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Mittelstand und ERP-Systeme: 5 Tipps für Ihre Auswahl

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In Großkonzernen wie mittelständischen Betrieben laufen jeden Tag unzählige Geschäftsprozesse ab. Einen davon im Blick zu behalten, ist simpel. Wesentlich komplizierter ist es, einen Gesamtüberblick zu bekommen. Dazu verwenden rund 82 Prozent der Unternehmen in Deutschland Enterprise-Resource-Planning-Systeme oder kurz ERP-Systeme. Deren Anzahl steigt allerdings nahezu täglich. Neben kleinen Websystemen, die sich auf spezielle Prozesse konzentrieren, gibt es längst auch Branchenlösungen oder Anbieter für ganze betriebswirtschaftliche Systeme. Daher lohnt es sich auf einige Punkte zu achten, damit Sie das ideale ERP-System für Ihr mittelständisches Unternehmen auswählen.   

Bedeutung und Aufgaben von ERP-Systemen:

ERP-Systeme kommen dann zum Einsatz, wenn es um die ganzheitliche Abbildung von Unternehmensprozessen geht. Sie können jedoch auch speziell gestaltet sein und einzelne Bereiche unterstützen. In der Warenwirtschaft können ERP-Systeme etwa die Bedarfsermittlung, Warenbeschaffung oder die Abwicklung von Bestellungen unterstützen. Wenn sie ganzheitlich gestaltet sind, decken ERP-Systeme Module für verschiedenste Bereiche der Wertschöpfungskette ab und sind über eine gemeinsame Datenbank verbunden. In diesem Fall ist es sinnvoll, die ERP-Lösungen insbesondere an den Schnittstellen der einzelnen Bereiche einzusetzen. Denn so kann man mit ein und demselben Datensatz arbeiten, selbst wenn diese Prozesse unabhängig voneinander ablaufen.

Welche Vorteile bieten Ihnen moderne ERP-Systeme?

Branchenunabhängig kann der Einsatz von modernen ERP-Systemen einen entscheidenden Unterschied für die Zukunft Ihres Unternehmens machen. Denn die Softwarelösungen können enorm unterstützen, wenn es um Aspekte geht wie die

  • Analyse von Geschäftsentwicklungen
  • Optimierung von Geschäftsplänen
  • Verbesserung der Reaktionsfähigkeit
  • Effizientere Prozesssteuerung und -kontrolle.

Insofern können ERP-Systeme eine ideale Basis für eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung darstellen. Vorausgesetzt, Sie finden die passende ERP-Lösung. Denn nicht jedes ERP-System ist gleich gut geeignet.

5 Tipps für Ihre ERP-Auswahl

Um eine tatsächliche Unterstützung von Geschäftsprozessen zu erhalten, sollten Sie bei der Auswahl von ERP-Systemen einige grundlegende Punkte beachten.

  • Analysieren Sie Ihre Anforderungen

Was sollte Ihre ERP-Lösung erzielen? Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung einer fundierten Anforderungsanalyse. Nur wenn Sie genau wissen, wo Ihre Bedarfe liegen, kann eine ERP-Lösung sinnvolle Unterstützung bieten. Fragen Sie sich daher im Vorfeld, welche konkreten Geschäftsprozesse in Ihrem Betrieb vorhanden sind, wo sich Brüche zeigen und wie ERP-Systeme hier helfen können.

  • Nehmen Sie Ihr Budget in den Blick

De facto ist das Budget ein entscheidender Faktor. Versuchen Sie daher schon vor der Auswahl eine klare Antwort auf die Frage der Kosten zu finden. Denn die Höhe Ihres Budgets hat naturgemäß direkte Auswirkungen auf die Auswahl potenzieller Anbieter sowie den Umfang der ERP-Lösung. Dazu reihen sich weitere Folgekosten, die Sie im Blick behalten sollten. Das betrifft etwa den Support, den Releasewechsel oder andere Servicedienstleistungen.

  • Legen Sie Wert auf zukunftsorientierte ERP-Systeme

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sich Unternehmen fortlaufend weiterentwickeln. Das setzt gerade mittelständische Unternehmen oft unter Druck. Gleiches gilt für die ERP-Lösung. Achten Sie deswegen bei der Auswahl auf die fortlaufende Entwicklung des ERP-Systems. Gab es etwa aktualisierte Versionen und regelmäßige Releases? Welche Bereitstellungsmöglichkeiten sind geboten? Besteht etwa die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig über Tablets komplett auf die ERP-Daten zuzugreifen? Oder ist die ERP-Lösung skalierbar, falls Kosten eingespart werden müssen?

  • Achten Sie auf den Umfang von Service und Support

Zwar bieten die meisten ERP-Systeme Supportleistungen an, entscheidend ist allerdings deren Umfang. Klären Sie deshalb bereits im Zuge des Auswahlprozesses, welche Art von Online-Support vorhanden ist. Gibt es etwa die Möglichkeit, dass ein Service-Mitarbeiter direkt in Ihr Unternehmen kommt und dort Wartungsarbeiten übernimmt? Und besitzt der ERP-Systemanbieter branchenspezifisches Know-how und kennt die wichtigsten Herausforderungen, die Ihr Unternehmen bewältigen muss?

  • Prüfen Sie den Stellenwert Ihrer IT-Abteilung

Die IT-Abteilung spielt besonders in mittelständischen Unternehmen eine Nebenrolle. Nicht selten ist dieser Bereich finanziell wie personell unterbesetzt. Das erhöht nicht nur das Risiko vor Angriffen aus dem Netz. Vielmehr hängt der Geschäftsbetrieb nach der Einführung einer ERP-Lösung noch stärker davon ab, dass die EDV einwandfrei funktioniert. Denn das kann im schlimmsten Fall zu Prozessverzögerungen oder -ausfällen führen. Achten Sie deswegen auf eine ausreichende Ausstattung dieses Bereichs mit Personal und Budget, damit sich Investitionen in ERP-Systeme auf lange Sicht auszahlen.

Karin Kreuzer

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