1. Zeiterfassung in (kleinen) Unternehmen: Den Mitarbeitern die Wichtigkeit näher bringen
Die Zeiterfassung für Mitarbeiter ist in Deutschland mittlerweile gesetzlich vorgeschrieben. Die Mitarbeiter des Unternehmens müssen verstehen, welcher Zweck mit der Arbeitszeiterfassung verfolgt wird. Dies können verschieden sein, zum Beispiel:
- Durch das Notieren der Arbeitszeiten wird ersichtlich, wer mehr oder weniger ausgelastet ist.
- Durch die fortlaufende Zeiterfassung der Mitarbeiter werden Projekte identifiziert, die mehr oder weniger profitabel sind.
- Es können Überstunden klar identifiziert und zukünftig vermieden werden.
- Die genaue Arbeitszeiterfassung trägt dazu bei, dass die Rechnungen an die Kunden genau gestellt werden können.
- Die Mitarbeiter erhalten (teilweise) ihr Gehalt oder ihren Lohn nach den geleisteten Stunden.
Eine genaue Erfassung der Arbeitszeit ist daher für den Mitarbeiter und den Arbeitgeber bedeutend.
Die Unternehmensleitung muss ganz ohne Zwang klarmachen, wie wichtig die Zeiterfassung für die Mitarbeiter selbst und das Unternehmen ist.
2. Unterschiedliche Möglichkeiten zur Zeiterfassung für Mitarbeiter im Unternehmen
Für die einfache Zeiterfassung an einem zentralen Ort wurde in den Unternehmen früher eine Stechuhr installiert. Die Uhr und die Stechkarten befanden sich fast immer im Eingangsbereich und wurden beim Betreten und Verlassen eingesteckt.
Noch älter, aber sehr effektiv, ist der sogenannte Stundenzettel. Auf diese Zettel wurden der Beginn und das Ende der Arbeitszeit notiert. Der Stundenzettel hat klare Vorteile:
- Einfache Handhabung der Arbeitszeiterfassung
- Kostengünstig im Gegensatz zu Hard- und Softwarelösungen
- Gut geeignet für den Innen- und Außendienst.
Nachteilig ist allerdings, dass die ausgedruckte Version verloren gehen kann und ein großes Vertrauensverhältnis zu den Mitarbeitern bestehen muss.
Einfacher in der Handhabung und leichter zu überprüfen, sind Stundenzettel in Form von Excel-Tabellen.
Sehr modern und kostenintensiv sind Terminals, mit denen die Arbeitszeit elektronisch erfasst wird. Die Mitarbeiter haben zum Check-in und Check-out entweder einen Transponder oder eine Magnet- oder Chipkarte. Ganz moderne Geräte arbeiten mit einem Fingerabdrucksensor.
Es gibt auch verschiedene Hard- und Softwarelösungen zur Arbeitszeiterfassung, mit denen sich Mitarbeiter von Unternehmen per App an- und abmelden.
Ganz gleich welches System verwendet wird, gilt: Die erfassten Arbeitszeiten müssen nach dem neuen Gesetz für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
3. Klar definierte Regeln zur Zeiterfassung für Mitarbeiter aufstellen
In vielen Unternehmen reicht es bei Weitem nicht aus, wenn die Vorgesetzten bitten, sich an die Arbeitszeiterfassung zu halten.
Es ist ein klarer Vorteil für Betriebe, wenn die Regeln zur Zeiterfassung durch die Mitarbeiter schriftlich festgelegt sind. Für die Niederschrift dieser Regeln eignen sich Arbeitsverträge oder Rundschreiben, die von den Mitarbeitern unterzeichnet werden müssen.
In diesen Regeln muss klar aufgeführt werden, was passiert, wenn die Zeiten nicht oder nur unregelmäßig eingetragen werden. Auch mögliche Sanktionen müssen in diesen Regeln enthalten sein. Den Mitarbeitern muss außerdem klargemacht werden, dass die Arbeitszeiterfassung eine Arbeitsaufgabe ist. Sie gehört wie die eigentliche Tätigkeit zum täglichen Betriebsablauf dazu.
Werden bei der Zeiterfassung durch den Mitarbeiter falsche Angaben gemacht, kann dies eine Kündigung nach sich ziehen. Eine vorherige Abmahnung ist seitens des Arbeitgebers in diesem Fall nicht nötig, weil das Vertrauensverhältnis durch den Vorfall dauerhaft geschädigt ist.
4. Schulungen zur Zeiterfassung für Mitarbeiter regelmäßig durchführen
Ganz gleich welches System zur Zeiterfassung den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird: Es ist wichtig, dass sie damit umgehen können.
Daher ist es sehr wichtig, die Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen zu schulen. Auch ein schriftlicher Leitfaden zur richtigen Arbeitszeiterfassung oder noch besser Video-Tutorials können den Mitarbeitern weiterhelfen. So können wichtige Details immer wieder in Erinnerung gebracht werden.
Basiert das System auf einem Tabellenprogramm im Computer, tun sich oftmals ältere Mitarbeiter sehr schwer damit. Vorgesetzte sollten sich besonders bei diesen Mitarbeitern viel Zeit nehmen. Zudem sind ihnen die Vorgänge für die genaue Arbeitszeiterfassung näherzubringen.
Dem Thema „Schulung der richtigen Arbeitszeiterfassung“ sollte ein hohen Stellenwert im Unternehmen haben. Es trägt erheblich zur Motivation der Mitarbeiter und Zufriedenheit am Arbeitsplatz bei.
5. Einfache Strukturen sind bei der Zeiterfassung für Mitarbeiter besonders wichtig
Die elektronische Arbeitszeiterfassung in einem Unternehmen muss so strukturiert sein, dass jeder Mitarbeiter damit umgehen kann.
Ist das System (zu) kompliziert, muss zu lange überlegt werden, was einzugeben ist. Teilweise müssen dann die Kollegen um Rat gefragt werden. Unsichere Mitarbeiter machen dann eher einen Rückzieher.
Dadurch kann es sein, dass diese Mitarbeiter beginnen, fiktive Zahlen einzutragen oder einen Eintrag komplett verweigern. Vorgesetzte oder Arbeitgeber müssen diesen Mitarbeitern dann wieder hinterherlaufen und vielleicht sogar mit Sanktionen drohen. Dies macht die Arbeitzeiterfassung unnötig aufwendig.
Eine Software für den Computer muss daher so strukturiert sein, dass sie der gängigen Praxis entspricht. Der Mitarbeiter muss sich einfach zurechtfinden.
6. Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter regelmäßig an die Arbeitszeiterfassung erinnern
Für einige Mitarbeiter ist ein regelmäßiger Reminder besonders wichtig.
Stress und eine gewisse Arbeitsroutine führen oftmals dazu, dass Kleinigkeiten vergessen werden oder in den Hintergrund geraten. Eine freundliche Erinnerung per E-Mail oder als wichtige Nachricht am Schwarzen Brett kann wahre Wunder bewirken.
Die schriftlichen Erinnerungen sollten Unternehmen immer in regelmäßigen Abständen versenden oder aushängen. So gerät die Wichtigkeit der Zeiterfassung bei den Mitarbeitern nicht in Vergessenheit. Bei den heutigen E-Mail-Systemen ist das Versenden von E-Mails automatisch möglich.
Einige Unternehmen sind dazu übergegangen, Mitarbeiter für die vorbildliche Arbeitszeiterfassung zu belohnen. Viele Experten raten von Belohnungen ab. Bei der Zeiterfassung durch die Mitarbeiter handelt es sich um, die zur täglichen Arbeitsroutine gehört. Sie sollte wie alle anderen Arbeiten im Arbeitsalltag durchgeführt werden.
Zeiterfassung in (kleinen) Unternehmen ist essenziell
Eine genaue Zeiterfassung ist für (kleine) Unternehmen und für Mitarbeiter gleichermaßen wichtig. Sie ist einerseits klar rechtlich geregelt und muss eingehalten werden. Andererseits hängt meist davon auch direkt der Umsatz des Unternehmens ab.
Es gibt viele Möglichkeiten, den Mitarbeitern die Wichtigkeit näher zu machen. Diese sind richtig zu nutzen. Leider geht es bei der Zeiterfassung durch die Mitarbeiter nicht immer ohne schriftlich niedergelegte Regeln und regelmäßiger Erinnerung.
Alle Beteiligten sollten daher ein hohes Eigeninteresse haben, die Arbeitszeiterfassung sauber und vollständig durchzuführen.
