviert und enthusiastisch darauf.
Tools zur Projektzeiterfassung zur Projektverfolgung
Viele Projektmanager sind auf Tools zur Projektzeiterfassung umgestiegen, um den Überblick über die geleistete Arbeit jedes Mitwirkenden Bescheid zu wissen. Dadurch, dass die Projektzeiterfassung mittels einer Stempeluhr erfolgt, werden die Transparenz aber auch Effizienz im Laufe des Projekts stets gewährleistet. Projektleiter:innen können somit immer einsehen, wer wie viel Zeit in welche Aufgabe des Projekts investiert hat.
Feedback und aus Fehlern lernen
Nach jedem Projekt – ob es erfolgreich war oder nicht – müssen sich alle Projektbeteiligten in einem Meeting zusammensetzen, um die Resultate, die Probleme und die Lessons Learned zu besprechen. Raum zur Verbesserung gibt es immer, deshalb ist es wichtig aus Fehlern wie mangelnde Kommunikation, missverständliche Projektangaben oder Ineffizienz zu lernen. So steht dem Erfolg des nächsten Projekts so gut wie nichts im Weg!
Fazit
Projekte zu managen ist schwierig, vor allem online. Wenn Du jedoch alle Tipps befolgst, Dir einen Nutzen aus praktischen Tools machst und versuchst die größten Fehler im Projektmanagement zu vermeiden, bist Du auf dem richtigen Weg.
Über Gastautorin
Sara Loncarevic ist Kommunikationsexpertin und befasst sich intensiv mit Methoden zum erfolgreichen Zeitmanagement. Besonders hilfreich findet sie die intuitive Zeiterfassungssoftware TimeTrack, welche es als Mission Unternehmen Zeit zu sparen. Die Software unterstützt Unternehmen international bei verschiedensten Arbeitsprozessen dank ihrer einfachen Bedien- und Personalisierbarkeit.
