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ERP-Software: Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung

Ein Mann in grauem Hemd steht im Büro vor seinem Schreibtisch mit einer Hand auf dem Laptop während er mit der anderen Hand etwas auf einen Notizblock überträgt.

Mit dem Voranschreiten der Digitalisierung nimmt auch der Datenverkehr kontinuierlich zu. Zwar können Prozessabläufe damit stark beschleunigt werden, auch wenn dies die Unternehmen zunächst vor große Herausforderungen stellen kann. Gleichzeitig bieten sich auch neue Möglichkeiten. Speziell was die die Optimierung interner Prozesse betrifft, erfreuen sich Cloud-Systeme wie ERP-Software immer größerer Beliebtheit. Im Folgenden erfahren Sie, was sich hinter dem Akronym ERP verbirgt und wie Sie die Ressourcenverwaltung Ihres Unternehmens dank dieser neuen Technologie noch effizienter gestalten können.

Das steckt hinter ERP-Systemen

Bei „Enterprise Resource Planning“ oder kurz ERP geht es zunächst einmal um die grundlegende Steuerung der vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens. Zu diesen Ressourcen zählen:

  • Kapital
  • Personal
  • Betriebsmittel
  • Material
  • Informations- und Kommunikationstechnik.

Die strategische Planung, Steuerung und Kontrolle dieser Mittel gehören zu den primären Aufgaben des Managements, welches für deren zeit- und bedarfsgerechte Verwaltung verantwortlich ist. ERP umfasst ganz allgemein die Organisation aller kontrollierenden, dispositiven und administrativen Aufgabenfelder. Die Ziele sind vorrangig die Förderung betrieblicher Wertschöpfungsprozesse sowie die Optimierung interner Prozesse.

Der Einsatz eines ERP-Systems – also IT-gestützter Softwarelösungen – soll Unternehmen bei der Ressourcenplanung praktisch unterstützen und diese effizienter gestalten. Bereits für kleine und mittelständische Firmen ab zehn bis zu 500 Mitarbeitenden kann die Investition in eine entsprechende IT-Lösung eine lohnende Sache sein.

Die Wahl des richtigen Modells

Sie haben sich für die Nutzung eines ERP-Systems entschieden? Dann sollten Sie nicht blauäugig durchstarten, sondern sich vorab Zeit für fundierte Überlegungen nehmen. Schließlich geht es darum, eine Lösung zu finden, welche ideal auf Ihre individuellen Anforderungen und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Die zwei gängigsten Modelle, auf denen ERP-Software basieren, sind derzeit:

  • On-premise-ERP
  • Cloud-ERP.

Cloud-basierte Software wird über externe Server Ihres Anbieters verwaltet und kann über eine aktive Internetverbindung (und dementsprechend via Cloud) genutzt werden. Es sind also weder Download noch Installation der Software notwendig. Für On-premise-Angebote muss eine Nutzungslizenz erworben werden, bevor die Software lokal installiert werden kann. Anders als beim Cloud-Modell ist diese jedoch vom Unternehmen selbst zu warten.

Vorteile der richtigen ERP-Software

Die Nutzung eines ERP-Systems sorgt für eine verbesserte Effizienz und die ideale Optimierung interner Arbeitsprozesse. Zu den Vorteilen, von denen Ihr Unternehmen profitieren kann, gehören unter anderem die zentrale Verwaltung von wichtigen Daten – bei gleichzeitig weniger Pflegeaufwand – sowie die Behebung von Fehlern in bestehenden Arbeitsprozessen. Diese werden durch das System aufgedeckt und können so schnell und einfach beseitigt werden. Dank der gemeinsamen Datenbasis werden Fehlerquellen minimiert und lassen sich umso schneller korrigieren, noch bevor sie in andere Systeme übertragen werden. Dies spart Zeit sowie administrativen und organisatorischen Aufwand.

Des Weiteren führt die gemeinschaftliche Nutzung eines einzelnen Systems zu einer Vereinfachung der internen Kommunikation und ermöglicht stark kundenzentriertes Arbeiten – da alle Daten zentral verwaltet und für alle relevanten Personen einsehbar sind. Insgesamt bieten ERP-Systeme einen transparenten Gesamtüberblick über die verschiedenen Arbeitsschritte hinweg und stellen einen essenziellen Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Digitalisierung Ihres Unternehmens dar.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Bedarfsanalyse

Bevor Sie sich jedoch endgültig für ein bestimmtes ERP-System entscheiden, sollten Sie vorab eine Bedarfsanalyse durchführen. Ihr Ziel ist es, den exakten Ist-Zustand der Firma zu erfassen und die Bereiche zu definieren, in denen Handlungsbedarf besteht. Hieraus ergibt sich auch eine konkrete Zielsetzung, die Sie mit der ERP-Einführung realisieren wollen. Überlegen Sie vor Ihrer Investition auch, welche Geschäftsbereiche in erster Linie davon profitieren sollen. Erst wenn Sie klare Ziele vor Augen haben, können Sie eine sinnvolle Priorisierung der Module vornehmen und entsprechende Entscheidungen wohlüberlegt treffen.

Schritt 2: Definieren Sie K.-o.-Kriterien

Nachdem Sie Ihre Zielsetzung definiert haben, folgen nun Überlegungen zu den konkreten Rahmenpunkten. Setzen Sie im nächsten Schritt handfesten Kriterien für eine erste Auswahl fest. Zu den ausschlaggebenden Faktoren gehören:

  • Kostenpunkt und Finanzierung
  • Funktionale und technische Anforderungen
  • Fachliche Expertise und Schwerpunkt der Anbieter
  • Flexibilität und mögliche Anpassung an künftige Anforderungen.

Schritt 3: Wählen Sie die richtige ERP-Software aus

Treffen Sie zunächst eine begrenzte Vorauswahl an Anbietern, von denen Sie Angebote einholen möchten. Im Idealfall erhalten Sie die Möglichkeit zur Nutzung von Testversionen oder können die Software bereits über Online-Workshops oder -Präsentationen kennenlernen. So bekommen Sie einen direkten Einblick in die Funktionen und die Praktikabilität. Schließlich sollen sich die Investitionskosten für Ihr Unternehmen bezahlt machen, indem interne Arbeitsabläufe übersichtlicher und effizienter gestaltet werden.

Haben Sie sich schlussendlich für eine Lösung entschieden, ist ein Lastenheft eine gute Option, um den gewünschten Funktionsumfang und Anforderungen zu dokumentieren. Mit dieser Übersicht sind Sie bestens für potenzielle Vertragsverhandlungen gerüstet.

Beate Greisel

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