… aus der zweiwöchentlichen Themenserie „Im Dialog – Wie Mitarbeiterbefragungen und Feedbackverfahren ihren vollen Mehrwert für Unternehmen entfalten“ vom Berater, HR- und IT-Experten, Matthias Diete. Nachdem Sie im vergangenen Beitrag erfahren haben, was wirklich gute „Managementreports und Auswertungsberichte“ alles beinhalten müssen, geht es heute darum, die aus den Ergebnissen sich als erforderlich herausgestellten Folgemaßnahmen, erfolgreich in den Betriebsalltag zu etablieren.–
Unternehmen, die eine Mitarbeiterbefragung durchführen wollen, sollten sich bewusst machen, dass die Ergebnisse genützt werden sollten, um daraus Folgemaßnahmen abzuleiten. Das ist nicht nur aus Gründen der Glaubwürdigkeit gegenüber den Mitarbeitern wichtig, sondern auch aus Eigeninteresse.
Taten müssen Worten folgen
Daher sollten es Unternehmen nicht damit bewenden lassen zu erfahren, welche Stärken und Schwächen es hat. Die vorhandenen Entwicklungspotenziale sind stattdessen systematisch zu entfalten. Dazu ist ein Konzept zu erarbeiten, wie die identifizierten Schwachpunkte beseitigt werden können und welche Personal- und Organisationsentwicklungsmaßnahmen erforderlich sind. Notwendige Schritte können auch themenspezifisch im Rahmen von Projektgruppen, denen Mitarbeitern unterschiedlicher Hierarchieebenen und gegebenenfalls verschiedener Standorte angehören sollten, diskutiert werden. Auftrag dieser Projektgruppen ist es, die Maßnahmen zu konkretisieren und umsetzungsreif zu machen.
Die Initiierung solcher kontinuierlichen Verbesserungen stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Zugleich erhöhen sie die Bindungsbereitschaft der Mitarbeiter, da diese erkennen, dass ihr Engagement wert geschätzt wird. Nicht zuletzt im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter ist es ein enormer Vorteil, wenn das Unternehmen als ernsthaft an den Belangen der Mitarbeiter interessiert wahrgenommen wird.
Trackingtool nutzen
Zusätzlich zu den von der Leitung des Unternehmens initiierten Verbesserungsmaßnehmen, die meistens die Organisations- und Personalentwicklung betreffen, sind Bereiche, Abteilungen und Teams gefordert, in Workshops Ideen zu entwickeln, wie Schwächen abgestellt und Stärken ausgebaut werden können. Diese Workshops fördern den aktiven Austausch von „unten nach oben“ sowie von „oben nach unten“. Damit diese Meetings effizient und effektiv sind, sollten sie von Personen geleitet werden, die wissen, wie solche Veranstaltungen ziel- und ergebnisorientiert moderiert werden müssen.
Alle Ideen und Maßnahmen, die umgesetzt werden sollen, sollten in ein webbasiertes Trackingtool aufgenommen werden. Gute Beratungsunternehmen stellen ihren Kunden ein solches Tool zur Verfügung. Es enthält zentral einen Gesamtplan aller Aktivitäten, die vorangetrieben werden sollen, Zuständigkeiten und Zeitvorgaben. Farbliche Kennzeichnungen (rot, gelb, grün) und Prozentangaben zeigen den Verantwortlichen, wie erfolgreich die einzelnen Maßnahmen bereits umgesetzt wurden und wo weiterer Handlungsbedarf besteht.
Folgemaßnahmen zu hundert Prozent unterstützen
Beispielsweise können so bereits strukturierte Einarbeitungsprogramme für neue Mitarbeiter sowie ein neues Mitarbeiter-Gespräche-System implementiert werden. Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass die Herangehensweise sehr pragmatisch ist. Das verantwortliche Projektteam kann das Tracking-Tool als Controlling-Instrument nutzen, um in Zusammenarbeit mit den Personalern dafür zu sorgen, dass weiter konsequent an den identifizierten Handlungsfeldern beziehungsweise Folgemaßnahmen gearbeitet wird.
Damit am Ende alle Beteiligten mit den erzielten Erfolgen zufrieden sind, sollte die Geschäftsleitung nicht nur die Mitarbeiterbefragung an sich, sondern auch die Follow-up-Prozesse zu hundert Prozent unterstützen. Die Mitarbeiter müssen zudem wissen, dass konsequent an den relevanten Handlungsfeldern gearbeitet wird.
Entscheidend für den Erfolg ist es, die Belegschaft über die Arbeit und Fortschritte der Projektgruppen zu informieren. Denn nur, wenn es nicht bei der Analyse bleibt, sondern Taten folgen, die von Geschäftsführung wie Mitarbeitern positiv bewertet werden, bleibt die Akzeptanz für künftige Mitarbeiterbefragungen bestehen. Zudem ist es die Aufgabe der Führungskräfte, die sie betreffenden Ergebnisse mit ihren Mitarbeitern zu diskutieren und weitere Verbesserungsprozesse anzustoßen.
Der Aufwand lohnt
Das belegt etwa die Studie „Organization 2015: Designed to win“ der Boston Consulting Group. Demnach performen die Unternehmen am besten, die sich konsistent auf ihre weichen Kernkompetenzen konzentrieren: Führung, Motivation, interne Kommunikation und übergreifende Zusammenarbeit. Strategische Mitarbeiterbefragungen, so die Autoren der Studie, schaffen dafür die Voraussetzung und sind prädestiniert, um diese Kernkompetenzen systematisch zu fordern, zu evaluieren und zu fördern.
Zu empfehlen ist, Mitarbeiterbefragungen in regelmäßigen Abständen zu wiederholen. Ein Intervall von zirka zwei Jahren hat sich bewährt. Die Folgebefragungen zeigen nämlich, in welchem Maße die Folgemaßnahmen Effekte zeitigen, was auf einem guten Weg ist und in welchen Bereichen es weiteren Handlungsbedarf gibt.–
Über Matthias Diete:
Matthias Diete studierte Betriebswirtschaft und Informationswissenschaften. Nach Tätigkeiten in der Industrie und für Beratungsunternehmen gründete er im Jahr 2001 gemeinsam mit Partnern die Cubia AG. Matthias Diete verantwortet bei der Cubia AG die Bereiche Entwicklung, IT und Qualitätsmanagement.
