Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung sind größer als ihre (vermeintlichen) Nachteile

Was in einem Unternehmen maßgeblich den Boden für den wirtschaftlichen Erfolg bereitet: Die konzentriert eingebrachte Arbeitszeit und die Mitarbeiter:innen, die in dieser ihr Werk verrichten. Unternehmen sind darum bemüht, mit ihren Ressourcen so effizient wie möglich umzugehen, während die Arbeitszeiterfassung viele Pflichten mit sich bringt. In vielen Unternehmen ist in Hinblick auf die Zeit eine (Art) Stechuhr zur digitalen Zeiterfassung gang und gäbe. Aus Sicht der Arbeitnehmer:innen ergibt sich dadurch die eine oder andere Unannehmlichkeit, allerdings liegen die Vorteile klar auf der Hand.

Von der klassischen Stechuhr zur digitalen (zeitgemäßen) Lösung

Zunächst ein Blick zurück: Die Stechuhr kam früher in nahezu jedem Unternehmen zum Einsatz. Dies war üblicherweise auch ein Sammelplatz und Treffpunkt, an dem sich die Mitarbeitenden morgens begrüßten und sich wieder verabschiedeten, bevor es in den Feierabend ging. Mit der Zeit wurde dieses System jedoch nach und nach abgelöst, als die Vertrauensarbeitszeit Einzug erhielt.

Mittlerweile feiert die digitale Zeiterfassung sozusagen ein echtes Comeback, unter anderem aufgrund einer vom EuGH getroffene Entscheidung zur Dokumentation der Arbeitszeiten. Vor dem Hintergrund einer Pflicht der Arbeitgeber innerhalb der EU gilt es, die Arbeitszeiten der Angestellten exakt zu erfassen und Aufstellungen gegebenenfalls vorlegen zu kkönnen. Auch wenn viele Mitarbeiter:innen einer digitalen Lösung zur Zeiterfassung kritisch gegenüberstehen, sprechen die Vorteile doch eine klare Sprache.

Zeiterfassung sorgt für Fairness und Transparenz für alle Beteiligten

Die angesprochene Vertrauensarbeitszeit hat dazu geführt, dass viele Angestellte deutlich mehr gearbeitet haben, als sie laut Vertrag eigentlich müssten – und damit womöglich auch mehr gearbeitet haben, als gleichberechtigten Kolleg:innen im Team. Die geleisteten Überstunden wurden dabei nicht erfasst – und bisweilen auch nicht honoriert – was sicher der Gesundheit zahlreicher Arbeitnehmer:innen mehr geschadet als gutgetan hat, sowohl in mentaler als auch physischer Hinsicht. Mit der digitalen Zeiterfassung bekommt nun jede:r die geleistete Arbeitszeit exakt dokumentiert und einem spezifischen Arbeitszeit- beziehungsweise Überstundenkonto gutgeschrieben.

Das bietet eine gewisse Transparenz, denn durch das Einsehen der Überstunden hat jede:r Arbeitnehmer:in einen Überblick darüber, wie viele Überstunden sich zwischenzeitlich angesammelt haben oder ob er oder sie sich gar im Minusbereich befindet. Zudem lässt sich anhand der Tools nachvollziehen, ob die erfassten Zeiten korrekt hinterlegt sind oder ob sich ein Fehler eingeschlichen hat.

Pausenzeiten und Mehrarbeit exakt erfassen

Gewisse Pausenzeiten sind gesetzlich vorgeschrieben. Durch die digitale Erfassung der Arbeitszeit kann der Arbeitgeber die genommenen Pausen einfach kontrollieren und auch gegenüber Gesetzgeber beziehungsweise Behörden gegebenenfalls Nachweise vorlegen. Zudem kann die Einhaltung der Vorgaben im Zusammenhang mit dem Mindestlohngesetz belegt werden. Das ist besonders für Teilzeitkräfte von Vorteil, sodass nicht abgegoltene Überstunden bei einem festen Gehalt nicht etwa zur Minderung des Stundenlohns führen können. Mit der digitalen Zeiterfassung ist es darüber hinaus möglich, Warnungen zu erhalten, bevor man die maximale Anzahl der festgelegten Überstunden erreicht und überschreitet. Somit sind der Arbeitgeber und auch Arbeitnehmer:innen immer auf der sicheren Seite.

Allgemeine Zeitersparnis und Urlaubsplanung

Durch die digitale Zeiterfassung können verschiedene Bereiche im Unternehmen sehr viel Zeit sparen; je nach Umsetzung und Anbindung an weitere Systeme. Einige Beispiele:

  • Die Mitarbeiter:innen müssen nicht ständig manuell / handschriftlich ihre Zeiten erfassen und kontrollieren, auch ergeben sich einige Angaben automatisch.
  • Vorgesetzte können schnell die verschiedenen Zeitkonten kontrollieren und behalten den Überblick.
  • Die Personalabteilung kann effizienter arbeiten, da automatisch alle Daten zur Lohnberechnung übermittelt werden können.

In Anbindung an die Software können zudem beispielsweise Urlaubsanträge komplett ohne Papier abgewickelt werden, bleiben so immer einsehbar und gehen nicht verloren. Währenddessen bleibt ein Vorbehalt zunächst erhalten: Aus Sicht der Belegschaft könnte das Gefühl entstehen, dass sie durch die digitale Zeiterfassung von ihren Vorgesetzten kontrolliert wird. Die technische Möglichkeit ist gegeben, die Vorteile sprechen jedoch im Sinne der Fairness auch klar zugunsten des Teams: Es fällt auf, wenn einzelne Kolleg:innen etwa

  • ihre Pausenzeiten überziehen,
  • kürzer arbeiten als andere oder
  • unpünktlich sind (laut einer Umfrage sind 51 Prozent der Befragten regelmäßig von unpünktlichen Kolleg:innen genervt).

Im Gegenzug werden Überstunden und damit der eigene Beitrag zum Unternehmenserfolg sichtbar. Die gute Übersichtlichkeit und die ständige Transparenz sind also klare Punkte, die für die Einführung der digitalen Zeiterfassung sprechen.