Ziele richtig setzen ist für viele Menschen eine große Herausforderung. Laufend setzen wir uns welche, seien es Jahresziele, Quartalsziele, Monatsziele, Wochenziele oder auch Tagesziele. Gerade im beruflichen Kontext begleitet dies Unternehmer, Geschäftsführer und Führungskräfte in Unternehmen fortlaufend. Nur dies ist nicht immer ganz so einfach. Unter dem Hauptthema „Ziele planen und kontrollieren“ haben wir mit Thorsten Jekel, IT-Unternehmer und Experte für Digital Working, mehrere Interviews geführt. Das erste beschäftigt sich mit „Ziele richtig setzen“.
Interview mit Torsten Jekel zu „Ziele richtig setzen“
Schönen Guten Tag Herr Jekel, viele Menschen – sowohl im Privaten als auch im Geschäftlichen – setzen sich Ziele. Nur die meisten erreichen diese Ziele nicht oder sind unzufrieden mit der Zielerreichung. Wo liegt das Dilemma beim Ziele richtig setzen?
Die häufigste Ursache ist, dass viele denken, dass sie sich Ziele richtig setzen, sie aber stattdessen Wünsche formulieren. Diese Wünsche sind wenig konkret und genau so verhält es sich dann auch meistens mit der Zielerreichung. Ein Ziel sollte immer nach den so genannten Smart-Kriterien formuliert sein, das heißt spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zielgerichtet oder wie die Engländer sagen: specific, measurable, achievable, relevant and timely. Abgekürzt heißt dies „SMART“. So formulierte Ziele haben eine deutlich höhere Wahrscheinlichkeit erreicht zu werden.
Darüber hinaus setzen sich die meisten Menschen zu ambitionierte kurzfristige Ziele und zu wenig ambitionierte langfristige Ziele. Dies führt häufig zu einer schlechten Selbstwirksamkeit, wie das in der Fachsprache genannt wird. Wenn Sie jeden Tag das Gefühl haben, ihre Ziele nicht zu erreichen, nagt dies an ihrem Selbstbewusstsein. Dies führt in eine Abwärtsspirale, so dass sie sich langfristig wieder weniger ambitionierte Ziele setzen.
In Ihrem Buch weisen Sie in einer häufig gehörten Aussage von Fach- und Führungskräften auf einen Denkfehler hin: „Ich muss Dinge wegschaffen, erledigt bekommen, den Schreibtisch wieder frei haben“. Denkt so nicht ein Großteil der Entscheider auch und gerade im Business und wo liegt hier der Denkfehler?
Der entscheidende Denkfehler hierbei liegt auf dem Kurzfrist-Fokus im Reaktions-Modus, statt im Langfrist-Aktion-Modus. Das Grundprinzip des Getting-Things-Done von David Allen wird beispielsweise häufig missverstanden. Viele Führungskräfte verstehen den Getting-Thing-Done-Ansatz als Hilfe, die tägliche Flut an eingehenden E-Mails und Anfragen zu bearbeiten.
Dies führt im besten Fall zu einer besonders effizienten Bearbeitung von Anfragen, leider jedoch nie zu dem so dringend benötigten Fokus auf den wirklich wichtigen Dingen im Sinne eines effektiven Arbeitens. Gerade Führungskräfte sollten den Großteil ihrer Arbeitskraft auf so genannte B-Aufgaben verwenden, das heißt eher am Unternehmen, als im Unternehmen zu arbeiten.
Wichtiger als die richtige Abarbeitung eingehender Aufgaben ist das konsequente Setzen der richtigen Ziele und daraus abgeleitetes, konsequentes Handeln. Ziele richtig setzen ist gar nicht mal so schwer. Es geht am Ende dann immer um den Alltag. Ich muss den Fokus auf die gesetzten Ziele halten.
Wie kann ich nun Ziele richtig setzen? Was muss ich dabei berücksichtigen?
Das wichtigste Prinzip ist das Prinzip der Schriftlichkeit. Dies führt zur geistigen Klarheit und gibt letztendlich erst die Möglichkeit, ihre Zielerreichung zu überprüfen. Ziele sollten, wie oben beschrieben, nach der SMART-Regel formuliert werden. Ziele sollten auf der einen Seite ambitioniert, auf der anderen Seite aber mit etwas Anstrengung erreichbar sein. Wichtig ist auch das Herunterbrechen in kleinere Teilziele, frei nach dem Motto: „Wie isst man einen Elefanten? In dem man mit dem ersten Bissen anfängt.“
Sie sagen, dass die mittelfristigen Ziele als große Schwachstelle gelten und es meist eine Lücke zwischen den Tages- und den Jahreszielen gibt. Woran machen Sie dies fest?
Viele Führungskräfte haben bereits eine gute Routine für das Setzen ihrer Tagesziele. Darüber hinaus beobachte ich bei vielen erfahrenen Führungskräften auch einen guten Zielbildungsprozess für die Jahresziele. Dazwischen klafft jedoch meist eine große Lücke und es gibt sehr seltene eine konsequente Verbindung zwischen den Jahres- und den Tageszielen. Dadurch zielen die Tagesziele meisten nicht auf Jahresziele hin.
Wie lassen sich diese Ziele richtig setzen und aufeinander abstimmen?
Idealerweise werden Ziele periodenweise herunter gebrochen, das heißt beginnend von einem langfristigen Masterplan, über einen Jahres-, Monats-, Wochen-und Tagesplan. Im ersten Schritt erscheint dies ein übertriebene Planungsaufwand. Erfahrungsgemäß zahlt sich dieser Planungsaufwand jedoch mehr als nur aus. Idealerweise wird jeweils am Ende einer Periode die nächste Periode geplant, mit anderen Worten am Ende eines Tages der nächste Tag, am Ende einer Woche nächste Woche und so weiter.
Wenn Sie sich Ziele richtig setzen, müssen diese dann auch im Auge behalten werden. Viele Führungskräfte und Entscheider nutzen Outlook oder ähnliche Tools, um dies zu machen. Eigenen sich solche Tools überhaupt dafür?
Das Problem von Outlook ist, das es gar keine Möglichkeit zur Zielplanung vorsieht. Mit Outlook können Sie Termine, Aufgaben, Kontakte, Notizen und E-Mails bearbeiten. Eine Zielverwaltungsfunktion suchen Sie jedoch vergeblich. Sie können sich Outlook jedoch auch so einrichten, dass sie auch ihre Ziele damit verwalten. Ein Ansatzpunkt ist die Nutzung von Ordnern oder Kategorien. Wenn sie mit einem iPhone oder iPod arbeiten, werden Kategorien leider nicht auf ihr mobiles Endgerät synchronisiert. Dementsprechend sollten Sie in diesem Fall mit Ordnern arbeiten.
Welche Tools empfehlen Sie, um die eigenen Ziele richtig zu setzen und im Auge zu behalten?
Mit welchen Tools Sie arbeiten, hängt sehr von ihren individuellen Vorlieben ab. Wichtig ist, dass sie ihr System finden und mit diesen konsequent arbeiten. Ich arbeite beispielsweise mit folgenden Tools:
1. Einem Masterplan in Form einer selbst erstellten Excel-Datei, in dem ich meine Lebensziele bis zur Wochenplanung herunterbreche.
2. Einem CRM System, in dem ich die Wochenplanung aus dem Masterplan auf die einzelnen Tage der Woche herunterbreche.
3. Einem kleinen Notizbuch, das in die Jackett-Tasche passt, in das ich jeden Morgen meine zehn wichtigsten Ziele der nächsten zwölf Monate eintrage und am Tagesende, wie der Tag gelaufen ist. Diesen Tipp habe ich von Brian Tracy und er hilft mir jeden Tag dabei, mir meine wichtigsten zehn Ziele präsent zu machen und am Tagesende den Tag zu bewerten und aus jedem Tag zu lernen.
Herr Jekel, vielen Dank für das interessante Gespräch, Ihre Anregungen und die zahlreichen praktischen Hinweise zu Ziele richtig setzen. Nächste Woche werden wir im zweiten Teil zum Thema „Ziele planen und kontrollieren“ über den „Masterplan für die eigenen Ziele“ sprechen.
Das Interview mit Thorsten Jekel führte Oliver Foitzik, Herausgeber AGITANO und HCC-Magazin.
Über Thorsten Jekel:
Als IT-Unternehmer, Autor und Speaker ist der Betriebswirt und MBA Thorsten Jekel der Experte für Digital Working. Aus seiner über 25-jährigen Berufserfahrung im Vertrieb, in der Service- und IT-Projektverantwortung sowie als langjähriger Geschäftsführer im Mittelstand spricht er aus der Praxis, für die Praxis. Seit dem Marktstart des iPads entwickelt sein Unternehmen jekel & partner innovative Geschäftsmodelle im Umfeld des iPads und anderer Tablet-Systeme. Als Lehrbeauftragter und Speaker begeistert er seine Zuhörer mit den Grundprinzipien des effektiven Digital Working, verbunden mit konkret umsetzbaren Tipps, um Technik einfach zu nutzen.
Mehr über Thorsten Jekel unter www.jekelpartner.de.
