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Managementreports und Auswertungsberichte

… aus der zweiwöchentlichen Themenserie „Im Dialog – Wie Mitarbeiterbefragungen und Feedbackverfahren ihren vollen Mehrwert für Unternehmen entfalten“ vom Berater, HR- und IT-Experten, Matthias Diete. Nachdem Sie im vergangenen Beitrag mehr über die „Erfolgsfaktoren in der Erhebungsphase“ erfahren haben, geht es heute um Managementreports und Auswertungsberichte.

Nach der Erhebungs- und Erfassungsphase kommt es darauf an, valide, gut strukturierte und übersichtliche Auswertungsberichte zu erstellen. Zusammenhänge zwischen Teilergebnissen müssen ebenso zu erkennen sein wie Stärken und Schwächen sowie die daraus resultierenden Entwicklungspotenziale.

Sinnvolle Interpretation der Daten

Entwickunlg der Kurse
Qualitativ hochwertige Auswertungsberichte zeichnen sich u.a. dadurch aus, dass sich die Stärken und Schwächen der untersuchten Unternehmen gut erkennen lassen. (Bild: Rainer Sturm / pixelio.de)

Nachdem die Daten einer Mitarbeiterbefragung erfasst wurden, gilt es, diese Daten umfassend aufzubereiten und sinnvoll zu interpretieren. Ein auf Mitarbeiterbefragungen spezialisiertes Beratungsunternehmen wird einen aussagekräftigen Managementbericht für die Geschäftsleitung beziehungsweise den Vorstand erstellen und dort präsentieren.

Für den Managementbericht werden die zentralen Ergebnisse anschaulich aufbereitet und vom Beratungsunternehmen bewertet. Herausgearbeitet werden zentrale Trends, die beachtet werden sollten. Des Weiteren werden für diese Berichte Zusammenhänge zwischen Teilergebnissen analysiert und Ursache-Wirkungsketten ermittelt.

Warum Benchmarks so wichtig sind

Neben tiefergehenden statistischen Analysen, die neben Wirkzusammenhängen auch Stellhebel deutlich machen, sollte der Managementbericht Benchmarks enthalten. Benchmarks können hilfreich sein, sofern die Fragestellungen und Rahmenbedingungen in anderen Unternehmen vergleichbar waren. Ist dies gewährleistet, lassen sich die Ergebnisse in einem angemessenen Rahmen vergleichen.

Zu beachten ist also: Verlässliche Benchmarkdaten sind die Voraussetzung für derartige Vergleiche. Die Erfahrung zeigt, dass vor allem Beratungsunternehmen, die sich auf die Planung und Durchführung von Mitarbeiterbefragungen spezialisiert haben, über diese Benchmarkdaten verfügen.

Auswertungsberichte: Grafiken erleichtern die Bewertung

Bestandteil eines Managementreports sind zudem Hinweise auf besonders auffällige Teilergebnisse sowie Empfehlungen zum weiteren Vorgehen. Der Managementbericht stellt somit eine optimale Grundlage dar, um in anschließenden Ergebnis-Workshops mit dem Projektteam und den Entscheidern die notwendigen strategischen Entscheidungen zu treffen.

Die Führungskräfte sollten sowohl ein individuelles Feedback als auch einen abteilungs- beziehungsweise bereichsbezogenen Report erhalten, der als Basis für die interne Diskussion dient. Im Idealfall werden diese Berichte als handlungsanleitende Arbeitsmaterialien genutzt, um einen einfachen und schnellen Einstieg in die notwendigen Folgeprozesse der Mitarbeiterbefragung zu ermöglichen.

Wo liegen die Stärken und Schwächen?

Alle Berichte sollten verständlich und klar im Aufbau sein und mit Hilfe von grafischen Elementen die Analyse erleichtern. Führungskräfte müssen auf den ersten Blick erkennen können, wo die spezifischen Stärken und Schwächen ihrer Organisationseinheit liegen. Lange  „Zahlenfriedhöfe“ hingegen sind kontraproduktiv. Auch pauschale Empfehlungen und automatisierte Textbausteine sind wenig geeignet, die Ergebnisaufarbeitung zu unterstützen.

So individuell, wie eine Befragung geplant und durchgeführt wird, so maßgeschneidert müssen auch die Ergebnisberichte sein. Das Unternehmen sollte daher sicherstellen, dass die Verantwortlichen aussagekräftige Berichte erhalten. Im Interesse eines transparenten und fairen Prozesses sollten auch die Mitarbeiter Einsicht in die Gesamtergebnisse bekommen, etwa im Intranet oder durch Aushang.

Taten müssen Worten folgen

Die Befragungsergebnisse beziehnungsweise der Managementreport verdeutlichen, was im Unternehmen verbessert werden sollte. Dazu ist ein Konzept zu erarbeiten, wie die identifizierten Schwachpunkte beseitigt werden können und welche Personal- und Organisationsentwicklungsmaßnahmen dazu erforderlich sind. Notwendige Schritte können auch themenspezifisch im Rahmen von Projektgruppen, denen Mitarbeitern unterschiedlicher Hierarchieebenen und gegebenenfalls verschiedener Standorte angehören sollten, diskutiert werden. Auftrag dieser Projektgruppen ist es, die Maßnahmen zu konkretisieren und umsetzungsreif zu machen.

Entscheidend für den späteren Erfolg ist es, die Belegschaft über die Arbeit und Fortschritte der Projektgruppen zu informieren. Denn nur, wenn es nicht bei der Analyse bleibt, sondern Taten folgen, die von Geschäftsführung wie Mitarbeitern positiv bewertet werden, bleibt die Akzeptanz für künftige Mitarbeiterbefragungen bestehen.

Wie solche Optimierungsprozesse aussehen, wird Ihnen im kommenden Beitrag der vorliegenden Themenserie vermittelt.

Matthias Diete, Cubia AG
(Foto: © Matthias Diete)

Über Matthias Diete:

Matthias Diete studierte Betriebswirtschaft und Informationswissenschaften.  Nach Tätigkeiten in der Industrie und für Beratungsunternehmen gründete er im Jahr 2001 gemeinsam mit Partnern die Cubia AG. Matthias Diete verantwortet bei der Cubia AG die Bereiche Entwicklung, IT und Qualitätsmanagement.

Mehr über Matthias Diete erfahren Sie im AGITANO-Expertenprofil und im Internet unter: www.cubia.com.

 

Christoph Schroeder

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