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Modernes und effizientes Arbeiten mit Hot Desking

Die Arbeitswelt verändert sich seit einigen Jahren mit zunehmender Geschwindigkeit. Die Entwicklung macht auch vor Büros nicht halt. Im Gegenteil: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office, Work-Life-Balance, Teilzeit sowie der Einsatz von studentischen Hilfskräften oder Praktikanten erfordern eine gute Raumplanung. In diesem Kontext ist Hot Desking ein wachsender Trend. Was genau ist das und wie können Sie damit Ihre Abläufe im Unternehmen effizienter gestalten?

Es gibt keine festen Arbeitsplätze mehr

Die wichtigste Botschaft bei Hot Desking ist:

  • Es gibt keinen festen Schreibtisch mehr
  • keine zugeordnete Raumordnung
  • keine festgelegte Sitzordnung.

Jeder kann im Prinzip jeden Raum nutzen. Das hat viele Vorteile, erfordert aber auch eine perfekte Planung. Der Sinn ist klar: Je mehr Mitarbeiter unregelmäßig im Büro sind, desto eher sind diese verwaist. Es entstehen freie Plätze. Das macht sich ganz besonders in Unternehmen bemerkbar, die Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung leben oder eine Vielzahl von nur tage- oder stundenweise Anwesenden beschäftigen. Daraus entstehen für Sie zwei Herausforderungen. Zum einen müssen Sie ausreichende Räumlichkeiten und Arbeitsplätze samt IT- und Telefon-Infrastruktur vorhalten. Zum anderen können Sie vorübergehend verwaiste Arbeitsplätze optimal durch Hot Desking nutzen. So kommen Sie mit im Vergleich zur Mitarbeiterzahl wenigen Plätzen für Ihre Mitarbeiter aus. Voraussetzung ist immer, dass die Arbeitsstrukturen diese Art des “Teilzeitschreibtisches” hergeben.

Die Vorteile von Hot Desking

Größter Vorteil des Systems ist: Ihr Unternehmen kommt mit weniger festen Arbeitsplätzen aus. Sie benötigen weniger Räume, weniger Schreibtische, weniger Büroausstattung. Dadurch können Sie bis zu einem gewissen Punkt leichter organisch wachsen und zusätzlich die Kosten pro Mitarbeiterplatz senken. Speziell junge und dynamische Unternehmen können davon profitieren.

Ein zweiter Vorteil ist das Aufbrechen von Strukturen. Da Sie den Mitarbeitern keine festen Plätze mehr zuordnen, wechseln sich die Gruppenkonstellationen in den Räumen ab. Es entsteht im Idealfall ein positiver Einfluss auf die Produktivität. Zugleich erschweren Sie mit Hot Desking Grüppchenbildung. Das wirkt sich tendenziell positiv auf das Teambuilding und den Zusammenhalt sowie die Stimmung im Unternehmen aus.

Warum die optimale Planung entscheidend ist

Damit Hot Desking nicht als Reise nach Jerusalem endet, bei der irgendwer am Ende keinen geeigneten Platz findet, ist Planung erforderlich. Sie finden eine nützliche Unterstützung in einer professionellen Raumbuchungssoftware. Mit dieser können Sie nicht nur das optimale und effiziente Belegen von Räumen und Arbeitsplätzen auf Knopfdruck managen. Vielmehr lassen sich alle wesentlichen Ressourcen buchen und eine Schnittstelle zu Notes oder Outlook sowie ähnlichen Programmen einrichten. Durch eine gute Raumbuchungssoftware ist das Verwalten aller Ressourcen ein Kinderspiel.

Wesentlich ist jedoch, dass alle Mitarbeiter einen Arbeitsplatz vorfinden, an dem Sie sich nur anmelden und sofort loslegen können. Das erfordert nicht nur eine gute Ausstattung mit Docking-Stationen, Internet und Druckern, sondern auch einen Telefonanschluss. Damit es an dieser Stelle kein Nummernchaos gibt, ist eine moderne Telefonanlage erforderlich, die Voice-over-IP unterstützt. Dann kann sich jeder Mitarbeiter an einem beliebigen Arbeitsplatz mit seinem Computer einloggen und seine Nummer an der Telefonanlage anmelden. Somit werden alle Gespräche mit seiner Durchwahl an den aktuellen Arbeitsplatz umgeleitet.

Welche Herausforderungen auftreten können

Bei der Umstellung auf Hot Desking kommt es häufig zu Problemen. Mit guter Soft- und Hardwareunterstützung können Sie diese jedoch im Vorfeld vermeiden. Achten Sie beim Erwerb einer Raumbuchungssoftware daher auf entsprechende Zusatzfunktionen. Diese sollte Ihnen nicht nur die Planung erleichtern. Vielmehr ist es sinnvoll, dass sie mit der Software den laufenden Prozess per Monitoring beobachten. So können Sie anhand von Datenanalysen den Erfolg jederzeit auswerten. Sie entdecken Verbesserungspotenzial und Trends, auf die Sie reagieren müssen. Zum Beispiel lässt sich bei einer Analyse herauslesen, ob Sie zukünftig bei wachsenden Mitarbeiterzahlen auch zusätzliche Workstations schaffen oder gar neue Räume anmieten sollten.

Fazit: Ihre Initiative ist gefragt!

Mit guter Planung ist Hot Desking eine spannende Option, um den Mitarbeitern eine größtmögliche Flexibilität zu gewähren und kreative Prozesse zu fördern. Sie profitieren durch optimierte Kosten und idealerweise von einer verbesserten Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.

Karin Kreuzer

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