Der Büroumzug beginnt nicht erst, wenn die Umzugswagen auf den Hof fahren!
Wer schon einmal privat umgezogen ist, weiß genau um die organisatorische und logistische Herausforderung dieses Projektes. Gewerbliche Umzüge sind eine nochmal ungleich größere Aufgabe, die nicht ohne Vorplanung auskommt. Mindestens ein halbes, besser ein ganzes Jahr im Voraus beginnt die Planung, damit organisatorisch alles glatt geht und sich die Kosten transparent überblicken lassen. Auch ist es sinnvoll, frühzeitig einen Umzugscontainer zu mieten, um diesen Punkt erledigt zu haben.
Was kostet der Umzug eines Büros?
Diese Frage kann nicht pauschal und allgemeingültig beantwortet werden. Faktoren wie der Umfang des zu transportierenden Umzugsgutes und die Entfernung vom alten zum neuen Standort spielen dabei natürlich eine besonders erhebliche Rolle.
Es bietet sich an, die Angebote verschiedener Umzugsunternehmen zu vergleichen, da hier teilweise erhebliche Unterschiede zutage treten. Fast immer ist angeraten, den Umzug nicht selbst, sondern durch Profis durchführen zu lassen.
So kann man sichergehen, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren und muss das eigene Team nicht mit jobfremden Aufgaben konfrontieren. Außerdem gilt es, keine Zeit zu verlieren. Am neuen Standort soll es so schnell wie möglich wieder weitergehen können.
Welche Helfer werden für den Büroumzug benötigt?
Oftmals braucht man neben dem Umzugsunternehmen auch die Unterstützung weiterer Handwerker. Viele neue Büroräumlichkeiten sind bereits bezugsfertig hergerichtet, sodass der Umzug aus dieser Sicht unverzüglich beginnen kann.
Handelt es sich hingegen um einen Büroumzug in einen Neubau oder einen individuell restaurierten Altbau, so müssen eventuell noch Heizungs- und Elektromonteure ihre Arbeit verrichten. Klar, dass diese Gewerke ihre Arbeit komplett erledigt haben müssen, bevor der Umzugstransporter anrollt.
Wenn das Timing hier nicht passt, droht ein organisatorisches Chaos. Oft können die eigenen Mitarbeitenden dann noch nicht an ihre Schreibtische zurückkehren, was einen weiteren zeitlichen Verzug und neue Kosten bedeutet.
Die Checkliste für einen Büroumzug erleichtert die Organisation
Neben der Organisation von Handwerkern und dem Umzugsunternehmen sind weitere Fragen zu beantworten. Vor allem geht es dabei um die folgenden Aspekte.
Welche Teile des Büros und des Inventars ziehen um?
In vielen Fällen müssen nur Teile des Mobiliars und der Technik mit umziehen, einiges wird verkauft oder entsorgt. Möglicherweise müssen einige Dinge auch neu bestellt und an den neuen Standort geliefert werden.
Ist ausreichend Material zum Polstern und Verpacken da?
Es lohnt sich nicht, an dieser Stelle zu improvisieren. Ob Kartons, Klebeband oder Polsterfolie, das erforderliche Zubehör gibt es kostengünstig im Fachhandel.
Braucht man zusätzliches Personal für die Bewerkstelligung des Umzuges?
Selbst wenn der eigentliche Büroumzug durch ein Spezialunternehmen abgewickelt wird, braucht man vorher und nachher trotzdem meistens viele helfende Hände. Denn das Ein- und Auspacken sowie die Reinigung der Räumlichkeiten wird meistens nicht durch die Profis erledigt, sondern müssen durch die umziehende Firma organisiert werden.
Wie soll das neue Büro eingerichtet werden?
Dieser Aspekt betrifft nicht nur den Größenvergleich des alten und des neuen Büros. Je nach Raumaufteilung müssen die Schreibtische und die Technik womöglich ganz anders aufgebaut werden als zuvor. Laufwege müssen neu geplant werden, damit chaotische Zustände gleich von Beginn an verhindert werden.
Hierfür kann man auf eine professionelle Raumplanung setzen: Spezielle Tools lassen sich einfach auf den Computer laden, noch besser sind auf Raumplanung spezialisierte Unternehmen. Dort weiß man genau, warum es sogar bei Topfpflanzen und der Kaffeemaschine sehr genau auf den korrekten Standort ankommt.
Fazit: Vorbereitung ist wichtig
Ein Büroumzug ist keine Kleinigkeit, den man einfach nebenher erledigt. Selbst dann nicht, wenn man dafür die Hilfe von Profis in Anspruch nimmt. Denkt man allerdings rechtzeitig an die Details, so kann man dem Tag des eigentlichen Umzugs relativ entspannt entgegenblicken.
