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Professionelle Abwesenheitsnotizen für den Urlaub und Jahreswechsel: Dies gilt es zu beachten

Junge Frau mit Brille in Business-Outfit an Schreibtisch telefoniert und blickt auf Unterlagen in ihrer Hand

Abwesenheitsnotizen gehören zum guten Ton in der externen Kommunikation mit Kund*innen und Lieferanten. Doch auch, wenn viele sie nutzen, ist es eine gewisse Kunstform für sich, die goldene Mitte zu treffen, was Länge und Informationsgehalt angeht. Denn so manch eine automatische Antwort – per E-Mail wie auch Bandansage – enthält längst nicht alle Informationen in der notwendigen Kürze. Wir haben einen praktischen Überblick für Sie zusammengestellt, sodass Sie sich perfekt darauf vorbereiten können, wenn Sie das nächste Mal für mehrere Tage nicht erreichbar sind.

Individuell, pragmatisch, persönlich: Abwesenheitsnotizen sind ein Must-Have

Die Aufgabe an sich erscheint auf den ersten Blick einfacher, als sie letztendlich ist – nicht nur für Perfektionist*innen. Selbstverständlich gibt es gewisse Mindestanforderungen, die eine Abwesenheitsnotiz auf jeden Fall erfüllen muss. Jedoch zeigt die Erfahrung auch, dass es im Geschäftsalltag viele Negativbeispiele gibt. Eine spezielle Herausforderung ist etwa das individuelle Bespielen beziehungsweise Aufsprechen einer Bandansage für das Unternehmen.

Ein wichtiger Tipp vorab: Gerade professionelle Abwesenheitsnotizen über die Weihnachtsfeiertage und den Jahreswechsel sollte idealerweise im Voraus geplant werden; eben genauso wie Weihnachtsgeschenke für die Kundenbindung. Doch gerade beim Thema Abwesenheitsnotizen gilt es, einige Grundregeln zu beachten. So gibt es gewisse Informationen, die unbedingt enthalten sein sollten. Gleichzeitig gibt es auch einige No-Gos, die Sie tunlichst vermeiden sollten. Die wichtigsten Punkte haben wir nachfolgend für Sie zusammengefasst.

Professionell formuliert: die schriftliche Abwesenheitsnotiz per E-Mail

Die perfekte schriftliche Abwesenheitsnotiz erfüllt einige Kriterien, die bereits beim Zusammenstellen der Informationen berücksichtigt werden sollten.

Was gehört in schriftliche Abwesenheitsnotizen hinein und wie ist sie zu formulieren?

Diese Fragen sollte eine schriftliche Abwesenheitsnotiz auf jeden Fall beantworten:

  • An welchem Datum erfolgt die Rückkehr ins Büro / an den Arbeitsplatz?
  • Werden E-Mails weitergeleitet – und wenn ja, an wen?
  • Gibt es einen alternativen Kontakt für dringende Fälle? (Hier sind zu nennen: Name und E-Mail-Adresse, gegebenenfalls mit Telefonnummer)

Zudem sollten Sie beim Formulieren unbedingt darauf achten,

  • einen freundlichen und gleichzeitig informativen Tonfall beizubehalten.
  • sofern es die Unternehmenskultur erlaubt, eine persönliche Note zu integrieren oder kurz auf die Abwesenheit einzugehen.

Dies hat einerseits einen positiven Effekt auf die Kund*innenbindung, und andererseits bietet sich so die Möglichkeit, aus einer an sich langweiligen Information einen interessanten Gesprächsaufhänger zu machen.

No-Gos für schriftliche Abwesenheitsnotizen

Definitiv zu vermeiden sind hingegen

  • Pseudo-witzige Nachrichten oder Formulierungen.
  • Aufforderungen, die E-Mail noch einmal zu senden, nachdem Sie aus dem Urlaub zurückgekehrt sind.
  • Hinweise auf Nicht-Lesen oder Löschen von Mails, denn das signalisiert lediglich Gleichgültigkeit.

Machen Sie es besser und halten Sie es unkompliziert. Verwenden Sie positive Formulierungen und stellen Sie Wege zur erfolgreichen Kontaktaufnahme in den Vordergrund.

Zusatztipp für schriftliche Abwesenheitsnotizen

Wenn Sie die Abwesenheitsnotiz so einfach wie möglich halten möchten, stimmen Sie sich am besten mit Ihren Kolleg*innen ab und passen Sie dabei jeweils nur die individuell verschiedenen Informationen an. Jedoch ist dabei Vorsicht geboten: Prüfen Sie den Text unbedingt konzentriert, bevor Sie die automatische Nachricht aktivieren. Gerade Copy-Paste-Fehler schleichen sich hier rasend schnell ein.

Gut gesprochen: die telefonische Abwesenheitsnotiz per Bandansage

Ähnliche Vorgaben sollten Sie auch bei der telefonischen Abwesenheitsnotiz beachten, wenn Sie diese etwa für den Anrufbeantworter aufnehmen und über die Feiertage aktivieren.

Wie gelingt eine gute telefonische Abwesenheitsnotiz?

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeitenden die Bandansage selbst einsprechen, sollten Sie darauf achten,

  • Kurze Sätze zu verwenden.
  • Dabei langsam und deutlich zu sprechen.
  • Gegebenenfalls auch eine englischsprachige Zusammenfassung hinzuzufügen, falls Ihr Unternehmen auch internationale Kontakte pflegt.
  • Einen möglichst natürlichen Tonfall beizubehalten (Tipp: Lächeln Sie beim Einsprechen der Aufnahme, dies lässt die Stimme natürlicher wirken).
  • Mit der Bitte abzuschließen, eine Nachricht mit Namen und Nummer zu hinterlassen (in dieser Reihenfolge).
  • Das Datum zu nennen, ab dem die Mitarbeitenden wieder erreichbar sind.
  • Die gesamte Ansage kurz zu halten: Als Faustregel gilt, dass sie maximal 15 bis 30 Sekunden lang sein sollte.

Professionelle Bandansage beauftragen

Wer der Bandansage gerne eine besondere Note verleihen möchte – von Hollywood-Synchronstimmen bis (GEMA-freie) Hintergrundmusik zu Weihnachten – kann die Ansagen auch in Auftrag geben. So bieten sich beispielsweise professionelle Einsprecher*innen wie von 1a-telefonansagen.de an, den Text gemäß aller wichtiger Kriterien aufzunehmen. Damit können sich Unternehmen passend zur jeweiligen Saison aus der Masse der Konkurrent*innen abheben und bleiben auch nach den Feiertagen in Erinnerung.

Zusatztipp für das Einsprechen von Texten

Zwar findet die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden unterschiedlicher Unternehmen zunehmend schriftlich statt. Dennoch werden diese Kommunikationswege den Einsatz der Stimme in absehbarer Zeit nicht ersetzen. Wenn Sie Ihre Stimme gezielt trainieren möchten – sodass Sie auch auf Bandansagen, in Videokonferenzen und Meetings allgemein mit einer angenehmen Stimme Punkten können – finden Sie hier zahlreiche Tipps für ein sicheres Auftreten in der (Video-) Konferenz und hier fünf Tipps speziell für Ihre Stimme.

Beate Greisel

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