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Mehr Produktivität im Büro – so funktioniert‘s

Frau in rosa Pulli schläft mit einem Kaffee in der Hand auf ihrem Laptop, neben dem ein analoger Wecker liegt.

Büroangestellten fällt es oft schwer, ihre Produktivität über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten und ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Häufig werden Ziele falsch definiert, Tasks unzureichend strukturiert oder die Arbeitsumgebung nicht an die eigenen Bedürfnisse angepasst. Auch ein Mangel an aktiver Erholung kann einen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Produktivität mit einfachen Tricks steigern und was Sie dabei beachten sollten.

Ziele und Aufgaben klar festlegen

Die wichtigste Voraussetzung für Produktivität sind klar definierte Ziele. Erst damit lassen sich Workloads sinnvoll festlegen und strukturiert über längere Zeiträume verteilen. Außerdem hat die Zielstellung einen erheblichen Einfluss auf die Motivation und damit auf den Aufwand, den man aus eigenem Antrieb in die Zielerreichung investiert. Wer kein klares Ziel hat, lässt sich eher von spontanen Impulsen treiben und verfällt in unproduktive Bequemlichkeit.

Ein guter Ansatz zur Definition von Zielen ist die SMART-Formel.

S – Specific:

Ein Ziel muss eindeutig definiert sein. Vage Ziele senken den Handlungsimpuls, weil die einzelnen Arbeitsschritte keinem Endergebnis zugeordnet werden können.

M – Measurable:

Ein Ziel muss quantifizierbar sein. Mögliche Messgrößen könnten eine bestimmte Anzahl von Neukunden oder die Produktion einer bestimmten Charge sein.

A – Activating:

Ein Ziel trägt erst dann zur Motivation bei, wenn es ansprechend und erreichbar ist. Ein zu einfaches Ziel motiviert nicht zu einer Produktivitätssteigerung. Umgekehrt kann ein zu schweres Ziel Resignation auslösen.

R – Reasonable:

Eng verbunden damit ist der vierte Aspekt. Das Ziel muss realistisch sein.

T – Time Bound:

Einer der Hauptgründe für fehlende Produktivität besteht in zu vagen Zeitvorgaben. Wird eine Aufgabe als nicht ausreichend wichtig wahrgenommen, werden immer wieder kurzfristig Tasks eingeschoben. Entsprechend sinken die Produktivität und die Qualität erzeugter Produkte.

Hinweis: Welche weiteren effektiven Möglichkeiten zur Zielformulierung es gibt und welche Rolle die Unterscheidung zwischen äußeren und inneren Zielen dabei spielt, erfahren Sie in diesem Agitano-Artikel.

Pausen und aktive Erholung

Verschiedene Studien deuten darauf hin, dass viele Büroangestellte vergessen, regelmäßig Pausen einzulegen. Das liegt vor allem daran, dass keine schwere körperliche Arbeit verrichtet wird, bei der Gelenke und Muskeln Unterbrechungen einfordern. Für den Kopf gilt dies nicht. Wenn man geistig arbeitet, schafft es das Gehirn immer wieder, in den Energiesparmodus zu wechseln. Die Arbeit selbst muss dabei zwar nicht unterbrochen werden, allerdings leiden Qualität und Quantität der Ergebnisse. Das kann wiederum kraftraubende Überstunden und Nacharbeiten erforderlich machen.

Sinnvoll können in diesem Zusammenhang Computerprogramme sein, die Büroarbeiter regelmäßig auf Pausen aufmerksam machen. So wurde zum Beispiel in einer US-amerikanischen Studie festgestellt, dass Angestellte mit dieser Methode um 13 Prozent genauer arbeiteten.

Pausen sollten dabei nicht nur am Arbeitsplatz verbracht werden. Eine immer wichtigere Rolle spielt auch das Thema aktive Erholung. So zeigen etwa Studien, dass schon zehn Minuten einfaches Spazierengehen ausreichen, um die Neuronen besser miteinander zu vernetzen und die Gedächtnisleistung zu erhöhen. Doch auch ein regelmäßiges Schwimmtraining, wie von XRAYSPORTS® angeboten, und ähnliche sportliche Aktivitäten können dazu beitragen, nicht nur gesünder, sondern auch produktiver zu leben. „Durch das Mehr an Bewegung wird der Organismus und vor allem das Gehirn aufgrund der gesteigerten Durchblutung besser mit Sauerstoff versorgt“, so Alexander Steinhart, Schwimmtrainer von xray sports Berlin.

Psychologische Prinzipien nutzen

Es gibt eine Reihe psychologischer Prinzipien, die man sich bei der Steigerung seiner Produktivität zunutze machen kann. Beispiele hierfür sind das Priming und die Fragmentierung.

Priming:

Wenn wir über etwas nachdenken, stellen unsere Erinnerungen uns Informationen zur Verfügung, die uns bei der Verarbeitung und dem Verständnis des Wahrgenommenen unterstützen. Dabei wirken sich Eindrücke, die wir erst vor kurzer Zeit wahrgenommen haben, stärker auf die Interpretation der neuen Reize aus als ältere Eindrücke. Arbeitet man beispielsweise an einer Aufgabe, nachdem man juristische Fachliteratur gelesen hat, wird es einem leichter fallen, rechtsbezogene Zusammenhänge herzustellen und entsprechende Lösungen zu finden. Hat man hingegen zuvor ein IT-Handbuch gelesen, werden eher diejenigen kognitiven Ressourcen bei der Problemlösung aktiviert, die mit diesem Thema in Verbindung stehen.

Aus diesem Grund sollte man nach Möglichkeit thematisch ähnliche Aufgaben nacheinander bearbeiten. Da die zugehörigen Bereiche im Gehirn bereits aktiviert sind, fällt die Einarbeitungszeit deutlich kürzer aus.

Fragmentierung:

Ein weiterer sinnvoller Ansatzpunkt ist die Zerlegung von Aufgaben in kleine gut handhabbare Einheiten. Komplexe Aufgaben verbrauchen ungleich mehr kognitive Ressourcen und erschöpfen entsprechend schnell. Darüber hinaus besteht ein höheres Risiko, Fehler zu machen.

Kleinere Aufgaben hingegen lassen sich einfacher erledigen. Zusätzlich steigt die Motivation, da in regelmäßigen kürzeren Abständen Zwischenziele erreicht werden. Das wirkt sich wiederum auf die Quantität und die Qualität der Ergebnisse aus.

Licht und Begrünung – die richtige Arbeitsatmosphäre

All die genannten Maßnahme nützen nichts, wenn nicht auch die Arbeitsumgebung den Anforderungen an produktive Arbeit entspricht. Eine besondere Rolle spielen dabei die Beleuchtung und die Begrünung.

Licht:

Wer in einer dunklen Umgebung arbeitet, schüttet vermehrt das Schlafhormon Melatonin aus. Es entspannt und erschwert die Konzentration. Helles Licht hingegen aktiviert den Kreislauf. Wichtig ist dabei aber, dass die Farbtemperatur möglichst niedrig ist.

Tipp: Weiterführende Informationen zur richtigen Bürobeleuchtung finden Sie in diesem Artikel.

Pflanzen:

Auch Pflanzen tragen zur Produktivität bei. Sie filtern Schadstoffe aus der Luft, erzeugen Sauerstoff und beugen so Kopfschmerzen und Müdigkeit vor. Zusätzlich sorgen sie für einen klimatischen Ausgleich und machen den täglichen achtstündigen Aufenthalt im Büro deutlich angenehmer.

Beate Greisel

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