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Die besten Business Tools zur Effizienzsteigerung in einem Unternehmen

Geschäftsmann arbeitet an einem Laptop, im Bildvordergrund holografische Darstellungen von Icons für Dokumente, Ordner, Datensicherheit, Cloud

Digitalisierung spielt in der heutigen Zeit eine immer wichtigere Rolle. Damit ein Unternehmen konkurrenzfähig bleibt, muss daher stets auf die Effizienz geachtet und nach Verbesserungsmöglichkeiten Ausschau gehalten werden. Um diesen Prozess zu vereinfachen, helfen verschiedene Tools, wodurch man Arbeitsschritte optimieren, somit viel Zeit und Arbeit einsparen und dadurch für anderweitige Aufgaben einsetzen kann. Welche das sein können, wofür sie genutzt werden und weshalb sie unbedingt in einem Unternehmen umgesetzt werden sollten, erfahren Sie hier.

Moss – Die flexible Finanzlösung

Damit Mitarbeiter* einen Zugang auf das Geschäftskonto erlangen, um unternehmensbezogene Transaktionen eigenständig durchzuführen, empfiehlt sich die Nutzung sogenannter Mitarbeiterkarten. Darunter versteht man Firmenkarten, welche für Angestellte angefertigt werden. Die Mitarbeiter erhalten dadurch mehr Verantwortung und eine Zahlungsabwicklung verläuft nun viel schneller, da sie nicht mehr nach einer Erlaubnis fragen und auf eine dementsprechende Antwort warten müssen, sondern mit ihrem festgelegten Budget Handlungsfreiheit erlangen.

Je nach Verwendungszweck können die Mitarbeiterkarten für regelmäßige Zahlungen monatlich automatisch neu aufgeladen oder nach einmaliger Benutzung bereits wieder deaktiviert werden. Somit lassen sich die verschiedensten Ausgaben für ein Unternehmen einfach erstatten und die Verwaltung der Belege wird dank des Tools ebenfalls erleichtert. Bei Moss beispielsweise funktioniert nahezu alles in Echtzeit, was bedeutet, dass nach jeder Transaktion der entsprechende Mitarbeiter eine Erinnerung für den Upload des Beleges bekommt. Dadurch wird das Risiko einer lückenhaften Buchhaltung reduziert, was dem Finanzteam zugleich viel Arbeit erspart. Die Buchhaltung wiederum über das DATEV-Format sämtliche Buchhaltungsdaten an den Steuerberater weiterleiten, welcher alle Informationen direkt in sein Programm importieren kann. Das bedeutet:

  • Der Monatsabschluss gestaltet sich viel effizienter.
  • Angestellte erlangen mehr Verantwortung, was zusätzlich motiviert.
  • Die Flexibilität der Finanzen wird gesteigert.

Trello – Für eine bessere Zusammenarbeit

Um eine gute Zusammenarbeit im Team zu gewährleisten, bedarf es einer einwandfreien internen Organisation. Besonders wenn sich einzelne Projektmitglieder an unterschiedlichen Orten befinden, können vermehrt Komplikationen entstehen, da es zu Unklarheiten und schlechten Verständigungen untereinander kommen kann. Mit Trello können im Sinne der Aufgabenverwaltung

  • Arbeitszuweisungen,
  • Deadlines,
  • Checklisten oder
  • Zielsetzungen

klar definiert werden. Somit kennt jeder Mitarbeiter seine Aufgaben und Anforderungen, welche nun besser umgesetzt werden können. Durch das Feature eines gemeinsamen Kalenders ist es zudem möglich, Meetings einfacher zu planen. Dank des digitalen Fortschritts innerhalb des Tools werden sämtliche Arbeitsentwicklungen automatisch aktualisiert, wodurch jeder den aktuellsten Stand seiner Teamkollegen einsehen und darauf aufbauen kann.

Slack – Neue Wege der Kommunikation

Für optimiertere Ergebnisse innerhalb eines Teams oder in einem Projekt ist neben einer durchdachten Organisation auch eine ausgezeichnete Kommunikation notwendig. Da Remote Work immer beliebter und verstärkt umgesetzt wird, ist es vor allem wichtig, von zu Hause aus eine gute Vernetzung mit dem Unternehmen und weiteren Mitarbeitern zu haben. Mit Slack kann auf einen langen E-Mail-Austausch verzichtet werden, da Nachrichten nun schneller und sicherer die entsprechenden Empfänger erreichen.

Die Erstellung von Channels bietet zudem die Möglichkeit, eine Gruppe von Teammitgliedern spezifisch auszuwählen, damit Mitteilungen nur noch Projektmitglieder erhalten, was wiederum die Teamkommunikation verbessern kann. Drittanbieter-Tools wie Dropbox oder To-Do-Listen können ebenfalls in Slack verwendet werden.

Box – Zugriffsmöglichkeiten von überall aus

Die Datensicherung wichtiger Informationen eines Unternehmens hat eine sehr hohe Priorität. Um einen dementsprechenden Schutz zu ermöglichen, bieten sich Cloud-Anbieter wie Box an, welcher speziell für Firmen geeignet ist. Hiermit kann man mit einer Zugriffserlaubnis von überall auf benötigte Daten zugreifen. So kann eine erfolgreiche Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten und Geräten aus gewährleistet werden.

Dazu dienen beispielsweise Kommentare und Verbesserungsvorschläge, die direkt in ein Dokument eingebracht werden können. Auch erhalten alle stets Einblick in den aktuellen Projektstand und mehrere Angestellte können gleichzeitig an einer Datei arbeiten. Des Weiteren ist Box mit jeglichen Betriebssystemen kompatibel.

1Password – Die digitale Passwortverwaltung

Damit Verstöße gegen den Datenschutz verhindert werden und nur ausgewählte Mitarbeiter einen Zugriff für verschiedene Zugangsmöglichkeiten erhalten, erweist sich 1Password als sehr nützlich. Unter Verwendung eines Passwortgenerators werden äußerst sichere Kennwörter erstellt und ebenso abgespeichert.

Dadurch können Schlüsselwörter nicht mehr vergessen werden und müssen nicht schriftlich und somit gegebenenfalls zugänglich für Dritte aufbewahrt werden. Ein Administrator hat so nun auch die Möglichkeit, Zugriffsrechte zu erteilen und sie wieder zu entziehen. Für zusätzlichen Schutz ist bei diesem Tool mit einer 2-Faktor-Authentifizierung gesorgt.

Fazit

Mittlerweile gibt es bereits eine große Auswahl an hilfreichen unternehmerischen Tools, welche die Effizienz und somit auch interne Prozesse verbessern. Beispiele großer Vorteile in diesem Bereich sind ein flexibleres Finanzmanagement, eine detailliertere Organisation für Projekte oder die allgemeine Kommunikation untereinander. Dadurch wird eine Menge Zeit und Arbeitsaufwand eingespart, welche für andere Aufgaben und weitere Optimierungen eingesetzt werden können. Auch das kommt der langfristigen Marktfähigkeit des Unternehmens zugute, da es sich mehr auf seine Kerntätigkeiten fokussieren und gezielt gegen die Konkurrenz durchsetzen kann.


*Anmerkung der Redaktion: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde die generisch maskuline Formulierung verwendet.

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