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Abrechnungssoftware: Wie sich so wiederkehrende Rechnungen bequem verwalten lassen

agitano, abrechnungssoftware

Ob Messeveranstaltung, Firmenfeier oder Betriebseröffnung – ein entsprechendes Catering ist immer gefragt. Dabei vertrauen Unternehmen immer öfter auf den zuverlässigen Service von professionellen Cateringservices. Mit steigender Kundenzahl wächst allerdings branchenübergreifend der Papierkrieg. Denn schließlich müssen Lieferungen stets korrekt und zeitnah abgerechnet sowie Rechnungen beglichen werden, damit ein Unternehmen erneut investieren kann. Das kann zwar manuell erfolgen. Jedoch kann eine Abrechnungssoftware auch große Entlastung bieten. Wie das funktioniert und für wen sich diese Lösung eignet, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Was verbirgt sich hinter einer Abrechnungssoftware?

Die manuelle Verwaltung von Abo-Verträgen und Rechnungen kostet nicht nur wertvolle Zeit. Schließlich muss der wiederkehrende Arbeitsaufwand neben den aktuellen To-Dos aufgebracht werden. Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Mitarbeiter überlastet sind und gravierende Fehler passieren, die den Erfolg eines Unternehmens gefährden. Um sich stattdessen auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, lohnt sich daher eine Abrechnungssoftware, wie beispielsweise das Recurring-Billing-System Fakturia. Dahinter verbirgt sich eine intelligente Subscription-Management-Lösung, die sich um den anfallenden Zahlungsverkehr eines Unternehmens kümmert. Das erfolgt in zuvor festgelegten Abrechnungsintervallen. Darüber hinaus ermöglicht es eine Abrechnungssoftware, Kundendaten ganzheitlich zu erfassen sowie Verträge samt Laufzeiten und Kündigungsfristen zu verwalten.

Welche Leistungen können Unternehmen erwarten?

Ob eine Abrechnungssoftware tatsächlich den Arbeitsalltag erleichtert, hängt auch von den angebotenen Leistungen ab. So können Unternehmen bei Fakturia beispielsweise

  • direkt Kundenbestellungen über vorgefertigte SignUp-Pages erfassen
  • automatisch Zahlungseingänge verbuchen sowie SEPA-Sammellastschriften generieren
  • eigene Logos sowie Texte gestalten
  • Abo-Verträge oder wiederkehrende Rechnungen (auch bekannt als Recurring Billing) ganz automatisch abwickeln
  • Upgrade oder Downgrades automatisiert einrichten, wenn sich Kunden für eine andere Vertragsvariante oder ein anderes Produkt entscheiden
  • via Mandantenswitch zwischen verschiedenen Firmen wechseln, ohne sich erneut bei der Software einloggen zu müssen
  • Umsätze periodengerecht mit dem passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) abgrenzen, wenn Leistungen über das laufende Wirtschaftsjahr hinausgehen.

Für wen eignet sich eine Abrechnungssoftware?

Generell ist eine Abrechnungssoftware für Unternehmen gedacht, die Dienstleistungen oder Produkte innerhalb von Abonnement-Verträgen anbieten. Dabei beschränkt sich die Softwarelösung nicht auf bestimmte Branchen. Genauso wenig kommt es auf die Unternehmensgröße an – egal ob Einzelunternehmer, mittelständischer Betrieb oder Großkonzern. So nutzen Versicherungen zum Beispiel eine Abrechnungssoftware, um alle abrechnungsrelevanten Belange, wie Versicherungsbeiträge, zu erledigen. Im Logistikbereich können Selfstorage-Anbieter mithilfe einer Abrechnungssoftware die Abrechnung von eingelagerten Möbeln abwickeln. Damit entfällt lästiges Rechnungschreiben oder das mühsame Verfolgen der Zahlungsziele.

Welches Know-how wird vorausgesetzt?

Wenn es um die Einführung einer neuen Softwarelösung geht, befürchten viele Unternehmen, dass sie ihre Mitarbeiter erst auf eine entsprechende Fortbildung schicken müssen. Denn nicht selten ist spezifisches Know-how gefragt, um mit dem neuen System effektiv arbeiten zu können. Doch das ist nicht die Regel. So wurde bei der Entwicklung von Fakturia besonders auf eine intuitive Benutzeroberfläche geachtet. Das erlaubt ein rasches Zurechtfinden, wenn man bereits mit ERP-Software vertraut ist. Zusätzlich kann man sich bei Fragen an das Supportteam wenden oder anschauliche Erklärungen im softwareeigenen Wiki abrufen.

Karin Kreuzer

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