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Erfolgreich im Unternehmen: 5 Tipps für ein effizientes und strukturiertes Zeitmanagement

Frau sitzt mit Stift in der Hand vor Laptop und hat neben sich einen Terminkalender liegen.

Der Tag hat 24 Stunden – das weiß doch eigentlich jedes Kind. Dennoch wundern sich viele, dass diese Stunden so rasend schnell vergehen können. Sie haben das Gefühl, dass die Zeit Ihnen einfach durch die Finger rinnt – ohne dass Sie diese sinnvoll nutzen können? Dann sollten Sie sich gezielt mit Ihrem eigenen Zeitmanagement befassen. Denn: Sich den Tag strukturieren zu können, ist keine angeborene Fähigkeit, sondern kann von jedem erlernt werden. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihr persönliches Zeitmanagement mit verschiedenen Tipps und Methoden effizient gestalten und langfristig verbessern.

Es gibt keine ultimative Strategie für Ihr persönliches Zeitmanagement

Natürlich lässt sich die an einem Tag verfügbare Zeit selbst nicht managen. Vielmehr geht es darum, die eigenen Arbeitsweisen zu überdenken und zu optimieren: Prioritäten setzen, Ablenkungen vermeiden und klare Ziele formulieren, das sind nur wenige Beispiele für Zeitmanagement-Prinzipien. Dabei ist es allerdings wichtig, im Hinterkopf zu behalten, dass es diese eine ultimative Strategie, die jeder verwenden kann, nicht gibt. Die Devise lautet: Viel Ausprobieren oder ein Zeitmanagement-Seminar besuchen, um so die Methode zu finden, die am besten zur eigenen Person passt. Genau dieser Thematik widmet sich der folgende Beitrag: Die folgenden fünf Tipps zur Verbesserung Ihres Selbstmanagements können Sie direkt umsetzen und für sich testen.

5 Tipps, die Ihr Zeitmanagement verbessern

Nicht jede Zeitmanagement-Methode passt zu allen – ein „One fits all“ gibt es hier nicht. In diesem Bereich kommt es auf den Selbstversuch an:

1. Druck durch (selbst gesetzte) Deadlines

Mit großer Wahrscheinlichkeit erkennen Sie sich in folgender Situation wieder: Sie kommen einfach nicht voran und schaffen es nicht, eine wichtige Aufgabe fertigzustellen. Das liegt häufig an fehlendem (Zeit-)Druck beziehungsweise zeitlicher Zielsetzung. Um diesen Stolperstein zu umgehen, setzen Sie sich auch bei Aufgaben ohne Deadline durch Vorgesetzte selbst eine feste Frist. Ganz nach dem Motto „Ich will bis … damit fertig sein“ bringen Sie sich sozusagen selbst dazu, sich aktiv an diese Aufgabe zu setzen und sie – dann fristgerecht und ohne Umwege – abzuschließen.

2. Die Eisenhower-Matrix

Diese Methode ist eine der beliebtesten und bekanntesten Ansätze zum Thema Zeitmanagement. Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Feldern und hilft einerseits dabei, Aufgaben zu priorisieren und andererseits, Aufgaben abzugeben beziehungsweise zu delegieren. Selbstverständlich ist es gut alle Aufgaben sofort zu erledigen, allerdings ist das nicht immer der optimale Weg. Als Erstes sollte immer die wichtigste Aufgabe abgearbeitet werden, anschließend die mit der zweithöchsten Priorität und so weiter. Dieses Schema sollten Sie immer verfolgen, auch wenn das Wichtigste nicht das Angenehmste ist. So verlieren Sie sich nicht in unwichtiger Detailarbeit und können klarer priorisieren. Nach der Eisenhower-Methode müssen Sie außerdem, wenn Sie die Möglichkeit dazu haben, nicht alle Aufgaben selbst erledigen, sondern können bestimmte Tätigkeiten auch delegieren.

Wichtig Unwichtig
Eilig Erledigen Delegieren
Nicht Eilig Terminieren Ablegen

Tabelle: Eine einfache Darstellung der Eisenhower-Matrix und wie Sie am besten mit den jeweiligen Aufgaben umgehen.

3. Große Aufgaben in kleinere Etappenziele herunterbrechen

Viele kennen das –Sie auch? Eine große Aufgabe steht an. Trotzdem schieben Sie diese ewig vor sich her, weil sie wie eine unüberwindbare Mauer vor Ihnen steht und Sie gar nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. In einer solchen Situation kann es hilfreich sein, diese Riesen-Aufgabe in kleine Unteraufgaben zu unterteilen. Diese können dann Stück für Stück abgearbeitet werden: Eine Technik, die ursprünglich aus dem Projektmanagement kommt. So haben Sie das Gefühl, schneller voranzukommen, während sich der Berg an Arbeit sichtlich Schritt für Schritt kleiner wird.

4. Ablenkungen reduzieren

Durch die ständige Verfügbarkeit über digitale Kommunaktionsmedien* sind Sie bei der Arbeit von zahlreichen Ablenkungen umgeben: Das Smartphone vibriert ständig, der Posteingang zeigt eine neue Mail nach der anderen an – und jedes Mal wird Ihre Konzentration gestört. Da sich Ihr Kopf so immer wieder neu fokussieren muss, brauchen Sie für eine einfache Aufgabe viel mehr Zeit als eigentlich nötig. Besser ist es daher, für einen bestimmten Zeitraum alle Benachrichtigungen und Störfaktoren stumm zu schalten und hoch konzentriert an einer Sache zu arbeiten. Danach können Sie sich dann ein Zeitfenster für E-Mails und Nachrichten einrichten. Halten Sie sich an die Redensart „Eins nach dem anderen“. Es wird Ihnen helfen effizienter zu arbeiten.

5. Pausen und die Pomodoro-Technik

Stundenlanges Arbeiten ohne Pausen muss nicht unbedingt effektiv sein. Im Gegenteil – der Italiener Francesco Cirillo hat folgende These aufgestellt: Häufige Pausen erhöhen die Produktivität. Auf genau diesem Ansatz basiert auch seine sogenannte Pomodoro-Technik. Bei dieser werden wiederholt 30-Minuten-Intervalle durchgeführt, in denen 25 Minuten lang fokussiert gearbeitet wird, danach folgen fünf Minuten Pause. In der Umsetzung dieser Zeitmanagement-Methode können Sie die Zeiteinheiten auch individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Bei konsequenter Durchführung kann Ihnen die Pomodoro-Methode zu mehr Produktivität und einem gutem Zeitmanagement verhelfen.

Auch Kombinationen können sinnvoll sein

Diese fünf Tipps greifen natürlich nur einen Teil der gängigsten Zeitmanagement-Methoden auf. Testen Sie, welche Strategie Ihnen am besten hilft, Ihre Arbeitsprozesse auf lange Sicht produktiv und effizient zu gestalten. Natürlich schließen sich die einzelnen Ansätze in keiner Weise aus, sondern können wunderbar miteinander kombiniert werden. Vielleicht eignen sich einzelne Techniken speziell für bestimmte Aufgabentypen, während sie für andere hingegen nicht passend scheinen. Nehmen Sie sich die Zeit und finden Sie in Ruhe heraus, welche Methoden am besten zu Ihnen und Ihren spezifischen Arbeitsprozessen passen und interegrieren diese in Ihre alltägliche Routine.


*Weitere Ideen und Tipps speziell zu diesem Thema finden Sie auch in unserem Beitrag Weniger Smartphone, mehr Lebensqualität in 3 Schritten.

Beate Greisel

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