Zeiterfassung ist Pflicht
Von der Änderung der Zeiterfassung für Beschäftigte sind sowohl Arbeitnehmer im Homeoffice als auch Arbeitnehmer in einem Unternehmen betroffen. Sie sind nun verpflichtet, alle wichtigen zeitlichen Daten zu dokumentieren. Dazu gehören: Arbeitsbeginn, Pause und Arbeitsende.
Neben der digitalen Erfassung der Arbeitszeiten können die Arbeitszeiten auch handschriftlich notiert werden. Dazu gehören auch Überstunden und Pausen. Aber für Arbeitnehmer sollten Überstunden vermeiden, wo immer möglich.
Im realen Arbeitsleben sieht das jedoch häufig anders aus. Gerade Arbeitnehmer in Führungspositionen verlassen das Büro häufig erst nach 19 Uhr.
Digitale Zeiterfassungen sind praktisch und unkompliziert
Immer mehr Unternehmen wollen ihre Buchhaltung optimieren und setzen auf digitale Zeiterfassungssysteme, mit denen sich die Arbeitszeiten aller Angestellten in einem Unternehmen oder Betrieb unkompliziert und schnell dokumentieren lassen. Die moderne Zeiterfassung per flexiblen Zeiterfassungsmodulen ermöglicht zudem eine grundlegende Auswertung durch den Arbeitgeber. Reguläre Arbeitsstunden, Überstunden sowie Krankheitstage und Urlaubstage lassen sich so in einer kompakten Übersicht darstellen.
Durch die ausgewerteten Daten lassen sich nicht nur die Arbeitszeiten von Angestellten kontrollieren, sondern auch die Arbeitsleistung an den Workflow eines Unternehmens anpassen. Der Aufwand der Datenerfassung ist gering. Denn die Zeitbuchungen lassen sich ganz einfach per Smartphone, Computer oder Terminal dokumentieren.
Somit haben es Unternehmen selbst in der Hand, dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeiter Überstunden vermeiden, wenn sie rechtzeitig Alarm schlagen. Eine große Hilfe zur Vermeidung von Überstunden ergibt sich demnach durch smarte System zur Erfassung von Arbeitszeiten in einem Unternehmen oder im Homeoffice.
Überstunden vermeiden: 5 Tipps für besseres Zeitmanagement
Nicht selten häufen sich Überstunden aufgrund einer schlechten Arbeitsorganisation oder mangelnden Vorbereitung. Durch effizientere Planung lassen sich Überstunden jedoch vermeiden. Wir haben 5 nützliche Tipps, mit denen Sie durch besseres Zeitmanagement Überstunden vermeiden können. So schaffen Sie es deutlich häufiger pünktlich aus dem Büro und können Ihren wohlverdienten Feierabend genießen.
Tipp 1: Einen täglichen Arbeitsplan entwerfen
Die Arbeit gelingt deutlich einfacher, wenn man strukturiert vorgeht und einen genauen Ablauf für verschiedene Arbeitsschritte plant. Um sich Wege und zusätzlichen Aufwand zu sparen, gilt es dabei möglichst auf eine smarte Organisation zu setzen.
Priorität haben immer die wichtigsten und eher ungeliebte Aufgaben im Job. Sind diese Pflichten erledigt, gibt es keine Gefahr mehr, dass diese Aufgaben weiter vor sich hingeschoben werden. Eine tägliche To-do-Liste kann eine große Hilfe sein und die Arbeit deutlich besser organisieren. Vor allem bei Teamprojekten ist die genaue Arbeitsaufteilung und Planung verschiedener Arbeitsschritte besonders wichtig, um keine unnötige Zeit zu verlieren und Überstunden zu vermeiden.
Tipp 2: Ablenkungen am Arbeitsplatz vermeiden
Nach einer aktuellen Studie aus England werden von acht Stunden Arbeitszeit gerade einmal die Hälfte im Büro effektiv genutzt. Daraus folgt: Würden alle durchgehend effektiv arbeiten, ließen sich Überstunden vermeiden! Mangelnde Motivation und fehlende Ideen verzögern häufig den Start von Projekten.
Viel zu oft lassen sich Arbeitnehmer dabei von Kleinigkeiten am Arbeitsplatz ablenken, so dass die Arbeitszeit meistens nicht vollständig produktiv genutzt wird. Um demnach die Leistung am Arbeitsplatz zu erhöhen, gilt es alle möglichen Ablenkungen in der unmittelbaren Umgebung auszublenden oder gar abzuschalten. Das Beantworten von E-Mails oder Chatnachrichten kann warten, so dass man sich voll und ganz auf das Wesentliche seines Berufsalltags konzentrieren kann.
Tipp 3: Für einen aufgeräumten Arbeitsplatz sorgen
Wo waren noch gleich die Dokumente gespeichert? Wo ist der wichtige Aktenordner? Eine Vielzahl von Arbeitsplätzen in Deutschland versinken im Chaos. Umso länger es dauert, Dokumente zu finden, desto unproduktiver wird die Arbeitszeit. Eine gute Organisation und ein ordentlicher Arbeitsplatz sind das A und O, um möglichst effektiv zu Werke gehen zu können. Demnach gilt es seinen Arbeitsbereich unbedingt regelmäßig zu ordnen und zu reinigen.
Tipp 4: Seine persönlichen Grenzen kennen
Wenn sich die Aufgaben und Aufträge nur so auf dem Schreibtisch stapeln, ist es notwendig, rechtzeitig „Stopp“ zu sagen. Leider muten sich viele Arbeitnehmer deutlich zu viele Aufgaben zu, so dass sie einer deutlichen Mehrbelastung und Druck am Arbeitsplatz ausgesetzt sind. Es ist daher wichtig, seine persönlichen Grenzen und seine Leistungsfähigkeit einschätzen zu können, um Überstunden vermeiden zu können.
Tipp 5: Neue Arbeitsmethoden versuchen
Auch ein Blick auf die bisherigen Arbeitsmethoden zu Erledigung verschiedener Aufgaben lohnt sich mitunter. Denn gerade durch veraltete Methoden oder manuelle Lösungen entsteht ein großer Zeitverlust. Workshops und Seminare helfen dabei, neue Arbeitsmethoden zu erlernen und im Unternehmen zu etablieren. Der neue Input erleichtert oftmals den Arbeitsalltag und verbessert die Effizienz.
Fazit: Überstunden sind oftmals ein hausgemachtes Problem!
In fast allen Fällen entstehen Überstunden durch die Probleme, die Beschäftigte selbst verursachen. Um die Produktivität zu steigern, dienen nicht nur digitale Zeiterfassungssysteme, sondern auch besseres Zeitmanagement und die Steigerung der Arbeitseffizienz. Durch kleine Veränderungen lassen sich schon viele Überstunden vermeiden. Das hilft Arbeitnehmern, die früher in den Feierabend starten können und erholt ihre Freizeit genießen können. Und es hilft Arbeitgebern, die produktive und motivierte Mitarbeiter im Unternehmen haben.
