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Wie strategisch indirekter Einkauf ungeahnte Potenziale eröffnet

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Unnötige Kosten einsparen ist wohl ein Ziel, das allen Unternehmen gemein ist – aus offensichtlichen Gründen. Ebenso sinnvoll ist der Einsatz von Ressourcen und Informationen, wenn sie bereits vorhanden sind. Interessanterweise liegt hier ein unterschätztes Potenzial brach, denn gerade im indirekten Einkauf mangelt es häufig an Struktur und Strategie. Das liegt unter anderem an der fehlenden Transparenz innerhalb des Unternehmens. Dabei sollten die wiederkehrenden Unternehmen in den Zeiten von Big Data immer einfacher zu interpretieren sein – oder? Während sich hier ein ganz neues Berufsfeld* auftut, bieten wir zunächst einen kurzen Einblick in das Thema des strategisch indirekten Einkaufs und zeigen auf, welche Vorteile sich dadurch ergeben.

Strategisch indirekter Einkauf: Was ist das eigentlich?

Der strategisch indirekte Einkauf beschäftigt sich vorrangig mit Ressourcen, die die folgenden Kriterien erfüllen:

  • Vorausschauende Planung und Beschaffung (kurz-, mittel- und langfristig)
  • Wiederkehrend benötigte Prozesse, Materialien und Dienstleistungen
  • Ihre Notwendigkeit betrifft die gesamte Unternehmensstruktur, fließt jedoch nicht direkt in den Produktionsprozess mit ein.

Das Ziel sollte darin bestehen, eine Schablone zu entwickeln, mit deren Hilfe auch die unterschätzten Bedarfe eines Unternehmens abgedeckt sind – auch wenn sie ansonsten leicht zu übersehen sind. Damit das gelingt, bedarf es allerdings einer unternehmensspezifischen Anpassung. Die Grundlage bietet eine Vorgehensweise in vier Schritten:

  1. Analyse aller Bedarfe und Prozesse: Optimierungspotenzial erkennen.
  2. Benchmarking: Informationen zu Preisen und Potenzial individuell abschätzen.
  3. Realisierung: Einsparungen umsetzen, unmittelbar profitieren und langfristig sichern.
  4. Entwicklung interner Konzepte: Unternehmensspezifische Bedarfe, Ansprüche und Vorgehensweisen definieren.

In der Anwendung bedeutet dieses Schema, dass strategisch indirekter Einkauf sowohl auf die gesamte Unternehmensstruktur als auch auf spezifische Bereiche übertragen werden kann. Wichtig bleibt dabei allerdings die Unterscheidung, dass diese Bedarfe nichts mit der Kernkompetenz des Unternehmens zu tun hat. Einfache Beispiele dafür sind beispielsweise Büromaterialien, Kleidung für Mitarbeiter, Software, Wartungs- oder Reinigungsarbeiten.

Strategisch indirekter Einkauf bietet enorme Vorteile

Es gibt keine universell anwendbare Strategie: Eine individuelle Optimierung muss von Unternehmen zu Unternehmen anders aussehen. Der Aufwand, den der strategisch indirekte Einkauf mit sich bringt, lohnt sich jedoch, wie die folgenden fünf Vorteile beweisen:

1. Bedarfe genauer bestimmen

Einer der größten Vorteile, mit denen strategisch indirekter Einkauf aufwartet, ist zugleich eine grundsätzliche Voraussetzung: Transparenz. Es muss ersichtlich sein, welche indirekten Bedarfe im Unternehmen bestehen und in welchem zeitlichen Rahmen. Dadurch können Bedarfe deutlich genauer bestimmt werden, da Bestellungen geplant, gebündelt und zu einem günstigen Zeitpunkt übermittelt werden können. Dies ist die offenkundig effizientere Alternative zu kurzfristigen und unstrukturierten Einkäufen.

2. Mithilfe von Vereinheitlichung Unternehmensprozesse optimieren

Des Weiteren bietet es sich an, die Datensätze und Prozesse zu vereinheitlichen, sodass auch die Buchhaltung genauen Einblick erhält. Dieser Ansatz beschleunigt und optimiert die betroffenen Unternehmensprozesse in mehreren Abteilungen zugleich.

3. Ausgangssituation für Verhandlungen verbessern

Die Bündelung und die neugeschaffene Transparenz erleichtern die Vorbereitung und geben auch in Verhandlungssituationen insbesondere mit externen Partnern wichtige Argumente an die Hand. Insofern ergibt sich ein Optimierungspotenzial für langfristige und Rahmenverträge gegenüber Lieferanten.

4. Qualität und Service optimieren

Alternativen zu prüfen sollte auch für indirekte Bedarfe im Unternehmen gelten: Ersatzprodukte und andere, freie Dienstleister können häufig eine gleichwertige oder langfristig günstigere Alternative bieten. Zudem kann etwa eine Qualitätssteigerung einen höheren Kostenpunkt ausgleichen.

5. Andere Abteilungen entlasten

Zwar kann das Schaffen der notwendigen Transparenz und der internen Infrastruktur für den strategisch indirekten Einkauf komplex sein – je nach Unternehmen und bis dato umgesetzter Unternehmenskultur. Gleichzeitig kann dies auch der erste Schritt in die Richtung einer (womöglich überfälligen) Entlastung für den operativen und direkten Einkauf darstellen.

Unterschätztes Potenzial durch strategisch indirekten Einkauf für Unternehmen

Da sich das Einsparungspotenzial durchaus in einem zweistelligen Prozentbereich bewegen kann, lohnt es sich eventuell, sich zunächst von spezialisierten Unternehmen beraten zu lassen. Wie groß dieses Einsparungspotenzial jeweils wirklich ist, lässt sich allerdings erst mit der notwendigen Transparenz abschätzen.


*Gemeint hierbei sind die sogenannten Data Scientists. Für Unternehmen, die sich allerdings erst neu mit dem strategisch indirekten Einkauf befassen, empfiehlt es sich, zunächst auf spezialisierte Anbieter für individuell zugeschnittene Lösungen zuzugehen, wie etwa die oben zitierte Hans Becker GmbH.

Beate Greisel

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