Management

Workflow-Erleichterung dank e-Signatur – wenn diese Punkte stimmen

Digitaler Fingerabdruck, im Hintergrund bedienen zwei Hände ein Tablet vor einem Laptop

Mit dem Aufwand, den „lästiger“ Papierkram und bürokratische Abläufe häufig mit sich bringen, sind wohl die meisten bestens vertraut. Gerade das Einholen händischer Unterschriften raubt viel Zeit. Denn nicht nur zur Urlaubszeit sind wichtige Instanzen im Unternehmen oder in der Organisation oftmals nur schwer zu erreichen. Digitale Lösungen wie die e-Signatur können genau hierbei Abhilfe schaffen, allerdings ist neben der digitalen Unternehmenskultur ebenso auf eine sorgfältige Auswahl und richtige Implementierung zu achten. Denn neben dem gewünschten Mehrwert ist auch zu gewährleisten, dass sämtliche Daten verschlüsselt und sicher sind. Diese Sicherheit sollen strenge Auflagen und Zertifizierungen garantieren .

e-Signaturen sind ein Gewinn für effizientes Arbeiten…

In der öffentlichen Verwaltung wie auch in Unternehmen ist es wichtig, Workflows möglichst effizient zu gestalten. Dazu bietet der fortschreitende digitale Wandel zahlreiche Möglichkeiten, sodass sich beispielweise durch ERP-Software* oder auch eine elektronische Signatur Erleichterungen im Workflow erzielen lassen. Letztere erfüllen unter anderem drei essenzielle Kriterien:

  • Die unterzeichnenden Parteien werden authentifiziert.
  • Die elektronische Unterschrift dient als Nachweis der Zustimmung für die Dokumente.
  • Die Dokumente werden versiegelt, um Verfälschungen zu verhindern.

Durch diese Technologien ergeben sich verschiedene Vorteile, sobald die erforderlichen Grundlagen einmal geschaffen sind. Dazu gehören

  • die Definition des Ablaufs für Freigaben: Entsprechende Systeme erlauben es, hochgeladene Dokumente automatisch an festgelegte Instanzen zu senden. Dazu lassen sich spezifische Kontaktdaten angeben und der Reihe nach anordnen.
  • das Verfolgen des Fortschritts: Vergleichbar zur Sendungsverfolgung kann der Status jederzeit abgerufen werden.

Das Ergebnis ist, dass der administrative Aufwand merklich geringer ausfällt. Je nach Funktionalitäten ist es zudem möglich, bislang unumgängliche Zeitfresser zu reduzieren. Insgesamt lassen sich ansonsten aufwendige Kommunikations- und Freigabeprozesse in kürzerer Zeit abschließen und freigewordene Kapazitäten für das Kerngeschäft nutzen.

… und in Sachen Sicherheit.

Diese Art von Umstellung wirft üblicherweise zahlreiche Fragen auf. Allem voran ist zu klären, ob eine elektronische Lösung tatsächlich alle Anforderungen im Hinblick auf IT-Sicherheit erfüllen kann. Schließlich gilt es sicherzustellen, dass

  • die Daten wirklich von der zugeordneten Person als Absender*in stammen (Identität).
  • die Daten in voller Länge und unverändert bei den Adressat*innen ankommen (Integrität).

Das Konzept der e-Signatur kann dies insofern sicherstellen, dass die Technik der digitalen Signatur vergleichbar zu einem Siegel modelliert ist. Die grundlegenden Komponenten dafür bilden verschiedene elektronische Schlüssel:

  • Private Schlüssel, die sich auf Chip-Karten befinden. Ihre Verwendung für die digitale Signatur kann nur mit PIN-Nummern erfolgen.
  • Öffentliche Schlüssel dienen zur Überprüfung der privaten Schlüssel und Bestätigung der Identität.

Basierend auf dieser Systematik eignen sich e-Signaturen für Unternehmen und Behörden gleichermaßen.

Sicherheitsstandards für e-Signaturen: Darauf sollten Sie achten

Es liegt auf der Hand, dass die Auswahl der entsprechenden e-Signatur-Lösung auch alle Datenschutz- und rechtlich relevanten Anforderungen erfüllt. Dazu gehören wiederum

Wie gut sich welche e-Signatur-Lösungen für ein Unternehmen oder eine Organisation eignen, ist individuell zu prüfen. Je nach bestehender Arbeitsorganisation können jedoch die Zugewinne im Hinblick auf Zeitersparnis enorm sein.


*Zum Weiterlesen empfehlen wir unseren Beitrag „ERP-Software: Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung“.

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