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3 Fragen – 3 Antworten zu: Request for Information (RFI)

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Kommunikationsprobleme passieren nahezu überall. Auch im Berufsalltag. Denn was für den Chef eine klare Aufgabenverteilung ist, kann bei den Mitarbeitern völlig anders verstanden werden. Missverständnisse entstehen aber nicht nur durch Worte. Verträge oder Pläne können auch verantwortlich sein. Denn sie können oft nicht alle betrieblichen Anliegen abdecken. Insbesondere, wenn Sie ein IT-Projekt auslagern möchten. Hier kann eine bestimmte Informationsanfrage, die sogenannte Request for Information (RFI), helfen. Erfahren Sie hier, was dahintersteckt und wie Sie die richtigen Fragen stellen.

1. Was ist eine Request for Information (RFI)?

Der Begriff Request for Information (RFI) lässt sich grob als Informationsanfrage übersetzen. Das ist ein standardisiertes Geschäftsverfahren, um genaues Wissen über Fertig- und Fähigkeiten von Outsourcing-Partnern zu erhalten. Beispielsweise, ob das Angebot eines Softwareentwicklungspartners mit dem tatsächlichen Betriebsbedarf übereinstimmt. Dadurch können die Anbieter leichter verglichen werden. Unternehmen können so bares Geld sparen. Denn wenn alle notwendigen Informationen vorab geklärt sind, kommt es schneller zu einer fundierten Entscheidung. Außerdem reduziert sich so das Risiko für kosten- und zeitaufwendige Korrekturen.

2. Wie stellen Sie die richtigen Fragen?

Damit eine RFI – Informationsanfrage ihren Sinn erfüllt, sind die enthaltenen Fragen entscheidend. Denn nur wenn Sie gezielt nachfragen, werden Anbieter genügend Informationen liefern. Nutzen Sie daher keine geschlossenen Fragen, die mit Ja- oder Nein beantwortet werden können. Besser sind offene Formulierungen mit W-Fragewörtern: wer, wie, wann oder warum. Dadurch erhalten Sie ausführlichere Antworten und können leichter einschätzen, über welche Fähigkeiten ein Softwareanbieter tatsächlich verfügt. Daneben können standardisierte Antwortkategorien sinnvoll sein. Sollten Sie sich hier unsicher sein, können Beratungen von professionellen Dienstleistern Gold wert sein.

3. Welche Kernelemente hat eine RFI?

Clevere Fragestellungen sind ein Faktor. Vernachlässigen Sie dabei nicht, an alle essenziellen Inhalte für den Ausschreibungsprozess zu denken. Damit das gelingt, ist eine smarte RFI-Struktur das A und O. Diese sollte fünf Kernelemente berücksichtigen, wie:

  • Klärung von Fachbegriffen: In jedem Unternehmen gibt es bestimmte Fachbegriffe und Abkürzungen, die häufig gefragt sind. Doch dieselben Begriffe können in anderen Branchen eine andere Bedeutung haben. Das kann zu Kommunikationsproblemen führen. Um solche Missverständnisse vorab auszuschließen, sollten Sie nicht auf Fachbegriffsklärungen verzichten.
  • Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarung: Außerdem ist eine Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarung wichtig. Diese wird in der Regel zusammen mit der Rechtsabteilung oder dem Einkauf verfasst. So versichern Sie dem Geschäftspartner, dass Sie mit sensiblen Informationen und Dokumenten vertraulich umgehen.
  • Unternehmensskizze: Eine RFI beinhaltet auch wichtige Informationen zu Ihrem eigenen Unternehmen. Das kann das vorhandene Budget oder gewerbliche Anforderungen betreffen, die der Outsourcing-Partner berücksichtigen muss.
  • Erläuterung des Ausschreibungsprozesses: Beschreiben Sie alle Fixpunkte des Ausschreibungsprozesses klar und transparent. Nennen Sie in diesem Kontext etwa den Zeitrahmen des Projekts. Genannt werden sollten auch feste Auswahl- und Ausschlusskriterien für die Zusammenarbeit.
  • Beschreibung des Ziels und den Anforderungen: Ein Kerninhalt der RFI ist die Beschreibung des Projektziels. Suchen Sie etwa praktische Cyber-Sicherheitstrainings, die Ihr Unternehmen nachhaltig vor Systemangriffen schützt? Oder möchten Sie Ihr Geschäftspraxis durch mobile APPs kundenfreundlicher gestalten, ohne auf eigene Ressourcen zurückzugreifen? Nur wenn der Auslagerungskontext klar wird, können potenzielle IT-Lieferanten mit zugeschnittenen Lösungen reagieren.

Mithilfe dieser Kernelemente schaffen Sie bereits eine durchdachte Struktur für die RFI-Informationsanfrage. Das kann unglückliche Missverständnisse potenziell reduzieren und passgenaue Softwarelösungen für Ihr Unternehmen begünstigen.

Karin Kreuzer

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