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Datensicherheit im Unternehmen: Wir haben Tipps für den optimalen Schutz

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Das Internet hat die Zusammenarbeit weltweit zwar erheblich vereinfacht. Gleichzeitig steigt die Zahl von Hackerangriffen, Vireninfektionen und Datendiebstahl seit Jahren. Um dem entgegenzuwirken, befinden sich Entwickler von Firewalls und anderen Schutzprogrammen in einem ständigen Wettlauf mit den Cyberkriminellen. Das Problem ist: Die allumfassende Vernetzung leistet auch der Daten- und Wirtschaftsspionage Vorschub. Man kann sich nicht nur zufällig „einen Virus einfangen“, sondern ganz konkret ausspioniert werden. Verschaffen Sie sich deswegen hier einen Überblick zu den typischen Gefahren für die Datensicherheit im Unternehmen und wie Sie diese gewährleisten können.

Wieso Datensicherheit mehr Sensibilität braucht

Die Neuerungen bei der Datenschutzgrundverordnung haben viele Unternehmen für den noch sorgfältigeren Umgang mit den Daten anderer Personen sensibilisiert. Die gleiche Sensibilität gilt allerdings auch beim Umgang mit internen Daten. Denn Firmengeheimnisse, Entwicklungen sowie Marketingmaßnahmen und andere Interna sind vielerlei Gefahren von innen und außen ausgesetzt. Wer den Verdacht hat, dass ihm Daten gestohlen werden, der hat meistens nur eine Möglichkeit: man kann eine spezialisierte Detektei mit der Aufklärung des Falles  betrauen, um Schaden abzuwenden. Damit es gar nicht erst soweit kommt, sollte der Datensicherheit im Unternehmen die entsprechende Aufmerksamkeit zuteilwerden. Ebenso wie bei der Arbeitssicherheit sollte es selbstverständlich werden, dass die Datensicherheit ein Teil der Unternehmenskultur wird, die jeden einzelnen Mitarbeiter angeht.

Wann Unternehmen mit ihrem Privatvermögen haften

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Datenträger wie USB-Sticks bergen potenziell Gefahren für die Datensicherheit im Unternehmen. (Bild: © Brina Blum / unsplash.com)

Gestohlene oder zerstörte Daten können zu großen Schäden führen, für die Unternehmer unter Umständen mit ihrem Privatvermögen haften. Dadurch wird die Datensicherheit im Unternehmen immer mehr zur Chefsache mit höchster Priorität. Solange ein Unternehmen eine gewisse Größe nicht überschreitet und sich ein externer oder interner Verantwortlicher für IT-Sicherheitsfragen „lohnt“, müssen mögliche Sicherheitslücken selbst identifiziert und geschlossen werden. Darüber hinaus muss die Belegschaft auf Datensicherheit gebrieft und alle Systeme aktuell gehalten werden. Hierzu erfahren Sie im folgenden wertvolle Anregungen für eine ganzheitliche IT-Sicherheitsstrategie und Hinweise auf typische Fehlerquellen.

5 typische Gefahren für die Datensicherheit im Arbeitsalltag

In der Regel sind es nicht nur externe Hacker- oder Virenangriffe, die die Datensicherheit im Unternehmen gefährden können. Fünf typische Risikoquellen sind vielmehr:

  • Daten auf USB Sticks. Diese können sehr schnell verloren gehen. Sind sie nicht verschlüsselt, kann jeder sie einsehen. Interne Daten sollten die Firma grundsätzlich nicht verlassen. Andererseits kann ein Datenstick auch einen Virus oder eine andere schädliche Software ins Firmennetz schleusen.
  • Handys in der Firma. Smartphones werden nicht nur im Businesskontext genutzt, sondern auch, um Selfies zu machen. Mitarbeiter, die nicht ausreichend sensibel sind, posten mit einem solchen Bild eventuell auch Daten, Passwörter oder andere Informationen, die im Vorder- oder Hintergrund zu sehen sind.
  • Endgeräte wie Laptops. Diese bergen eine große Gefahr. Sie werden oftmals nicht verschlüsselt, ermöglichen so den unbeabsichtigten Zugriff auf intern gespeicherte Daten oder haben unzureichend gesicherte VPN-Zugänge.
  • Zwar zählt Cloud Computing heute längst zum Standard. Es sollte allerdings unbedingt ein vertrauenswürdiger Anbieter, möglichst mit Sitz in Deutschland oder Europa, ausgewählt werden.
  • Eine Naturkatastrophe, ein Brand oder ein Diebstahl sind ebenfalls mögliche Gefahrenquellen für die Datensicherheit im Unternehmen.

Warum die richtige IT-Sicherheitsstrategie zählt

Datenschutz ist nicht nur für Großkonzerne relevant. Das Thema spielt längst für Unternehmen jeder Größe eine Rolle. Dazu muss es nicht viel kosten. Denn häufig trägt schon ein wenig Aufmerksamkeit dazu bei, den schlimmsten Fallen beim Thema Datensicherheit zu entkommen. Das zeigen die folgenden acht Tipps, womit Sie sich gegen Datendiebstahl im Unternehmen wappnen können.

Tipp #1: Halten Sie Ihre Softwareprodukte aktuell

Gehen Sie sicher, dass Virenschutz, Malware-Abwehr sowie die Firewall stets auf dem neusten Stand sind. Zu Produkten, die hier empfehlenswert sind, können Sie sich bei Bedarf auch professionell beraten lassen. Generell schadet es nicht, bei der Virenabwehr mehr als ein Programm zu verwenden sowie Updates immer sofort durchzuführen, wenn sie angeboten werden. So schließen Sie schon 90 Prozent aller Sicherheitslücken.

Tipp #2: Verschlüsseln Sie den E-Mail-Verkehr

Eine Verschlüsselung ist wesentlich für die Datensicherheit im Unternehmen. Und die gute Nachricht ist: das ist keine Rakentenwissenschaft. Vielmehr lässt sich eine Verschlüsselung des E-Mail-Verkehrs schnell installieren und kinderleicht verwenden. Im Alltag benötigt das nur wenige Klicks. In der Regel ist es nicht einmal notwendig, dafür eine externe Software einzusetzen. Die meisten gängigen Anbieter haben heute eine Verschlüsselung inklusive. Ausschlaggebend ist, dass sie auch benutzt werden – von Ihnen und Ihren Mitarbeitern.

Tipp #3: Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter

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Damit die Datensicherheit im Unternehmen gewährleistet wird, sind alle Mitarbeiter und Führungskräfte gefragt. (Bild: © Daria Nepriakhina / unsplash.com)

Wie wichtig Sicherheitstrainings sind, zeigen zwei Beispiele: Die ersten Hacker in den USA haben mit Daten gearbeitet, die sie aus den Mülltonnen eines Telefonanbieters gefischt haben. Angestellte haben diese leichtfertig weggeworfen. Genauso leichtsinnig ist es, wenn interne Dokumente von Angestellten etwa in einem Café durchgesehen werden. Dort können sie mittels neuartiger Technologie einfach abfotografiert werden und gelangen so schnell in die falschen Hände. Das zeigt, wie schnell Daten durch Unachtsamkeit verloren gehen können. Organisieren Sie deshalb ein regelmäßiges Sicherheitstraining, um Ihre Mitarbeiter zu sensibilisieren und zu schulen. Ratsam ist auch entsprechende Dokumente wie Datenschutzbelehrungen aufzusetzen, die unterschrieben werden müssen.

Tipp #4: Verwenden Sie nur sichere Passwörter

Das Thema sichere Passwörter ist schon im privaten Bereich ein großes Problem. Im Unternehmen kann das allerdings zu einer Katastrophe führen, wenn gängige Begriffe für mehrere Konten verwendet werden. Kritisch ist daneben, wenn für verschiedene Zugänge dasselbe Passwort genutzt wird oder die Zugangsdaten zu selten erneuert werden. Denn Passwörter sollten regelmäßig geändert werden, um Datensicherheit zu garantieren. Hier kann ein Passwortgenerator helfen, schnell und einfach sichere Zugangsdaten zu generieren. Diese sind wenigstens achtstellig und enthalten neben Groß- und Kleinbuchstaben mindestens eine Zahl und ein Sonderzeichen.

Tipp #5: Sichern Sie die Gebäude

Daten müssen nicht nur virtuell, sondern auch räumlich geschützt werden. Sorgen Sie deswegen dafür, dass eine ausreichende Sicherung an Gebäuden, Räumen, Endgeräten und Co. gegeben ist. In allen anderen Fällen tritt auch keine Versicherung ein, wenn es zu einem Schaden kommen sollte. Unbefugten sollte aus diesem Grund kein Zugriff auf Datenverarbeitungsanlagen gestattet sein. Das kann durch regelmäßig erneuerte Passwörter gewährleistet werden.

Tipp #6: Kontrollieren Sie den Zugriff auf Daten

Es gibt zahlreiche Arten von Daten im Unternehmen, auf die jeweils nur ein bestimmter Personenkreis zugreifen darf. Bestimmen Sie, welche Personen das sind und legen Sie Regelungen fest, zu welchen Zwecken die Daten genutzt werden dürfen. Nur so behalten Sie den Überblick, wer was einsehen kann. Auch die Weitergabe von Daten muss durch technische Sicherungen kontrolliert werden.

Tipp #7: Stellen Sie die Verfügbarkeit von Daten sicher

Gerade bezüglich der Daten von Kunden und Geschäftspartner muss sichergestellt werden, dass sie stets verfügbar sind und vor Schäden durch Stromausfall oder Wasserschaden geschützt werden.

Tipp #8: Trennen Sie Daten voneinander  

Alle Daten müssen aufgrund ihres Zwecks voneinander getrennt werden. Es muss gewährleistet sein, dass sie zügig und korrekt zugeordnet sowie nur zweckgebunden genutzt werden können. Die Manipulation, unbefugte Einsicht und Entfernung von Daten wird durch diese Methoden verhindert.

Karin Kreuzer

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