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Better in time – 4 Tipps für effizientes Zeitmanagement und Seriosität

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Der Schreibtisch ist noch überladen, das Emailpostfach kaum geleert – häufig scheint ein Arbeitstag nicht auszureichen, um alle Punkte der To-Do-Liste wirklich abzuarbeiten. Daran ist in der Regel nicht die Menge der Aufgaben schuld. Vielmehr verstreicht wertvolle Zeit durch schlechtes Zeitmanagement. Statt also zusätzliche Überstunden anzuhäufen und damit das Erkrankungsrisiko nachweislich zu erhöhen, kann die Arbeitszeit effizienter strukturiert werden. Hierzu haben wir Ihnen vier hilfreiche Tipps zusammengestellt, damit Sie Ihre Zeit effektiver nutzen und so mehr Produktivität und Souveränität im Job an den Tag legen.

Tipp #1: Clevere Vorausplanung 

Betriebsam und produktiv sein – meint nicht dasselbe. Denn aktiv arbeiten heißt nicht automatisch, fokussiert Aufgaben in der angemessenen Zeit zu erledigen. Häufig verstreicht wertvolle Arbeitszeit, wenn Dringlichkeiten erst im Laufe des Tages erkannt werden. Legen Sie sich daher wenn möglich einen durchdachten Plan für die kommenden Tage und Wochen zurecht: Frühmorgens joggen, 20 Minuten Emails beantworten und sich danach zwei Stunden fokussiert mit Themen des aktuellen Projekts befassen – so könnte ein Teil des Tagesplans aussehen. Nicht zu vernachlässigen ist in dem Fall auch Ihr Outfit: je nach Branche kann die richtige Kleidung Ihre beruflichen Chancen erheblich beeinflussen. So ist gerade bei Kundenterminen ein klassisches Business-Outfit mit hochwertigen Accessoire-Modellen, die es beispielsweise bei Chrono24 gibt, in vielen Unternehmen Pflicht, um Seriosität und Kompetenz auszustrahlen und schließlich auf der Karriereleiter nach oben zu klettern.

Tipp #2: Realistische Zeitlimits

Ein simpler und effektiver Tipp für besseres Zeitmanagement ist zudem die Fixierung von realistischen Zeitlimits. Das kann sowohl die Bearbeitung von Post, Emails, Social Media Posts oder auch Kundenterminen betreffen. Notwendigerweise reflektieren Sie bei dieser Methode bereits den Aufwand, den die bevorstehende Aufgabe erfordert. Zugleich hilft das gedankliche Zeitfenster, Ablenkungen zu verhindern und sich in der veranschlagten Zeit konzentriert dem jeweiligen Punkt der To-Do-Liste zu widmen. Reicht das eingeplante Zeitfenster nicht aus, dient ein Notfallpuffer der abschließenden Kompromiss- und Ergebnisfindung. Wenn also nach 90 Minuten noch kein zufriedenstellendes Ergebnis beim Meeting vorliegt, kann der einberechnete Puffer von 30 Extraminuten explizit für die Zusammenfassung der Resultate beansprucht werden. Entscheidend ist bei dieser Methode, dass Sie den vorab gesetzten, zeitlichen Rahmen realistisch einschätzen und versuchen, die Zeit mit Blick auf die Uhr tatsächlich einzuhalten.

Tipp #3: Effizientes Zeitmanagement mit der 40-30-20-10 Regel

Im Arbeitsalltag ist die lange Bank nicht immer der ungünstigste Ort für eine Aufgabe. Denn nicht jede ist unaufschiebbar. Dagegen erfordern die wichtigsten To-Dos Ihre uneingeschränkte Aufmerksamkeit. Mit der 40-30-20-10 Regel schärfen Sie wiederum Ihre Sinne, indem Sie tagtägliche Aufgaben in drei Kategorien priorisieren: 40 Prozent der verfügbaren Zeit kommt der Aufgabe mit größter Bedeutung zu, 30 Prozent widmen Sie der zweitwichtigsten Aufgabe und 20 Prozent derjenigen mit Priorität 3. Die verbleibenden 10 Prozent verteilen sich auf die übrigen Sachverhalte, die an diesem Tag erledigt werden sollen. Die einzelnen Prozentzahlen sind hier eher als Richtgrößen zu verstehen, da im Regelfall mehr als drei oder vier Aufgaben anfallen. Dennoch hilft diese Zeitmanagement-Methode, den Gesamtüberblick zu behalten und sich nicht in einzelne, weniger dringende Aufgaben zu versteifen.

Tipp #4: Vollständige Not-To-Do-Liste

Überraschend einfach und hilfreich ist es außerdem, nicht nur eine To-Do-Liste mit den anfallenden Aufgaben vorzubereiten. Denn statt in Gedanken abzuschweifen und sich Aufgaben zu widmen, die im Moment keine Relevanz haben, fördert die Not-To-Do-Liste das eigene Bewusstsein für die tatsächlichen Prioritäten des Tages, in beruflicher und privater Sicht. Man erkennt mit dieser Methode zugleich leichter, was teilweise unbewusst effizientes Zeitmanagement verhindern. Dazu zählen zum Beispiel ständiges Checken des eigenen Social Media-Auftritts oder der privaten Mails sowie die ausgedehnte Mittagspause beim Italiener. Wenn Sie sich diese Störfaktoren regelmäßig aktiv vor Augen führen, haben Sie bereits vermeidbare Zeitdiebe für mehr Produktivität im Blick.

Es liegt also an Ihnen: Das eigene Zeitmanagement lässt sich mit einfachen Tipps optimieren. Doch es sollte nicht mehr Aufwand bereiten, als die Arbeit selbst. Daher können die genannten Empfehlungen je nach Typ oder Tagesform eine Hilfestellung bieten, damit Sie Ihre Arbeitszeit zukünftig effektiver und produktiver nutzen können!

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