Die 3 Phasen des Umzugs: Koordination, Umsetzung und Nachbereitung
Klar ist: Ein Firmenumzug bringt einen enormen Aufwand mit sich. Deshalb empfiehlt es sich, rechtzeitig – je nach Größe des Unternehmens drei bis sechs Monate vor dem Umzug – mit der ersten Aufgabenplanung und -koordination zu beginnen. Bedenken Sie dabei: Auch Ihre Mitarbeitenden müssen sich auf den Umzug vorbereiten. Wichtig ist, dass alle an einem Strang ziehen, sodass der geplante Umzug der Firma reibungslos verlaufen kann. Halten Sie sich daher das Ziel vor Augen und arbeiten Sie die drei Phasen des Umzugs konsequent ab:
- Koordination und Erstellung eines Zeitplans für den Firmenumzug
- Erfolgreiche Umsetzung in der Transportphase
- Nachbereitung des Umzugs und Einrichtung am neuen Standort.
Die meiste Arbeit steht erfahrungsgemäß lange vor dem praktischen Transport an. In den letzten Monaten vor dem Umzug fallen für den erfolgreichen Wechsel der Büroräumlichkeiten einige Aufgaben, wie zum Beispiel:
- Bestellung und Bereitstellung von Umzugsmaterial
- Organisation von Termin, Ablauf und Reihenfolgen beim Umzug
- Abschluss notwendiger Zusatzversicherungen (etwa wegen möglicher Transportschäden)
- Planung von anfallenden Renovierungsarbeiten
- Besprechung und Planung der neuen Arbeitsplatzanordnung
- Aussortieren, Archivierung und Inventarisierung
- Eventuell anfallende Neuanschaffungen
- Kommunikation der Adressänderungen an alle relevanten Stellen
- Überprüfung von EDV- und Telefonanlage sowie Software hinsichtlich aktueller Anforderungen (Stichwort: Datenschutz)
- Koordination und Absprachen bezüglich der Übergabe der neuen und alten Räumlichkeiten
- Termingerechte Beauftragung einer Reinigungsfirma
- Firmeninterne Organisationen wie Schlüsselübergabe, Überarbeitung von Werbematerial, etc.
Diese Liste kann an dieser Stelle keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben: Je nach Unternehmensausrichtung, -größe etc. sind die einzelnen Aspekte individuell verschieden. Gehen Sie also alle Bereiche nacheinander durch und dokumentieren Sie die notwendigen Schritte. Behalten Sie den Überblick, indem Sie zum Beispiel saubere To-Do Listen führen und diese sorgfältig pflegen. Diese stellen – neben einer durchdachten Vorausplanung und Zeiteinschätzung – ein effizientes Zeitmanagement auch während des Firmenumzugs und der Industrieverlagerung sicher.
Eine gute Planung ist das A und O beim Maschinenumzug
Gerade was den Maschinenumzug Ihres Unternehmens – ob intern, deutschlandweit oder international – betrifft, sollten Sie den Ablauf und die Vorbereitung möglichst zeitnah und gemeinsam mit professionellen Umzugsdienstleistern koordinieren. Denn gerade hier kann eine Verzögerung in der Umzugsplanung oder eine Beschädigung hochwertiger Maschinen zu unnötigen Arbeitsausfällen und hohen Kosten für Sie und Ihre Firma führen. Insbesondere für großangelegte Transporte mit De- und Remontage von empfindlichen Maschinen empfiehlt es sich, Unternehmen zu beauftragen, die auf Maschinenumzüge spezialisiert sind. Diese verfügen zudem über eigens für Industrieumzüge entwickeltes Equipment sowie zugeschnittene Transportsysteme und sind somit bestens gerüstet.
Zu einem guten Umzugsunternehmen gehört eine gute Betreuung
Neben der professionellen Transportabwicklung ist auch eine kompetente und ausführliche Beratung fester Bestandteil des Angebots einer seriösen Umzugsfirma. Diese sollte mindestens einige Wochen vor dem geplanten Termin der Industrieverlagerung stattfinden. Haben Sie sich für ein Umzugsunternehmen entschieden, lassen Sie sich vorab eine detaillierte Kostenplanung und einen maßgeschneiderten Projekt- und Ablaufplan aufstellen. Was Sie zusätzlich beachten sollten: Zu einem Maschinenumzug gehören neben dem Transport auch Demontage und Wiederaufbau der Maschinen sowie die Wiederinbetriebnahme mit anschließender Prüfung. Diese Leistungen sollte das von Ihnen ausgewählte Umzugsunternehmen in jedem Fall im Angebot berücksichtigen.
Fazit: Industrieverlagerung als Herausforderung und Chance
Kurz zusammengefasst sollten Sie bei dem anstehenden Maschinenumzug die folgenden Punkte im Blick behalten, die erfahrungsgemäß häufig unterschätzt werden:
- Vorbereitungen des Umzugs
- Erstellen und Pflegen einer Ausstattungsliste
- Installationsprozesse
- (Wieder-) Inbetriebnahme und Überprüfung.
Darüber hinaus bietet der Firmen- und damit verbundene Maschinenumzug womöglich die Chance, zurückgestellte Aufgaben einzutakten. Dies gilt auch, wenn diese nicht unmittelbar mit der Standortverlagerung an sich zusammenhängen. Hierzu können zum Beispiel
- Instandsetzungsarbeiten und Wartung der Maschinen
- Anpassungs- und Umbauarbeiten
- Ausstehende Reinigungs- und Lackierarbeiten
zählen. Diese zusätzlichen Arbeitsschritte sollten Sie jedoch auch in der Umzugsplanung berücksichtigen und genügend Zeit für die Ausführung einplanen. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, mit einem Puffer zu rechnen, da immer ungeplante Ereignisse eintreten können, die den Gesamtablauf verlangsamen oder Hektik entstehen lassen können. Sprechen Sie insbesondere Ihre Pläne für den Maschinenumzug am besten detailliert mit dem beauftragten Unternehmen Ihres Vertrauens ab. Dieses wird Ihnen mit kompetenter Hilfe und fachlichem Rat zur Seite stehen. Sind die wichtigsten Vorbereitungen und alle Absprachen getroffen, steht einer erfolgreichen Verlagerung an den neuen Standort nichts mehr im Weg.
